8 ‘future of work’-fouten die IT-leiders moeten vermijden

CIO’s die een hybride mix van medewerkers op kantoor en op afstand ondersteunen, en degenen die daar tussenin zweven, moeten nieuwe tools en strategieën implementeren om het goed te doen. Maar ze zullen ook hun manier van denken over hybride werk moeten veranderen, wat analistenbureau Forrester omschrijft als ‘rommelig’, ook al zegt 51% van de organisaties deze richting op te gaan.

Volgens een Gartner-rapport van november wordt vaak gedacht aan hybride werk in termen van locatie. “Als leiders zich alleen op locatie concentreren, lopen ze veel grotere voordelen mis… inclusief flexibele ervaringen, opzettelijke samenwerking en op empathie gebaseerd management”, waarschuwt het rapport.

Het aannemen van een flexibele, mensgerichte benadering die mensen centraal stelt op het werk, zal volgens het bedrijf leiden tot betere werknemersprestaties, minder vermoeidheid en de intentie om te blijven.

“Zelfs als sceptische leiders zich minder zorgen maken over vermoeidheid en het vasthouden van talent in het huidige krappe economische klimaat, geven ze om prestaties”, zegt Graham Waller, een vooraanstaand vice-president-analist bij Gartner. “Leiders nemen tegenwoordig te vaak beslissingen over de toekomst van werk op basis van instincten en gevoelens. Dit kan een grote vergissing zijn, want de manier waarop we vroeger werkten, zal niet meer werken.”

Helaas zullen CIO’s waarschijnlijk een aantal fouten maken als het gaat om het ondersteunen van hybride werknemers en het anticiperen op hoe organisaties in de toekomst hun werk zullen doen voordat ze met succes de optimale werkplek voor hun organisaties in 2023 en daarna kunnen faciliteren. Hier zijn de meest waarschijnlijke boosdoeners.

Verkort uw terugkeer naar kantoor-strategie

Werken op afstand veroorzaakte in 2022 veel Zoom-moeheid, gedreven door factoren zoals een gebrek aan coaching van managers over hoe ze op afstand contact kunnen maken met teams, zegt Rebecca Wettemann, directeur van technologie-analistenbureau Valoir Research, om nog maar te zwijgen van de uitputting en burn-out van elke interactie van werknemers via een scherm kanaliseren.

Maar nu werknemers naar kantoor zijn teruggekeerd en anticipeerden op de voordelen van persoonlijke interacties, waren velen teleurgesteld, dankzij een organisatie die niet volledig was voorbereid op hun komst, zegt ze, ondanks in veel gevallen mandaten om dit te doen.

“De grootste technische mislukking was de verwachting dat mensen terug zouden komen naar kantoor zonder geavanceerde planning voor kenniswerkers, die merkten dat ze naar kantoor pendelden om te ontdekken dat er niemand was die ze nodig hadden / wilden zien”, zegt Wettemann.

In de toekomst moeten leiders “meer aanwezigheidsmonitoring en -voorspelling toevoegen, zodat wanneer mensen naar kantoor komen, ze teams persoonlijk kunnen ontmoeten”, zegt ze. Ze moeten ook “een meer datagestuurde benadering van planning bevatten die ervoor zorgt dat hybride werk diversiteit, gelijkheid en inclusie ondersteunt, en een meer op het werk gerichte samenwerkingsstrategie in plaats van een one-size-fits-all-jobfuncties-benadering.” ,” zegt Wettemann.

Kim Huffman, CIO van het wereldwijde reiskostenbeheerplatform TripActions, ontdekte uit de eerste hand dat het ontbreken van een raamwerk voor hoe de terugkeer naar kantoor eruit zou zien, betekende dat werknemers niet de voordelen van de persoonlijke ervaring kregen.

“Dingen worden rommelig… als je geen enkele structuur hebt rond de terugkeer naar het werk”, zegt ze, eraan toevoegend dat het hebben van geen formele constructie om terug te keren naar kantoor een “geleerde les” was voor haar en andere TripActions-bedrijfsleiders. en sindsdien “hebben we ons een beetje beter georganiseerd.”

Het uithollen van de cultuur van vertrouwen en verbondenheid

Productiviteitsvragen waren een ‘borrelpunt van spanning’ dat Huffman tegenkwam als onderdeel van TripActions’ terugkeer naar kantoor. Aan de ene kant hadden werknemers die terugkwamen naar kantoor het gevoel dat ze niet zo productief waren, terwijl de mensen die teams leidden hetzelfde dachten over mensen die op afstand werkten, zegt Huffman.

“Het heeft dit fenomeen verergerd van wat de productiviteit werkelijk stimuleert: is het op kantoor of thuis?”, zegt ze. “Er zijn op dit moment verschillende standpunten die fel worden bestreden tussen technologiebedrijven in de Bay Area, en het wordt een zeer interessante reis om de komende twee kwartalen te volgen.”

