Er is geen gebrek aan uitdagingen waar CIO’s elke dag mee te maken hebben, van het voldoen aan de verwachtingen van klanten en medewerkers, het beperken van complexe beveiligingsrisico’s, het evalueren en integreren van nieuwe technische oplossingen, het managen van hun eigen mensen en het zorgen voor veerkrachtige bedrijfssystemen.
Goede begeleiding en ervaren raad zijn altijd van vitaal belang geweest voor IT-leiders, vooral in een snel veranderende, vaak onzekere zakelijke omgeving. Volgens de State of the CIO-enquête van 2021 is 88% van de IT-leiders het erover eens dat de CIO in toenemende mate moet: vertrouw op vertrouwde adviseurs om te helpen navigeren door nieuwe technologieën, processen en methodologieën.
“Relaties met vertrouwde adviseurs zijn van cruciaal belang, omdat niemand alle antwoorden heeft”, zegt David Levine, vice-president bedrijfs- en informatiebeveiliging en CSO bij Ricoh USA. “Of u nu op zoek bent naar aanbevelingen over producten, meetwaarden, benaderingen, technologieën of op zoek bent naar validatie – of zelfs ongeldigverklaring – het gebruik van vertrouwde adviseurs en goede relaties kan van onschatbare waarde zijn.”
CIO’s zoeken hulp bij een aantal vertrouwde adviseurs – strategische leveranciers, consultants, voormalige collega’s, CIO-collega’s. Soms dienen ze als klankbord of empathische luisteraar. Idealiter stellen ze IT-leiders in staat om nieuwe standpunten in overweging te nemen. “Mijn relaties met mijn vertrouwde adviseurs zijn erg belangrijk”, zegt Michael Ringman, CIO van TELUS Internationaal. “Ik kijk naar deze mensen om mijn gedachten uit te dagen en nieuwe, andere perspectieven op tafel te leggen. In de loop der jaren heb ik zoveel van deze personen geleerd en deze uiteenlopende gezichtspunten zijn de katalysator voor groei en het stimuleren van innovatie.”
Zoals de meeste IT-leiders u zullen vertellen, leunen ze in tijden van crisis het meest op vertrouwde adviseurs. “In vecht- of vluchtsituaties, wanneer je tegen de muur staat en maar tijd hebt om één telefoontje te plegen”, zegt Todd Bandauski, CIO bij Bemanning Carwash, “je moet weten op wie je kunt rekenen.”
IT-leiders kunnen niet wachten tot ze met een noodsituatie worden geconfronteerd om erachter te komen wie hen de rug toestaat. CIO’s moeten deze relaties in de loop van de tijd tot stand brengen en koesteren – en er zorgvuldig gebruik van maken.
“Een relatie aangaan met een adviseur die u vertrouwt, gaat niet van de ene op de andere dag. Mensen vertrouwen je niet automatisch omdat je de titel van CIO hebt”, zegt Jay Upchurch, CIO bij SAS. “Je moet bereid zijn om tijd te investeren – luisteren, leren en empathisch zijn. Zoals met elke relatie die u waardeert, vereist deze voortdurende koestering en consistente besluitvorming. En het is het 100% waard.”
Hieronder volgen enkele tips van CIO’s over hoe ze hun vertrouwde adviseursnetwerken identificeren, groeien en optimaal gebruiken.
Word schrijnwerker
Voor CIO’s die een netwerk van vertrouwde adviseurs willen opzetten, adviseert Ricoh’s Levine om deel te nemen aan en deel te nemen aan peergroups.
“Mijn collega’s zijn enkele van mijn naaste vertrouwde adviseurs. Ik behoor tot een groot aantal peer groups en organisaties en neem actief deel aan rondetafelgesprekken en webinars”, zegt Levine. “Aanbevelingen van collega’s zijn geweldig. Ik heb honderd keer meer kans om een oplossingsaanbeveling van een collega aan te nemen dan zowat elke andere bron. Soms kan het al een enorm voordeel zijn om een aanpak, methodologie of volwassenheidsniveau te valideren.”
