Projectmanagers weten dat het definiëren van de reikwijdte van een project en het ontwikkelen van een reikwijdteverklaring slechts een startpunt is. Het volgende deel, dat de reikwijdte van het project bevat, is veel gecompliceerder – en niet minder cruciaal. Naar schatting krijgt 52% van alle projecten op een bepaald moment te maken met scope-creep. Een dergelijke ongecontroleerde groei kan de kans op voltooiing en succes van uw project in gevaar brengen.
Hoewel bedrijven met volwassen waardeleveringsprocessen minder snel te maken krijgen met problemen zoals scope-creep, hebben onvoorziene crises, zoals wat we hebben gezien met de COVID-19-pandemie, de reikwijdte van zelfs de meest schijnbaar eenvoudige projecten gecompliceerd. Volgens KPMG hebben de huidige werkomgevingen te maken met toenemende volatiliteit, onzekerheid, complexiteit en ambiguïteit, wat organisaties ertoe aanzet de onderliggende businesscases opnieuw te beoordelen, processen voor levering opnieuw in te stellen, projecten en programma’s aan te passen en hun benadering van het selecteren en opleveren van projecten te heroverwegen.
Met dit in gedachten, wat kunnen projectmanagers doen om de omvang van het project in te dammen en de kruip van het project te verminderen, zelfs in tijden van crisis? Hier zijn een paar tips.
Projectomvang beoordelen met het oog op heden en toekomst
Of u nu denkt dat uw project zal worden beïnvloed door belangrijke externe veranderingen of niet, het is het beste om een volledig project opnieuw te beoordelen onder de huidige of mogelijk veranderende omgevingen. Hoewel COVID-19 een extreme crisis is, heeft het ons waardevolle, langverwachte lessen geleerd over de waarde van aanpassingsvermogen en veerkracht. Een van die belangrijke lessen is dat veranderingen, van interne of externe aard, die op een eenvoudig project geen of nauwelijks invloed lijken te hebben, op den duur aanzienlijke onbedoelde gevolgen kunnen hebben.
Onderzoek en identificeer potentiële nieuwe risico’s
Er zijn voortdurend nieuwe risico’s, en hoewel sommige alleen bepaalde bedrijfssectoren lijken te treffen, zullen ze waarschijnlijk een rimpeleffect hebben. Zie elk risico alsof het onderdeel is van een verreikend web. Volg het van het ene eindpunt tot aan uw sector, bedrijf en projecten. Zorg ervoor dat u geen aannames doet over een mogelijke impact totdat u duidelijk hebt kunnen vaststellen dat er geen indirecte impact is, hoe klein ook.
Bezoek de leveringstermijnen regelmatig
Sinds het begin van de pandemie hebben vrijwel alle projecten vertraging opgelopen. Of het nu gaat om problemen met de middelen, of waarschijnlijke tegenvallers in de logistiek en toeleveringsketen, projectmanagers zullen waarschijnlijk problemen ondervinden met leveringstermijnen. De sleutel is de erkenning van de noodzaak om tijdlijnen vaker te bekijken en de nodige aanpassingen en communicatie snel te maken.
Een goede projectmanager weet dat het essentieel is om stakeholders en sponsors op de hoogte te houden van veranderingen. Het is beter voor het succes van een project als ze weten waar de zaken aan toe zijn, dan dat ze op den duur negatief nieuws krijgen als het te laat is. Als u denkt dat iets van invloed kan zijn op de reikwijdte van een project (uw schuld of niet), staat dit enige toevlucht toe. Ze zijn eerder geneigd om het beter te doen, en het helpt iedereen een grotere kans te maken om de juiste beslissingen te nemen om de impact van elke scope-creep te verminderen.
Aan de voorkant van wijzigingsverzoeken
Wijzigingsverzoeken komen vrij vaak voor, maar hoe snel een projectmanager op deze verzoeken vooruitloopt, kan vaak het verschil maken om de reikwijdte binnen de perken te houden. Het vermijden of uitstellen van wijzigingsverzoeken kan veel ernstigere gevolgen hebben. Zodra veranderingen verschijnen of zelfs het potentieel hebben om op de radar van uw project te verschijnen, moet u ervoor zorgen dat u voorop loopt om de impact op de reikwijdte te verminderen.
Bewaak het bereik alsof het al een probleem is
Bewaak, bewaak, bewaak de reikwijdte van uw project. Zeker in onzekere tijden kun je het niet goed genoeg in de gaten houden. Alleen zo kun je de kleinste veranderingen en potentiële risico’s zien die later een nachtmerrie kunnen worden. Dit geeft u ruimschoots de tijd om een plan te bedenken om factoren aan te pakken die u een doorn in het oog kunnen worden en u later moeilijker en onnodiger kunnen bellen.
Herken wanneer je hulp nodig hebt – en zorg dat je die krijgt voordat het te laat is
Een van de fouten die veel projectmanagers maken, is denken dat ze als ongekwalificeerd of incompetent zullen worden beschouwd als ze om hulp vragen. Niets is minder waar. Voordat je een projectmanager bent, ben je een mens – en als zodanig kan niet van je worden verwacht dat je altijd alles weet. Belanghebbenden en sponsors zullen je respecteren als je om hulp vraagt, vooral als het helpt om de reikwijdte van het project te beperken. Het laat gewoon zien dat je de gezondheid van een project en zijn stakeholders boven je ego kunt stellen.
Hoewel deze tips voor sommigen misschien voor de hand liggend lijken, kunnen ze een uitdaging zijn voor nieuwe projectmanagers of zelfs doorgewinterde managers om in gedachten te houden als het huidige project en de huidige werkomgeving veranderen. Onthoud dat het binnen de scope houden van een project draait om vooruit plannen en ijverig blijven bij het bewaken van en handelen naar verandering.
