Wat is leveranciersbeheer?
Leveranciersbeheer helpt organisaties om relaties met externe leveranciers om te zetten van een passieve zakelijke transactie naar een proactief samenwerkingsverband. Hoewel het werken met IT-leveranciers de last voor IT kan verlichten, roept het ook zorgen op, vooral rond gegevens, risico’s en beveiliging. Een gedegen IT-leveranciersbeheerstrategie kan organisaties helpen bepalen welke leverancier het beste past bij de behoeften van het bedrijf, rekening houdend met relevante functies, prijs, beschikbaarheid, risico’s en beveiliging, en nalevingsvoorschriften.
Aangezien de meeste organisaties afhankelijk zijn van meerdere externe leveranciers, kunnen complexiteiten en het jongleren met veel leveranciersrelaties een toch al drukke IT-afdeling snel overweldigen. Bovendien moeten bedrijven, om de beste service te garanderen, voorkomen dat ze in de val lopen waarbij ze uit gemak en gemak bij de huidige leveranciers blijven, vooral als de service, prijs of functies niet precies zijn wat het bedrijf zoekt.
In plaats daarvan kan het opzetten van een toegewijde leveranciersbeheerpraktijk helpen om uw organisatie en uw leveranciers aan het werk te houden nadat het eerste contract is ondertekend, en om processen vast te stellen voor het voortdurend evalueren van de leveranciersprestaties om ervoor te zorgen dat de relatie gunstig blijft. Het opbouwen van sterke relaties met leveranciers zorgt voor loyaliteit en betrouwbaarheid in de toeleveringsketen en kan bedrijven helpen ervoor te zorgen dat ze de best mogelijke producten en diensten leveren.
Voordelen van leveranciersbeheer
Als ze onbeheerd blijven, kunnen partnerschappen met leveranciers snel achterop raken. Maar door een contactpersoon op te richten die zich richt op het beheren van die leveranciersrelatie, kan een sterk dynamisch partnerschap worden gevormd. Het opbouwen van die relatie en het fundament is een van de belangrijkste doelen en voordelen van leveranciersbeheer. Door best practices voor leveranciersbeheer vast te stellen en te onderhouden, kan het bedrijf geld, tijd en middelen besparen.
Andere voordelen van een effectief leveranciersbeheerproces zijn onder meer:
- Meer keuzes creëren voor uw organisatie en betere keuzes vinden om een leveranciersstrategie te creëren die het beste past bij het budget en de behoeften van het bedrijf.
- Kiezen tussen meerdere leveranciers kan biedingsoorlogen veroorzaken, waardoor uw bedrijf betere tarieven en prijzen krijgt.
- Het opbouwen van sterkere relaties met leveranciers zal de samenwerking en communicatie verbeteren bij het implementeren van technologie of het uitbesteden van middelen.
- Leveranciersmanagement kan IT-governance beter ondersteunen, waardoor organisaties compliance en risicobeheer nauwlettend in de gaten kunnen houden.
- Met een sterke leveranciersrelatie kunnen bedrijven problemen met leveranciers snel identificeren voordat ze een groter probleem worden.
- Met leveranciersbeheer kan uw organisatie proactief blijven in plaats van reactief door op de hoogte te blijven van de prestaties en efficiëntie van leveranciers.
Vaardigheden en verantwoordelijkheden voor leveranciersbeheer
Succesvol IT-leveranciersbeheer vereist een solide basis van technische kennis. Managers van IT-leveranciers moeten de fijne kneepjes begrijpen van elke technologie, elk proces, elke software of tool die is uitbesteed aan een derde partij. Maar het is ook een rol die sterke soft skills vereist om met leveranciers te communiceren en die relaties te onderhouden.
De rol van leveranciersbeheer zal per organisatie verschillen, afhankelijk van de producten en diensten die het creëert. Maar voor elk bedrijf vereist leveranciersbeheer onderzoek, communicatie met en beslissingen over een specifieke leverancier om aan de behoeften van de organisatie te voldoen. Het kan zijn dat u opnieuw moet onderhandelen over contracten, de beste deals moet vinden, productvergelijkingen moet leveren aan de directie, langdurige relaties met leverancierscontacten moet beheren en in de gaten moet houden hoe relaties zich ontwikkelen.
Hoewel de rol van leveranciersbeheer onder het domein van IT-managers of IT-operationsmanagers kan vallen, nemen bedrijven die met een breed scala aan leveranciers werken vaak de extra stap om een IT-leveranciersbeheerkantoor (VMO) op te richten om toezicht te houden op alle leveranciersrelaties. Deze afdeling helpt de organisatie bij het maken van RFP’s tot de uiteindelijke implementatie en helpt IT-leiders om op de hoogte te blijven van leveranciersrelaties met regelmatige prestatie-evaluaties.