Levine leunde onlangs op zijn vertrouwde adviseurs bij het beoordelen van een reeks producten die zijn interne team graag wilde installeren. “Door contact op te nemen met vertrouwde adviseurs voor hun mening en advies, kon ik mijn zorgen valideren”, zegt Levine. “Tijdens onze samenwerking met hen hebben we een alternatieve aanpak geïdentificeerd die ons in staat stelde om verder te gaan met het project.”
Let op wie er komt opdagen als de fiches op zijn
Een netwerk opzetten is één ding; weten bij wie je in geval van nood terecht kunt, is cruciaal, zegt Bandauski van Crew Carwash.
“Ik wend me tot adviseurs waarop ik kan vertrouwen”, zegt hij. “Partners die er niet alleen zijn als alles goed gaat, van maandag tot en met vrijdag, maar vooral in geval van nood, waarbij elke minuut telt.”
Hier is het van cruciaal belang om onderscheid te maken tussen leveranciers en partners. “Een echte partner zal betrouwbaar advies geven, of het nu in hun eigen belang is of niet, in het voordeel van beide partijen en het smeden van een langdurige relatie”, zegt Ricoh USA’s Levine. “Een verkoper zal vaak alleen kijken naar wat in zijn belang is.”
Zoek waarheidsvertellers
Ringman van Telus International is niet op zoek naar ‘ja’-mensen om zijn vertrouwde adviseurs te worden. Sterker nog, ze zullen hem eerder ‘nee’ vertellen.
“Ik vertrouw op deze mensen omdat ze zicht hebben op mijn blinde vlekken, me constructieve feedback geven en samen kunnen we robuuste en effectieve oplossingen creëren die impact hebben op verandering en vooruitgang voor onze teams”, zegt Ringman.
Brittany Hamm, global director of managed services bij Kalypso, zoekt ook naar mensen die het prettig vinden om eerlijk te zijn. “Achtergrond en ervaringsniveau variëren – van technisch tot functioneel, junior tot senior”, zegt Hamm over haar vertrouwde adviseurs. “Maar degenen die openhartige feedback geven en verwelkomen, vormen de rode draad.”
Dat wil niet zeggen dat leveranciers geen impact kunnen hebben. Voor veel CIO’s hielpen vertrouwde – en waarheidsgetrouwe – leveranciersadviseurs de dag te redden door de impact van de pandemie op de toeleveringsketen aan te pakken. “We zullen een betrouwbaar antwoord krijgen, samen met voorgestelde alternatieven, en met die kennis kunnen we dienovereenkomstig handelen”, zegt Bandauski over zijn ervaring met het bereiken van vertrouwde leveranciers tijdens de pandemie. “Als de voorraadaantallen ofwel worden beperkt of uitgeput zijn en je alternatieve plannen moet maken, moet je met de feiten werken.”
In de meeste gevallen zijn de vertrouwde leveranciers van Crew Carwash verder gegaan dan wat de marktomstandigheden zouden kunnen belonen om de IT-organisatie te helpen crises te voorkomen, zegt Bandauski.
Denk op lange termijn
Vertrouwen moet in de loop van de tijd worden opgebouwd, vooral bij leveranciers. “Het zijn vaak de kleine dingen die samen een relatie met toegevoegde waarde creëren”, zegt Bandauski. “Ik begin graag klein en kijk hoe een nieuwe partner zijn afspraken nakomt. In werkelijkheid zijn het deze ‘tells’ die aangeven hoe goed een partner op lange termijn gaat presteren.”
Het gaat niet van de ene op de andere dag, merkt JP van Loggerenberg, CTO bij SYSPRO op. “De diepte van een relatie evolueert, te beginnen met het aanbieden van diensten voordat het overgaat naar op behoeften gebaseerd, op relaties gebaseerd en uiteindelijk op vertrouwen gebaseerd”, zegt Van Loggerenberg. “Om die relatie op te bouwen, moet uw adviseur geloofwaardigheid, consistentie, competentie en compatibiliteit tonen.”
