Het is moeilijk te geloven dat een paar jaar geleden videogesprekken vooral iets waren waarvoor mensen naar een speciale vergaderruimte gingen. Nu is het voor velen van ons elke vergadering, elke dag, op al onze apparaten.
Hoewel de wereld in recordtempo op videovergaderingen is gesprongen, weet iedereen die de hele dag achter elkaar aan videovergaderingen heeft gezeten dat dit niet het wondermiddel is.
Google werkte onlangs samen met Economist Impact om werknemers te onderzoeken hoe de plotselinge verschuiving naar thuiswerken hen had beïnvloed.
Uit het onderzoek bleek dat hoewel 72% van de mensen zegt dat virtuele vergaderingen de inclusie en participatie verbeteren, 68% ook zegt dat er om te beginnen te veel virtuele vergaderingen zijn.
Het is duidelijk dat er behoefte is aan nieuwe manieren om spontaan verbinding te maken.
De terugkeer naar ganggesprekken
Vóór de pandemie waren snelle gangchats, koffiemomenten en zelfs je hoofd boven een bureauverdeler steken om een vraag te stellen, verantwoordelijk voor veel van de stille doorbraken die door teams werden gemaakt.
Dat heeft zich niet goed vertaald naar werken op afstand – in feite bleek uit een CIO.com-enquête die in november 2021 werd gehouden dat de twee grootste zorgen over werken op afstand door Australische managers waren “moeite met het handhaven van een sterke organisatiecultuur” en “moeite met het onderhouden van ‘koffiechat / gang’ type samenwerking”.
Google heeft hard gewerkt om dit soort spontane samenwerking mogelijk te maken, ongeacht of mensen op afstand of op kantoor werken.
In Google Workspace zijn documenten ontworpen om door meerdere mensen live online te worden bewerkt.
Dit neemt het stop-startkarakter weg van het e-mailen van documenten van persoon tot persoon, waarbij elke persoon op het document blijft zitten totdat ze tevreden zijn met hun deel. In plaats daarvan kan iedereen live aan hetzelfde document werken.
We bouwen Google Meet-videogesprekken ook rechtstreeks in Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties in, en deze functie zal in de eerste helft van 2022 beschikbaar zijn.
Dit betekent dat iedereen die tegelijkertijd een document aan het bewerken is, een snelle audio- of videochat kan hebben in plaats van een vergadering te moeten plannen, zodat iedereen meer uit zijn dag kan halen zonder deze te blokkeren met eindeloze virtuele vergaderingen van een half uur.
Canva, het Australische bedrijf voor online ontwerp- en publicatiesoftware, zegt dat het gebruik van Google Workspace initiatieven heeft mogelijk gemaakt zoals elke week een vergadervrije dag. “Om ons team in staat te stellen diepgaand werk te doen, hebben we een terugkerende wekelijkse Agenda-uitnodiging die een hele dag vrij houdt van vergaderingen in het hele bedrijf”, legt Jeff Lai, Canva’s Internal Infrastructure Specialist, uit.
Er goed uitzien
Tachtig procent van het wereldwijde personeelsbestand zijn frontliniewerkers zonder bureau: artsen, verpleegkundigen, makelaars, veldingenieurs, transport- en logistieke teamleden.
Maar slechts 35% van de eerstelijnswerkers zegt over de technologie te beschikken die ze nodig hebben om hun werk goed te doen. Vaak moeten ze terminals delen en hebben ze mogelijk geen eigen netwerk-ID of e-mailadres.
Google doet veel om eerstelijnswerkers te helpen de technologie te krijgen die ze nodig hebben, maar met name bedrijven die Google Glass-headsets hebben gebruikt, hebben aanzienlijke productiviteitsverbeteringen gezien.
Werknemers van een GE Renewable Energy-fabriek dragen bijvoorbeeld Google Glass-apparaten die hen instructies geven over het correct installeren van onderdelen zonder dat ze de gedrukte of online documentatie hoeven te raadplegen.
Uit een onderzoek bleek dat de eerste keer dat werknemers Google Glass gebruikten, ze hun taken 34% sneller konden voltooien dan bij de oude manier van werken.
Google Meet is nu ook beschikbaar in open bèta voor Google Glass Enterprise Edition 2. Wanneer een Google Glass-drager verbinding maakt met een vergadering, krijgen andere deelnemers een beeld van de naar voren gerichte camera van de headset.
Dit betekent dat teamleden elders een ‘first person perspectief’ kunnen krijgen van waar de drager naar kijkt – ideaal voor het op afstand oplossen van een technisch probleem of het assisteren bij de diagnose van een patiënt in een medische omgeving.
Om dit te laten slagen, moet deelname aan Google Meets op Google Glass natuurlijk heel eenvoudig zijn. Vastgoedbedrijf CBRE vertelde Google al vroeg dat ze niet wilden dat hun teamleden technische experts moesten worden om videosamenwerking op deze manier te gebruiken.
Dus Google heeft eraan gewerkt om het deelnemen aan vergaderingen uiterst eenvoudig te maken: de Google Workspace-integratie op Google Glass betekent dat mensen in het veld met slechts een paar tikken rechtstreeks in hun agenda kunnen deelnemen aan Google Meets. Er zijn geen complexe vergadercodes vereist.
Vergaderingen inclusiever maken
Google is erop gericht om echte, live samenwerking nooit meer dan een klik verwijderd te maken in elke Google Workspace-app, maar videovergaderingen blijven een belangrijke manier voor teams om samen te komen.
We hebben samengewerkt met ons brede ecosysteem van partners om hardware te ontwikkelen die videovergaderingen voor iedereen beter maakt, of het nu ‘in de kamer’ is of op afstand werkt. Het Google Jamboard is bijvoorbeeld een digitaal whiteboard waarmee mensen in de kamer op het scherm kunnen tekenen, waarbij deelnemers op afstand (of in de kamer) kunnen toevoegen en bewerken vanaf hun eigen apparaten.
We hebben ook van klanten gehoord dat het niet optimaal is om in een vergaderruimte met slechts één videoscherm te zitten nu mensen gewend zijn aan virtuele vergaderingen waar ze gewend zijn om hun eigen videotegel te hebben en volledige controle over documenten alleen apparaten.
Met de Google Meet Companion-modus (in preview) kunnen deelnemers aan een vergadering deelnemen aan een vergadering in dezelfde ruimte op hun laptop of telefoon en volledig deelnemen aan de vergadering, zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken over echo’s van audiofeedback of de noodzaak om constant het geluid in en uit te schakelen.
Individuen kunnen vanaf hun eigen laptop presenteren en deelnemen aan online functies van de vergadering, zoals opiniepeilingen, digitale whiteboards en live samenwerken aan documenten op hun eigen scherm.
Iedereen digitaal gelijk maken betekent dat iedereen dezelfde kans heeft om deel te nemen, of je nu op kantoor werkt of op een externe locatie.
Meer informatie over de nieuwste hardware voor Google Meet