Omdat sommige mensen zijn teruggekomen naar kantoor, gelooft Huffman dat er nog steeds een koppige perceptie bestaat dat degenen die niet terugkomen niet zo productief zijn. IT-leiders moeten op deze spanning anticiperen en ervoor zorgen dat werknemers niet alleen productief kunnen blijven, waar ze ook zijn, maar ook dat de vertrouwenscultuur van de organisatie niet verslechtert.

De sleutel hier is het waarborgen van een cultuur van verbondenheid, betoogt Gartner. “IT-leiders en -medewerkers… hebben overweldigend het gevoel dat cultuurverbondenheid voornamelijk wordt aangedreven door dagelijkse werkinteracties, en niet door op kantoor te zijn”, aldus het bedrijf, dat ontdekte dat 58% van de IT-medewerkers er sterk van overtuigd is dat zinvolle verbindingen zijn gebaseerd op dagelijkse interacties, niet waar ze zich bevinden, waarbij slechts 21% van de IT-medewerkers het ermee eens is dat verbondenheid wordt gedreven door op kantoor te zijn.

Er niet in slagen om het speelveld gelijk te trekken

Nu hybride vergaderingen in opkomst zijn, is er een delicaat evenwicht tussen hoe uw organisatie deelnemers bedient die vergaderingen persoonlijk bijwonen en degenen die op afstand aanwezig zijn.

Jamie Smith, CIO van de Universiteit van Phoenix, heeft bijvoorbeeld gezien dat hybride vergaderingen “de kloof hebben verdiept” tussen mensen die naar kantoor kwamen en degenen die op afstand bleven. “We ontdekten dat mensen aan de andere kant het gevoel hadden dat ze minder waren dan … omdat ze niet de mogelijkheid hadden om naar Phoenix te komen”, zegt hij.

Om dat tegen te gaan, zullen leiders nu voor elke vergadering met een persoonlijke optie een tweede bijeenkomst houden, puur op afstand, “zodat iedereen het gevoel heeft dat ze op hetzelfde speelveld zitten”, zegt hij.

De universiteit gebruikt Zoom, Slack en Microsoft Teams, maar is van plan het gebruik van whiteboard-technologie te verdiepen met een tool genaamd Miro die ‘het gevoel geeft dat je in dezelfde ruimte samenwerkt”, zegt Smith.

Het IT-team van Smith is altijd op zoek naar tools om de medewerkers van de universiteit te helpen asynchroon te zijn, voegt hij eraan toe, gezien het feit dat ze nu medewerkers in meer tijdzones hebben. Dit betekent “gewoon moeten leven met die realiteit waar we dat voorheen niet deden”, wat ons “in deze asynchrone modus heeft gedwongen”, zegt hij.

De innovatiefactor over het hoofd zien

En het is niet alleen de werknemerservaring die kan worden belemmerd door slecht doordachte hybride strategieën. Innovatie-inspanningen kunnen ook haperen wanneer samenwerkingservaringen ongelijk zijn.

Bess Healy, CIO Bess Healy, begon al vroeg met hybride werk bij Synchrony, zegt dat zij en andere bedrijfsleiders “snel leerden dat hybride innovatie een ander niveau van facilitering vereist om te slagen.”

Gebeurtenissen die voorheen de hele dag persoonlijk waren, voelden op video uitputtend aan voor teamleden, zegt Healy, “dus hebben we ze verdeeld over meerdere dagen. Toen we meededen aan evenementen zoals hackathons, misten teamleden de kameraadschap van samen eten op elk uur van de nacht, dus hebben we dat gerepliceerd met maaltijdtegoeden, waar ze ook zijn.

Bedrijfsleiders legden ook meer nadruk op “gepland plezier” door persoonlijk games te spelen en een “hersenpauze te nemen tijdens een ideevormingsevenement”.

“In drie jaar tijd hebben deze veranderingen meer mensen in onze innovatieteams gebracht dan ooit tevoren, wat hen inspireerde tot nieuwe ideeën op het gebied van metaverse, betalingen, klantervaring en meer”, zegt Healy.

Het kantoor niet opnieuw bedenken om te passen in het nieuwe hybride paradigma

Het is belangrijk om mensen een stimulans te geven om weer naar een kantoor te willen komen en samen te zijn. Een benadering die sommige organisaties gebruiken, is om kantoorruimtes anders in te richten in plaats van alleen maar rijen bureaus of werkhokjes.

“Een van onze kantoren is nieuw en we proberen ruimte te creëren waar ruimte is voor gesprekken en groepen om samen te komen, niet alleen voor alle bureaus”, zegt Huffman. Leiders zouden er dit jaar een prioriteit van moeten maken om kantoorindelingen opnieuw uit te vinden, zegt ze.

Langzaam experimenteren met toekomstige technologie

Virtual reality is een technologie die een impact kan hebben op de toekomst van werk, en sommige IT-leiders overwegen de voordelen.

Oculus-headsets van Meta worden bijvoorbeeld op proef uitgerold bij de Universiteit van Phoenix, die de beslissing heeft genomen om volledig op afstand te gaan werken. Dit was een grote mentaliteitsverandering voor Smith, die vóór de pandemie het gevoel had dat “face-to-face samenwerking beter en betrouwbaarder was voor creatieve doeleinden”, zegt hij. “Toen alles verschoof naar fulltime op afstand, druiste het in tegen mijn kernovertuigingen, dus persoonlijk moest ik erbij leunen.”

