Het maximaliseren van de productiviteit van de organisatie is een doel dat elke CIO wenst. Helaas zijn relatief weinig IT-leiders in staat om hun afdelingen naar maximale productie te stuwen, of zelfs succes te erkennen als het eenmaal is bereikt.
Het bouwen van een zeer productieve IT-organisatie vereist een CIO met een scala aan eigenschappen, waaronder inzicht, doorzettingsvermogen en creativiteit. Het vereist ook een team dat flexibel en aanpasbaar is, klaar om nieuwe benaderingen te ontwikkelen voor zowel hardnekkige als nieuwe uitdagingen.
Hier zijn zes tips om u op weg te helpen.
1. Update het IT-bedrijfsmodel
Begin met te bepalen hoe en waar IT waarde toevoegt aan de onderneming, zegt Valence Howden, hoofddirecteur in de CIO-praktijk bij IT-advies- en adviesbureau Info-Tech Research Group. Gebruik dat inzicht om inzicht te krijgen in de capaciteiten die uw afdeling nodig heeft om haar missie te volbrengen en hoe die capaciteiten worden gecombineerd en op elkaar ingespeeld.
Pas vervolgens de activiteiten aan op basis van de manieren waarop uw organisatie moet werken. Agile teams hebben bijvoorbeeld een andere structuur dan traditionele of product-/servicegerichte medewerkers, merkt Howden op. “Je moet ook je governance afstemmen op de nieuwe structuur om ervoor te zorgen dat deze effectief is en je prestatiestatistieken veranderen”, voegt hij eraan toe.
De beste manier om dit model te implementeren, is door volledig te begrijpen wat uw organisatie probeert te doen – de waardepropositie – en wat het oplevert. “Gebruik dat inzicht om te bepalen hoe IT eruit moet zien om die doelen te bereiken; het geeft je een sterk startpunt bij het herstructureren van je IT-organisatie”, zegt Howden. “Het zal je ook helpen hiaten of kansen te identificeren die mogelijk nieuwe IT-mogelijkheden vereisen.”
Howden zegt dat een geüpdatet bedrijfsmodel de weg vrijmaakt voor maximale productiviteit door ervoor te zorgen dat IT zich volledig inzet voor het ondersteunen van organisatorische behoeften en is afgestemd op de snelheid van uw team en zijn manier van werken. “Productiviteit die niet is afgestemd op het produceren van organisatiedoelen is van beperkte waarde”, merkt hij op.
2. Overweeg een matrix-, cross-functionele benadering
Ola Chowning, een partner van technologieonderzoeks- en adviesbureau ISG, meldt dat veel IT-organisaties een matrixbenadering hanteren voor productiviteitsverbetering door dubbele rapportagestructuren te creëren. De eerste, een harde rapportagestructuur die zich richt op domein- en loopbaangroei. Ondertussen richt een secundaire gestippelde rapportagelijn zich op dagelijkse werkactiviteiten en waarde/bedrijfsresultaten binnen een team dat is afgestemd op een specifieke zakelijke capaciteit.
“Individuele productiviteit wordt vooral aangepakt in de secundaire rapportagelijn, waarbij de nadruk ligt op product-/bedrijfsgerichte levering in kleine, multifunctionele teams”, zegt ze.
De benadering van Chowning maakt gebruik van teamgebaseerde prestatie- en productiviteitsmetingen in plaats van te proberen te vertrouwen op individuele prestaties, die vaak moeilijk te meten zijn en weinig invloed hebben op de effectieve teamwerking of bedrijfsresultaten. “Dit stelt teams in staat om een aanhoudende focus op bedrijfswaarde te hebben en om de vraag naar een specifieke stakeholdergroep te beheren, wat resulteert in een meer directe reactie die door het bedrijf wordt beheerd in termen van prioriteit”, zegt Chowning. In plaats van te wedijveren over meerdere prioriteiten, richt het team zich op één enkele stakeholdergroep en daarom is hun reactietijd en productiviteit veel hoger voor die stakeholdergroep.
Binnen het team zelf kan de meest effectieve en efficiënte individuele werknemer worden geplaatst voor de taak met de hoogste waarde, wat resulteert in een grotere teamefficiëntie en een voortdurende verbetering van de productiviteit. “Het is ook een stimulans voor het team om elkaars taken te leren kennen, zodat wanneer de meest efficiënte persoon voor een taak niet beschikbaar is, anderen effectief kunnen ingrijpen en de algehele teamproductiviteit er minder onder lijdt”, zegt Chowning. “Deze aanpak bevordert ook het teamwerk, aangezien alle teamleden gemotiveerd zijn om alle taken te ondersteunen en de last van de concurrentie voor loopbaanontwikkeling tussen teamleden kan wegnemen”, merkt ze op.
3. Ga voor no-code
Het omarmen van no-code ontwikkeling kan de deur openen naar een wendbare IT-afdeling, een die efficiënter is en beter inspeelt op de voortdurende bedrijfsbehoeften. “Door gebruik te maken van no-code tooling kunnen leveringsteams de adoptie van geïntegreerde mogelijkheden versnellen die snelle prototyping bieden, waardoor het creëren van werkende software in slechts enkele uren mogelijk wordt”, legt Paul McCarthy, senior director van wereldwijde applicaties bij Liberty Mutual Insurance, uit. “Dit biedt reële mogelijkheden om een idee van concept tot prototype om te zetten in inzetbare bedrijfsfunctionaliteit binnen een zeer kort tijdsbestek – uren niet dagen.”
