Door Milan Shetti, CEO Rocket Software
De snelle verschuiving naar werken op afstand die de afgelopen twee jaar heeft plaatsgevonden, heeft de manier veranderd waarop veel bedrijven denken over digitale transformatie. Hoewel werken op afstand tal van voordelen heeft opgeleverd en de hybride wereld niet meer weg te denken is, heeft het ook voor nieuwe uitdagingen gezorgd voor IT-teams. Volgens The Washington Post is de overgang naar permanente modellen op afstand nog ontwrichtender dan de verschuiving naar werken op afstand.
Een van de belangrijkste uitdagingen die deze stap heeft blootgelegd, is de wildgroei aan inhoud, een zorg vooral omdat de privacyregelgeving wereldwijd wordt uitgebreid. Content wildgroei vindt plaats wanneer gebruikers onbeheerde content creëren, dupliceren, wijzigen en gebruiken om hun dagelijkse taken te ondersteunen. Met medewerkers die vanuit zo’n breed scala aan locaties werken, hebben ze vaak toegang tot inhoud door deze te downloaden en op te slaan op hun apparaat en in de talloze samenwerkingstools, voordat ze deze delen in applicaties, inclusief e-mail. Dit maakt content – en bij uitbreiding het bedrijf – kwetsbaar voor niet-naleving en heeft een negatief effect op de productiviteit.
Verspreide arbeidskrachten hebben informatie nodig die gemakkelijk toegankelijk is en veilig kan worden gedeeld met relevante belanghebbenden, waar en wanneer ze die ook nodig hebben. Hieronder volgen vier best practices die u kunt toepassen bij het maken en uitvoeren van een contentmanagementstrategie.
Geef prioriteit aan de werknemerservaring
De werknemerservaring moet de kern vormen van elke digitale transformatie, maar vooral als het gaat om het beheren van wildgroei aan inhoud, wat zo’n negatieve invloed heeft op de werknemerservaring. Voor een mensgerichte benadering van contentbeheer is het nodig om te investeren in gemakkelijk doorzoekbare oplossingen met geïntegreerde gebruikersinterfaces die de manier waarop werknemers informatie zoeken en beheren, stroomlijnen. Door een gemoderniseerd, centraal bedieningspunt voor toegang tot inhoud te creëren, kunnen werknemers gemakkelijk en veilig toegang krijgen tot de informatie die ze nodig hebben om hun werk te doen, waardoor de productiviteit en de gebruikerstevredenheid worden verbeterd.
Beveilig uw cloudomgeving
Hoewel de cloud van cruciaal belang is geweest voor het mogelijk maken van extern en hybride werken, is het ook een van de belangrijkste boosdoeners bij het uitbreiden van de wildgroei aan inhoud. Werknemers downloaden en wijzigen vaak inhoud op verschillende apparaten, waardoor beveiligingsrisico’s ontstaan en resulteren in dubbele – of drievoudige en meer – versies van inhoud.
Naarmate meer organisaties uitbreiden naar de cloud of hun gebruik verhogen, moeten ze de volledige breedte en diepte van hun datalandschap begrijpen om ervoor te zorgen dat hun cloudoplossingen veilig worden geïntegreerd. Geautomatiseerde hulpprogramma’s voor wijzigingsanalyse kunnen helpen bijhouden hoe gegevens in de hele onderneming worden gegenereerd, opgeslagen en gewijzigd. Alleen door te begrijpen hoe gegevens worden uitgewisseld en gewijzigd, zowel in de cloud als op locatie, kunnen ze begrijpen hoe een cloudmigratie hun applicaties en systemen zal beïnvloeden.
Maak gebruik van automatisering
Met de toename van inhoud in de afgelopen jaren, kan het effectief gebruik maken van automatisering een uitdaging zijn. Een plaats om te beginnen is met elke activiteit die historisch afhankelijk was van papieren documenten, zoals de verwerking van leveranciersfacturen. Organisaties kunnen ook processen zoals externe goedkeuringen en procesuitzonderingen automatiseren waarbij inhoud via e-mail wordt gedeeld. Het automatiseren van deze processen verbetert niet alleen de productiviteit doordat werknemers hun tijd kunnen besteden aan waardevoller werk, maar verbetert ook de toegankelijkheid en beveiliging van inhoud.
Implementeer robuust informatiebeheer
Aangezien overheden over de hele wereld zich steeds meer richten op regelgeving die gericht is op het beschermen van persoonlijke informatie, moeten organisaties prioriteit geven aan corporate governance en compliance-normen, zonder dat dit ten koste gaat van het vermogen van hun werknemers om toegang te krijgen tot de inhoud die ze nodig hebben, wanneer ze die nodig hebben. Effectieve governance moet ervoor zorgen dat informatie op de juiste manier wordt geclassificeerd en beheerd om te voldoen aan alle relevante interne en externe factoren.
Om dit mogelijk te maken, moeten organisaties investeren in contentmanagementoplossingen die informatiebeheerprocessen kunnen automatiseren om de contentlevenscyclus veilig te beheren en te bepalen wie toegang heeft tot informatie, deze kan bekijken en wijzigen.
Succesvolle digitale transformatie vereist een focus op contentmanagement. Externe en hybride werkstijlen zijn er om te blijven, maar om succesvol te zijn, hebben organisaties robuuste strategieën voor contentbeheer nodig om uitdagingen op het gebied van content-uitbreiding te overwinnen en werknemers sterker te maken.
Bezoek www.rocketsoftware.com voor meer informatie over hoe Rocket Software u kan helpen bij het beheren van uw inhoud.
