Aan het begin van de herstructureringsplanning moeten alle belanghebbenden de kans krijgen om hun zorgen en behoeften in gelijke mate te uiten. “Dit is de enige manier om een IT-cultuur tot stand te brengen die niet van binnenuit erodeert”, zegt Kirkham. De herstructurering moet ook prioriteiten vaststellen die bijdragen aan het algehele welzijn van de onderneming, met inbegrip van haar interne en externe veiligheid.
5. Essentiële taken staan voor altijd vast in neutraal
IT is in een sleur terechtgekomen. Kritieke kenmerken, zoals innovatie, initiatief en transformatie, zijn afwezig of worden zelden gezien. Beslissingen worden langzaam, met tegenzin en zelden genomen. Vergaderingen kunnen worden gehouden om kritieke kwesties te bespreken, maar eindigen zonder oplossing.
Ondertussen blijven noodzakelijke veranderingen in het ongewisse, omdat eerdere beslissingen in twijfel worden getrokken tijdens de uitvoeringsfase. “Deze [signs] duiden vaak op verwarring over wie de belangrijkste belanghebbenden zijn, waar de autoriteit ligt, of [there’s] een mismatch tussen de organisatiestructuur en hoe het werk bedoeld is om te stromen”, zegt Ola Chowning, een partner bij het wereldwijde technologieonderzoeks- en adviesbureau ISG.
“Vertragingen of onregelmatige workflows kunnen het gevolg zijn van organisatorische verwarring”, merkt Chowning op. Ze merkt op dat verwarring meestal wordt veroorzaakt door een ontkoppeling tussen de organisatiestructuur en het bedrijfsmodel, en zich meestal in de loop van de tijd manifesteert. “Dit kan te wijten zijn aan een nieuwe manier van werken, zoals een overstap naar flexibele of productgerichte levering, de distributie of centralisatie van belangrijke functies, of de instroom en/of uitstroom van mensen”, zegt Chowning.
Volledige herstructurering is een ingrijpende stap. Chowning gelooft dat het een beslissing is die nooit lichtvaardig genomen moet worden. “Afdelingen moeten ervoor zorgen dat een reorganisatie wordt uitgevoerd om een specifieke reden of behoefte, en niet als een reflexmatige reactie wanneer een belangrijke leider vertrekt, wanneer een nieuwe CIO binnenkomt, of omdat het al een tijdje niet is gedaan.” ze legt uit. “Reorganisatie moet aan de hele afdeling duidelijk maken dat u veranderingen verwacht in de resultaten en werkwijzen.”
Het maken van het nieuwe bedrijfsmodel zal veel tijd vergen. “Mijn ervaring is ergens tussen de vijf en acht weken voor het volledige ontwerp”, zegt Chowning. “Het plaatsen van namen in frames en het selecteren van leiders, als dat nodig is, zou volgen, en die tijdlijn is meestal afhankelijk van de HR-praktijken van de onderneming.”
6. IT heeft een slechte interne reputatie
Het belangrijkste teken dat er iets moet veranderen, is wanneer C-suite-collega’s een negatieve perceptie van de IT-afdeling beginnen te koesteren, zegt Ben Grinnell, algemeen directeur van business- en IT-adviesbureau North Highland. “Veelvoorkomende perceptieproblemen zijn onder meer wanneer IT door de CFO wordt gezien als een kostenplaats; wanneer IT de laatste plaats is waar het bedrijf terechtkomt voor hulp bij digitale innovatie van zijn producten en diensten; en wanneer IT meer rollen heeft die niet rechtstreeks met de business werken dan degenen die dat wel doen.”
Om negatieve percepties tegen te gaan, zou de CIO moeten overwegen om IT te herconfigureren in een flexibelere structuur. “De inspanningen van de organisatie moeten naar buiten gericht zijn, met als doel de perceptie van IT te veranderen”, legt Grinnell uit. Hij adviseert CIO’s om discussies aan te gaan over hoe IT omzet kan genereren en marges kan vergroten door middel van innovatie, en welke investeringen nodig zijn om verandering mogelijk te maken.
IT is een ecosysteem, stelt Grinnell. “Elke herstructurering moet het hele personeelsbestand omvatten, inclusief de werknemers, consultants, aannemers, systeemintegrators en uitbestede elementen.”
Grinnell is van mening dat IT-herstructurering nooit als zomaar een project mag worden behandeld. “Het moet worden gezien als een voortdurende transformatie, niet als een project dat op een dag zal worden voltooid”, legt hij uit. “Dat is een onrealistisch doel dat het team op het verkeerde been zet.”