Het initiatief nemen
Het is belangrijk om proactief tijd vrij te maken om contact te leggen en te delen met een vertrouwde adviseur. “De vertrouwde adviseurs met wie ik regelmatig contact heb, zijn het nuttigst”, zegt Hamm van Kalypso. “Niet alleen een open deur hebben, maar actief verbonden blijven helpt het meest. Terwijl ik soms wacht met inchecken bij een vertrouwde adviseur tot een specifiek probleem zich voordoet, heb ik achteraf altijd gewild dat ik ze eerder had ingeschakeld.”
IT-leiders die deze relaties willen opbouwen, wachten niet tot hun potentiële partners hen met wijsheid presenteren; ze komen met een perspectief en vragen. “Een beetje voorbereiding maakt het voor jullie allebei de moeite waard”, zegt Hamm, die bij haar vertrouwde adviseurs navraagt of ze op de goede weg is.
Gebruik ze vroeg – en vaak
Hoewel vertrouwde adviseurs nuttig kunnen zijn tijdens crises, zijn ze nog waardevoller wanneer ze u kunnen helpen er een te voorkomen. “Een vertrouwde adviseur kan talloze uren aan onderzoek en werk besparen van CIO-teams die tot een conclusie kunnen komen die, hoe goed bedoeld ook, niet gebaseerd is op meerdere scenario’s en/of niet is ‘uitgeprobeerd’ in een zinvolle manier”, zegt Ron White, CIO van Avanade. “Een vertrouwde adviseur kan een kortere weg bieden naar perspectieven die de besluitvorming kunnen stroomlijnen en legitimiteit kunnen toevoegen aan strategische positionering.”
Shivkumar Gopalan, CIO bij Unit4, doet een beroep op vertrouwde adviseurs voor inzicht in wat er buiten zijn organisatie gebeurt. “We vinden hun inputs vooral nuttig wanneer we iets nieuws doen, bijvoorbeeld de introductie van een nieuw bedrijfsproces, technologie of leverancier”, zegt Gopalan, die zich tot adviseurs wendde toen hij besloot IT-activiteiten te insourcen tijdens de eerste pandemische lockdown. “We waren niet zeker van die beslissing”, zegt hij. “Gesprekken met onze partners hebben ons inzicht en kennis gegeven in wat we nodig hadden om onze interne IT-activiteiten te versterken.
Zorg voor wederkerigheid
Om te gedijen, kunnen relaties met vertrouwde adviseurs niet zomaar gegeven worden, zegt Ringman van TELUS International. “Deze relaties moeten gekoesterd worden; je moet er tijd voor vrijmaken en het moet tweerichtingsverkeer zijn”, zegt hij. “Ik heb geweldige relaties gevonden met vertrouwde adviseurs in mijn team, in mijn hele organisatie en met collega’s in de branche. We hebben elkaar kunnen helpen, best practices kunnen delen en elkaars IT-succesverhalen kunnen vieren.”
Wees duidelijk
Om het beste uit leveranciersadviseurs te halen, is het belangrijk om duidelijkheid te verschaffen, zeggen CIO’s.
“Bedrijven moeten transparant zijn over geprojecteerde tijdlijnen en ervoor zorgen dat ze de verwachtingen managen om het delicate evenwicht tussen middelen, capaciteit en financiering te bereiken”, zegt van Loggerenberg van Syspro. “CIO’s moeten ervoor zorgen dat ze altijd begrijpen waartoe hun vertrouwde adviseurs in staat zijn, wat ze kunnen leveren en hoe u hun capaciteiten kunt benutten om de maximale waarde te verkrijgen.”
Bandauski van Crew Carwash zegt dat zijn partners hem bedanken voor zijn openhartigheid. “De meeste mensen zijn echt op zoek om te helpen. Dubbelzinnige antwoorden leiden tot tijdverspilling, verwarring en uiteindelijk frustratie voor beide partijen”, zegt hij. “Als iets niet past, zeg dat dan. Als je het niet begrijpt, stel dan vragen. Ik heb gemerkt dat dit helpt om sneller een relatie op te bouwen dan wat dan ook.’
En wees niet bang voor mogelijke conflicten. “Neem de tijd om de uitdagende gesprekken te voeren, zodat jij en je collega’s en je teams op één lijn liggen”, zegt Penelope Prett, CIO van Accenture. “Dat zijn altijd de moeilijkste discussies om te voeren, maar soms ook de meest waardevolle.