McCarthy merkt op dat hoewel burgerontwikkelaars en traditionele software-engineers over het algemeen gelijkwaardige basisvaardigheden delen, de diepgaande technische kennis die een software-engineer nodig heeft om traditionele ontwikkelplatforms te gebruiken niet vereist is voor no-code ontwikkeling. “Hierdoor kan een breder scala aan mensen binnen een organisatie productief zijn in het leveren van capaciteiten”, zegt hij.
4. Zorg voor afstemming tussen IT en business
Onderzoek de talentenbasis van uw organisatie en creëer teams die een diversiteit aan gedachten, vaardigheden en perspectieven weerspiegelen, adviseert James Hannah, global CIO en senior vice president voor supply chain bij IT-servicemanagementbedrijf General Dynamics Information Technology (GDIT). “Door op deze manier af te stemmen, kun je samenwerken met verschillende bedrijfsgebieden en begrijpen wat ze nodig hebben om succesvol te zijn.”
Hannah zegt dat hij zijn team aanmoedigt om niet alleen vanuit productiviteitsoogpunt leiding te geven, maar om in de hele onderneming samen te werken. “We werken samen met leiders in het hele bedrijf, of het nu gaat om HR, financiën of een andere afdeling, om de bestaande mensen, processen en technologieën beter te begrijpen”, legt hij uit.
Hannah merkt op dat collaboratieve afstemming de hele onderneming ten goede komt, waardoor deze flexibeler en efficiënter wordt. “Als u bijvoorbeeld wilt voldoen aan de wervingsbehoeften van uw bedrijf, moet u begrijpen hoe de HR-afdeling naar talent zoekt, mensen aantrekt en hen gedurende hun hele loopbaan betrokken houdt”, stelt hij voor. “Zodra u de waardestroom begrijpt, stemt u uw IT-organisatie af op de behoeften van elke afdeling.”
Het onderhouden van een open dialoog is de sleutel tot een bloeiende IT-business afstemming. “Het vermogen om moeilijke gesprekken te voeren met uw belanghebbenden om ervoor te zorgen dat u gezamenlijk de resultaten behaalt die het bedrijf nodig heeft, is essentieel voor het succes van het project en de organisatie”, zegt Hannah. Dit doel wordt bereikt door een team te creëren met verschillende gezichtspunten. “Als je team bestaat uit mensen die allemaal op een bepaalde manier denken, krijg je niet de heen en weer stroom van ideeën of gesprekken die tot betere oplossingen leiden”, legt hij uit.
5. Roei onnodige vergaderingen uit
Stop met het plannen van staande vergaderingen, dringt er bij Anita Williams Woolley op aan, een universitair hoofddocent organisatiegedrag en -theorie aan de Tepper School of Business van Carnegie Mellon University. “Maak asynchrone updates en discussies de standaard”, adviseert ze.
Reken maar uit, stelt Woolley voor. Als er een dozijn mensen in een vergadering zitten en luisteren naar elke deelnemer die een projectupdate van vijf minuten presenteert, zou de vergadering ongeveer een uur duren en 60 uur van het personeel van de organisatie vergen, legt ze uit.
Woolley berekent dat de meeste opgeleide volwassenen informatie minstens vijf keer sneller kunnen lezen dan luisteren naar mondeling gepresenteerde rapporten. “En dat houdt geen rekening met het feit dat je tijdens het lezen dingen die je al weet, kunt doorbladeren en overslaan”, merkt ze op. Combineer die waarheid met het feit dat de meeste sprekers er niet in slagen om ideeën uit te drukken op een manier die net zo georganiseerd is als geschreven informatie, en het is gemakkelijk in te zien waarom vergaderingen – zowel ter plaatse als virtueel – productiviteitsmoordenaars zijn.
Als in plaats daarvan elke deelnemer aan de vergadering een kort verslag zou schrijven, schat Woolley dat het iedereen minder dan 15 minuten zou kosten om alle verslagen te lezen, of in totaal drie uur aan personeelsuitgaven. “En als je er rekening mee houdt dat mensen misschien 20 minuten besteden aan het schrijven van hun update, besteedt elke persoon slechts iets meer dan een half uur in totaal, in plaats van een uur.”
6. Bouw een veelzijdige IT-afdeling op
IT-organisaties nemen meer bedrijfs- en branchegerichte werknemers aan, zegt Dan Kirsch, directeur van onderzoeks- en adviesbureau Techstrong Research. “Hoewel deze medewerkers misschien geen computerwetenschappelijke achtergrond hebben, begrijpen ze hoe IT van invloed is op het bedrijf en hebben ze ook inzicht in de branche”, legt hij uit.
Om gelijke tred te houden met veranderende zakelijke trends en behoeften, is een diversiteit aan gedachten nodig. “Veel zakelijke IT-organisaties hebben praktijken vastgesteld om opkomende leiders in bedrijfseenheden te rouleren, zodat ze beter inzicht krijgen in de druk die het bedrijf ondervindt”, merkt Kirsch op. “De meest prachtig ontworpen technologische oplossing zal geen enkele geloofwaardigheid hebben als bedrijfsteams er niet in geloven.”
IT-leiders moeten meesters worden in het betrekken van hun eigen organisatie en business units, van leiderschap tot down. “De meest succesvolle CIO’s begrijpen mensen, het bedrijf, technologie en dingen die buiten hun controle liggen, zoals milieu-, maatschappelijke en politieke trends”, zegt Kirsch.