Sommige bedrijven hebben misschien niet een hele afdeling nodig voor leveranciersbeheer, maar willen toch een speciale interne rol voor leveranciersbeheer. Door een of twee mensen aan te nemen die uitsluitend zijn gericht op het beheren van leveranciersrelaties, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat ze de beste deals krijgen, met de juiste leveranciers werken en op de hoogte blijven van de nieuwste technologie. Het voorkomt ook dat het leveranciersmanagement uit de boot valt, waardoor contracten aflopen of relaties uit de hand lopen.
Software voor leveranciersbeheer
Er zijn tools en software voor leveranciersbeheer beschikbaar waarmee organisaties veel leveranciersrelaties tegelijk kunnen beheren. Deze tools kunnen IT-leiders en leveranciersmanagers helpen om aantekeningen te maken over verschillende producten, kosten, services en contractdetails.
Tools en software voor het beheer van IT-leveranciers kunnen handig zijn voor zoiets eenvoudigs als het bijhouden van contactgegevens, telefoonnummers en e-mailadressen van leveranciers. Andere instrumenten kunnen zelfs zo ver gaan dat ze gedetailleerde rapporten opleveren over de kosten-batenanalyse van bepaalde contracten. Ze zijn ook nuttig voor de onderzoeksfase, aangezien velen ook beoordelingen en beoordelingen over leveranciers aanbieden of zelfs lijsten met voorkeursleveranciers aanbieden.
Volgens Capterra zijn de meest populaire en bekende softwaretools voor leveranciersbeheer:
- A1 Tracker
- C1Risico
- Naleving van aannemers
- Digitale inkooporder
- poortwachter
- Onze gegevens
- PayEm
- Precoro
- Promena e-Sourcing
- ProcurementExpress.com
- Proqura
- SimpleVMS
- Tandemsoftware
- Tikkit
- Torii
Functieomschrijving leveranciersbeheer
Functies voor leveranciersbeheer omvatten rollen zoals IT-leveranciersmanager, wervingsleveranciersmanager, IT-projectmanager, IT-technisch projectmanager en eigenaar van zakelijke relaties met leveranciers. Leveranciersbeheer is ook een vaardigheden die vaak nodig is voor rollen als IT-manager en IT-operationsmanager.
Hoewel de functiebeschrijving voor leveranciersmanagementrollen zal variëren afhankelijk van de rol en het bedrijf, zijn er enkele algemene verwachtingen waarop u zich kunt voorbereiden. Voor banen voor leveranciersbeheer is doorgaans het volgende vereist:
- Leveranciers onderzoeken en leveranciersrelaties beheren
- Onderhandelings- en communicatieve vaardigheden
- Mogelijkheid om samen te werken met externe partners en leveranciers
- Inzicht in hoe u de behoeften van de dienstverlening kunt afstemmen op de bedrijfsdoelstellingen
- Bereidheid om tegen KPI’s te werken
- Mogelijkheid om nieuwe processen voor het beheer van leveranciers te wijzigen of te ontwikkelen
- Contracten uitvoeren en navigeren in contractverlengingen
- Handhaving van de naleving van de algemene voorwaarden
Salaris voor leveranciersmanagement
Het gemiddelde salaris voor een IT-leveranciersmanager is $ 130.183 per jaar, volgens gegevens verzameld door PayScale. De gerapporteerde salarissen variëren van $ 51.000 tot $ 147.000 per jaar, met een gemiddelde jaarlijkse bonus van $ 15.484.
Certificeringen voor leveranciersbeheer
Er zijn certificeringen die u kunt verdienen om uw kennis met leveranciersbeheer te valideren, waaronder certificeringen die specifiek zijn gericht op risicobeoordeling, contractbeheer en relatiebeheer.
Beschikbare certificeringen zijn onder meer:
- Gecertificeerde externe risicobeoordelaar (CTPRA)
- Certified Third Party Risk Professional (CTPRP)
- Compliance Education Institute: Vendor Management Certificering (CRVPM)
- International Association for Contract & Commercial Management (IACCM) Supplier Relationship Management (SRM) certificering
- Certificeringsprogramma voor leveranciersrelatiebeheer (SRM)
Opleiding en training voor leveranciersbeheer
Er is een breed scala aan cursussen beschikbaar, zowel online als persoonlijk, die u kunt volgen om vaardigheden op het gebied van IT-leveranciersbeheer te ontwikkelen of op te frissen, waaronder:
- Global Knowledge Vendor Management-training
- International Associate of Information Technology Asset Managers (IAITAM) Vendor Management Advanced Study-cursus
- International Computer Negotiations (ICN) Cloud contracting cursus
- International Computer Negotiations (ICN) Bootcamp voor IT-contracten
- PM College Vendor Relationship Management-cursus
- De Training Associates (TTA) Vendor Management training
