Geconfronteerd met de mogelijkheid van een economische recessie, voelde een van ’s werelds toonaangevende bedrijven in de professionele dienstverlening de urgentie om zijn grip op uitgavenbeheer te verbeteren – de praktijk van het volledig begrijpen en beheren van leveranciersrelaties en bedrijfsaankopen.
Met 738.000 werknemers en $3,8 miljard aan servicecontracten was het voor Accenture van cruciaal belang om niet alleen elke uitgegeven dollar te identificeren, maar ook te beoordelen of de organisatie elke uitgave volledig benutte.
Maar er heerste een gevoel van frustratie in het bedrijf, omdat inkoopteams klaagden over het beperkte inzicht in de contractvoorwaarden en de uitdagingen bij het volgen van werkverklaringen (SOW-overeenkomsten), afspraken waarin doelen werden gespecificeerd en deadlines die van externe werknemers werden verwacht.
De capaciteit om de SOW-contracten te genereren en de service-uitgaven effectief te beheren, was afhankelijk van de regio, aangezien elke regio afhankelijk was van verschillende processen en documentatievereisten.
Onvoldoende zichtbaarheid van de uitgaven aan diensten verhoogde ook de blootstelling aan lokale wettelijke en regelgevende risico’s.
Op dezelfde manier waren klanten ontevreden over een inkoopproces dat onsamenhangend en inflexibel was wanneer snelle veranderingen nodig waren.
Er waren verbeteringen nodig en de deadline was krap.
“Inkoopfuncties vereisen veel tijd en moeite om met leveranciers samen te werken om te onderhandelen over het beste contract met de beste voorwaarden”, zegt Patricia Miller, interim Chief Procurement Officer (CPO) van Accenture, “maar als we de geleverde service niet kunnen vergelijken met Hoe kunnen we ervoor zorgen dat de zuurverdiende onderhandelingsvoorwaarden worden toegepast?”
Om dit dilemma te verlichten, lanceerde Accenture een campagne om een krachtige, dynamische inkoopfunctie op te bouwen om meer waarde te ontsluiten door buitengewoon inzicht te bieden in de uitgaven aan diensten.
De wereldstandaard razendsnel
Accenture, gevestigd in Dublin, Ierland, is gespecialiseerd in strategieën, advies en activiteiten op het gebied van digitale, cloud- en beveiligingstechnologie en bedient meer dan 40 industrieën in meer dan 120 landen.
Nu het bedrijf een nieuw platform bedacht om de uitgaven aan diensten effectief te beheren, werd het gedwongen zijn implementatiesysteem te veranderen.
Voorheen was de planning van de implementatie arbeidsintensief en vergde aanzienlijke tijd en investeringen. Het langdurige proces vertraagde de feedback over het ontwerp van de oplossing, evenals de levertijden bij wijzigingen.
Toch had Accenture een betrouwbare, langdurige partner in de enterprise resource planning (ERP)-softwarepionier SAP, die de oplossingen van het bedrijf voor het eerst in 2004 adopteerde.
Toen Accenture voor de nieuwste uitdaging stond, koos het voor SAP Fieldglass, een leveranciersbeheersysteem voor de inkoop van diensten en de organisatie van extern personeel, om rapportage en analyses te bieden.
Naast de implementatie van een mondiaal standaardsjabloon – in plaats van een verscheidenheid aan landspecifieke prototypes – zou de oplossing worden aangepast om te voldoen aan lokale facturerings- en wettelijke en regelgevende vereisten.
Van indiening tot betaling zou niet alleen de doorlooptijd worden verkort, maar de samenwerking en communicatie met leveranciers stonden op het punt een ongekend niveau te bereiken.
Voldoen aan veranderende markten en zakelijke eisen
De functie werd in 2020 ingezet tijdens de eerste van vele uitrol per land.
Hoewel de typische technologie-implementatie gemiddeld een jaar per land had geduurd, zorgde de versnelde tijdlijn ervoor dat veertien landen de oplossing binnen twaalf maanden konden gaan gebruiken.
Er werd ook een wereldwijd managementteam gevormd om de inspanningen te ondersteunen.
Gezien het belang van de implementatie was constante feedback nodig, en de verbeterde technologie versterkte het niveau van de dialoog, waardoor zowel de testactiviteiten als het vermogen om de vereiste veranderingen door te voeren werden gestroomlijnd.
Tegenwoordig is de inkoopafdeling van Accenture beter uitgerust om te voldoen aan de veranderende markt- en zakelijke eisen dan ooit tevoren.
Voor het eerst heeft Accenture een beter inzicht in het ‘verborgen’ personeelsbestand dat verband houdt met zijn serviceactiviteiten. Omdat externe werknemers niet altijd aan traditionele profielen voldoen, kunnen gebruikers contractinformatie verzamelen om specifieke werknemers aan hun individuele vaardigheden te koppelen.
Jane M. Kennedy, Global External Management Director voor Accenture, legt uit: “Vandaag hebben we veel bewezen… zichtbaarheid voor het management (dankzij) een online oplossing die aansluit bij het soort betrokkenheid van elke werknemer.”
Leveranciers merkten het gemak op van de overstap naar SAP Fieldglass en het tempo waarin hele bedrijven het platform konden adopteren.
Momenteel hebben 2.000 leveranciers het systeem geïmplementeerd, terwijl jaarlijks $ 1 miljard aan dienstenuitgaven via deze functie worden beheerd, wat resulteert in een transparantere toeleveringsketen en aanzienlijke kostenbesparingen.
Dat geldt ook voor de lagere kosten voor documentopslag in regio’s waar de inkooppraktijk voornamelijk op papier was gebaseerd.
Gebruikers melden een 99% grotere nauwkeurigheid en een foutreductie van 7% per 10.000 SOW’s.
Voor het creëren van een wereldwijd standaard inkoopproces door middel van de ontwikkeling van een nieuwe oplossing, werd Accenture onderscheiden als finalist bij de SAP Innovation Awards 2023, een jaarlijkse ceremonie ter ere van organisaties die SAP-technologieën gebruiken om het bedrijfsleven en de samenleving te verbeteren. Je kunt hun pitchdeck lezen om te zien wat ze hebben bereikt om deze eer te verdienen.