Smith is gaan beseffen dat op afstand blijven geen invloed heeft gehad op het vermogen van IT om samen te werken en dat teams in staat zijn geweest productief te blijven en “complexe nieuwe producten op de markt te brengen”. Hij zegt dat door op afstand werken zijn vermogen om toegang te krijgen tot technisch talent buiten de regio Phoenix heeft vergroot.

Maar toen mensen al vroeg in een hybride model werkten, waren er meerdere gesprekken gaande en “mensen aan de andere kant kregen het kortste eind aan de stok” omdat ze “er geen woord tussen konden krijgen”, Smit herinnert zich.

Dus huurde hij zijn eerste audio-engineer in die het grootste deel van de vergadertechnologie van de universiteit vernieuwde. De Oculus-headsets worden door sommige teams getest tijdens hun dagelijkse stand-up ontwerpsessies om te zien of ze de teams zullen helpen beter te werken. Het idee is om te begrijpen of “tools in de weg zitten of helpen ze?”, zegt hij. “Veel van [collaboration] technologieën zijn nog vrij vroeg in termen van mogelijkheden.”

Sommige eerste feedback is dat het gebruik van een fysiek toetsenbord in de headset problematisch is, maar Smith zegt dat het experiment begin 2023 zal worden voortgezet. “De kosten zijn niet zo hoog, maar de vraag is: is het speelgoed of iets dat de [remote work] ervaring?”

IT niet inzetten voor het kantoor van de toekomst

Naast het heroverwegen van het kantoor en het hebben van een goede terugkeer naar kantoorstrategie, zouden IT-leiders er verstandig aan doen om te investeren in technologieën die op maat zijn gemaakt om betere hybride werkervaringen mogelijk te maken.

Bij audio-elektronicabedrijf Shure hebben leiders “veel tijd besteed aan het luisteren naar onze medewerkers over hybride werk” en vervolgens een plan ontwikkeld met de naam “WorkPlace Now” op basis van wat ze hebben geleerd, zegt Robin Hamerlinck Lane, senior vice president en CIO.

Werknemers zijn vrij om een ​​hybride werkmodel te kiezen, en Hamerlinck Lane zegt dat bedrijfsfunctionarissen aanpassingen hebben gemaakt voor het toekomstige personeelsbestand door hen verschillende hulpmiddelen te bieden om zich aan te passen.

Bijvoorbeeld: “We zijn overgestapt op flexibele zitplaatsen in onze wereldwijde kantoren, zodat hybride werknemers nog steeds een werkplek konden hebben als ze op kantoor kwamen. Met de iOffice-app kunnen medewerkers hun werkplek vooraf of bij aankomst reserveren”, zegt ze.

IT heeft een ticketsysteem ontwikkeld waarbij werknemers die op afstand werken een remote kit kunnen aanvragen met tools om effectief buiten kantoor te kunnen werken en toch verbonden te blijven met anderen, zegt ze.

In 2023 rolt IT Teams uit in meer vergaderruimtes. “We zijn vooral geïnteresseerd in het benutten van camerabeelden en panelen die gelijkheid bieden in onze ontmoetingservaringen tussen externe en onsite medewerkers”, zegt Hamerlinck Lane.

Hybride werk is niet meer weg te denken, en daarvoor moet ook worden gekeken naar het toevoegen van nieuwe beveiligingslagen, zegt ze. IT denkt ook na over de telecombehoeften van het bedrijf op lange termijn. “Medewerkers zijn overgestapt op mobiele en/of IP-gebaseerde telefonie, en dus moeten we kijken naar de evolutie van de traditionele bureautelefoon”, zegt ze.

De kracht van low-code/no code onderschatten

Van de verschillende IT-initiatieven voor Shure in 2023 zal prioriteit geven aan burgerontwikkeling met low-code/no-code, zegt Hamerlinck Lane. Een andere is het bouwen van een platform op AWS om de ontwikkelingsteams van het bedrijf in staat te stellen software naar de cloud te migreren en om IoT-producten te ondersteunen. Shure investeert ook in Office 365.

“Ons hele dataprogramma is gebouwd om data en tools voor eindgebruikers mogelijk te maken om empowerment van eindgebruikers mogelijk te maken.”

Kellogg’s Senior Vice President en Global CIO Lesley Salmon is het daarmee eens en zegt dat naarmate de vraag naar apps blijft groeien, burgerontwikkeling de norm zal worden om mensen te helpen efficiënter te werken, en dat ze binnenkort het low-code Power Platform van Microsoft zullen gaan gebruiken.

“We zullen onze organisatie in staat stellen en aanmoedigen om hun eigen apps te ontwikkelen door een gemeenschapsbenadering van leren en ondersteuning op te bouwen”, zegt ze.

En wat is een betere manier om de toekomst van werk te bevorderen dan werknemers in staat te stellen zelf werkprocessen te verbeteren.