Door Scott McMaster
De essentie van zinvolle bedrijfscommunicatie – of het nu gaat om toegang tot gevoelige gegevens of om het verzenden van vertrouwelijke berichten – ondergaat nu een van de grootste verschuivingen in decennia.
Dit komt grotendeels door de hybride werkplek, die voor verschillende mensen verschillende dingen betekent. Het kan de enorme toename van afgelegen locaties in maart 2020 betekenen (een aantal dat sindsdien licht is afgenomen, maar niet significant). Het kan ook de sterke versnelling betekenen van de trend naar meer gegevensverschuiving naar de cloud of, zoals bij de meeste ondernemingen, meerdere clouds. Het kan ook een toename betekenen van gevoelige gegevens die in beide richtingen stromen – met mogelijke gevolgen voor compliance en cyberbeveiliging – met allerlei externe partners, waaronder distributeurs, leveranciers, aannemers, consultants, financiële instellingen en grote klanten. Eerlijk gezegd omvat de hybride werkplek al het bovenstaande.
Maar dat zijn allemaal slechts de elementen van de infrastructuur van de hybride werkplek. Wat de hybride werkplek betekent voor IT en de getroffen lijn van bedrijfsleiders, is hoe ze willen dat gebruikers omgaan met die omgevingen en al die verschillende vormen van gegevens. Die leidinggevenden willen dat interacties naadloos en zeer intuïtief zijn. Maar belangrijker is dat leidinggevenden die interacties zo dicht mogelijk bij elkaar moeten houden, aangezien gebruikers zich door verschillende omgevingen bewegen. Dat betekent dat een gebruiker die probeert te communiceren op een mobiel apparaat, waarschijnlijk met iOS of Android, op dezelfde manier moet kunnen communiceren op een Windows-bureaublad. Die interactie zou hetzelfde moeten zijn, of de gegevens nu op die computer aanwezig zijn, worden geopend vanaf de locatie, een enterprise cloud of vanaf de servers bij een van de duizenden zakenpartners. Dat is de enige manier waarop de onderneming de vereiste efficiëntie en productiviteit zal bereiken.
Het is moeilijk om dat niveau van interactie/GUI-consistentie over meerdere besturingssystemen, meerdere apparaten/servers en een groot aantal applicaties te behouden. Inderdaad, hoe intuïtiever en schoner de GUI aan de voorkant is, hoe geavanceerder en complexer de codering aan de achterkant.
Dat betekent dat een echt functionele en productieve hybride werkplek classificaties van tools en technologieën nodig heeft om naadloze overgangen van een breed scala aan systemen mogelijk te maken. Training is van cruciaal belang, waar gebruikers het systeem moeten begrijpen en waar de middelen zich bevinden.
Trainingsstrategieën kunnen echter ingewikkeld worden. Voor bijna alle zakelijke apps heeft de gemiddelde gebruiker slechts toegang nodig tot een klein percentage van de mogelijkheden van de app. Om precies te zijn, tijdens normale operaties hebben ze slechts toegang nodig tot een klein percentage van de functionaliteit, hoewel er enkele mogelijkheden zullen zijn die die gebruikers nodig zullen hebben, maar ze zullen deze zelden gebruiken. Zullen ze zich die zelden gebruikte functionaliteit zes maanden na de training herinneren? Sommigen pleiten ervoor om gebruikers te trainen in wat ze het meest nodig hebben en later aanvullende training aan te bieden voor meer zelden gebruikte mogelijkheden.
Training heeft een andere laag van complexiteit. Ervan uitgaande dat de naadloze operaties op alle benodigde platforms perfect zijn afgestemd, hoeven gebruikers – op papier – maar één keer te worden getraind. De realiteit is echter dat cloudapplicaties de neiging hebben om voortdurend mogelijkheden toe te voegen, te verwijderen en aan te passen. Voor sommige enterprise cloud-applicaties gaat er amper een week voorbij zonder dat er ergens iets verandert.
Die veranderingen zouden kunnen worden aangepakt door veel frequentere training te geven, maar bedrijven moeten overwegen of memo’s die nieuwe mogelijkheden benadrukken en hoe ze toegang kunnen krijgen, voldoende kunnen zijn. Training is strategisch van cruciaal belang op de lange termijn, maar kan op korte termijn worden gezien als een ondermijning van de productiviteit en efficiëntie.
Gebruikers zijn dol op het feit dat nieuwe technologie hen in staat stelt om op afstand te werken en effectief te communiceren, maar ze worden niet vaak gemaakt om de implicaties te begrijpen van het gebruik van alternatieve technologie of het omzeilen van hun bedrijfsbeveiligingsbeleid. Het is volkomen logisch om een nieuwe router aan te vragen om de LAN-snelheid in de werkgroep van die gebruiker te verhogen. Maar als IT een achterstand heeft, is een router van Amazon of Target niet de oplossing. Schaduw-IT wordt gedaan voor het gemak van gebruikers, ten koste van de bescherming van die gebruikers, andere gebruikers en de onderneming zelf.
De meeste cloudmogelijkheden zijn onbenut en veel cloudgebruikers worden meer afgeleid door de technologie dan dat ze er gebruik van maken. Door gebruikers beter op te leiden, kunnen werkgroepen niet alleen veel productiever zijn – terwijl ze die gegevens ogenschijnlijk beter beschermen – maar het zal ook de algehele efficiëntie van de onderneming ten goede komen.
Deze hybride werkplekverschuiving heeft veel mogelijkheden voor het delen van gegevens en communicatie toegevoegd aan het personeelsbestand, maar het beroofde die gebruikers ook van een aantal. De gesprekken over de waterkoeler/gang zijn geslonken. Gebruikers moeten nu hun denken veranderen en dezelfde gesprekken voeren via digitale middelen.
Waarom is digitaal beter? Ten eerste worden die gesprekken nu vastgelegd en kunnen ze worden geanalyseerd en opgeslagen. Die analyse en opslag is goed nieuws voor kennisbeheer, naleving, juridische ontdekkingsreacties en een tiental andere doeleinden. Die analyse en opslag is ook goed nieuws, want die discussies zijn nu afgeschermd en niet toegankelijk voor iedereen die geen deel had moeten uitmaken van dat gesprek.
Al decennia lang is een van de belangrijkste doelstellingen bij inkooptoepassingen best-of-breed. Maar op de hybride werkplek van vandaag neemt de best-of-breed een strategische tweede plaats in voor connectiviteit. Kortom, de beoordeling voor hoe goed software goed samenspeelt met anderen wordt strenger. Dit betekent niet dat toepassingen van lagere kwaliteit nu prioriteit moeten krijgen. Dat zouden ze niet moeten doen. Het betekent echter wel dat applicaties moeten worden ontworpen om goed samen te werken met anderen. Gelukkig gaan veel ISV’s al snel in deze richting.
Zelfs dat moet rekening houden met het feit dat legacy-applicaties, met name legacy-applicaties van eigen bodem en legacy-applicaties die jaren geleden zijn verkregen via acquisities, opnieuw moeten worden onderzocht, met het oog op het verbeteren van de interoperabiliteit. CIO’s en CISO’s moeten rekening houden met dit onderdeel van hun tijdlijnstrategie. Een tijdlijnstrategie is er een die zich richt op het integreren van het verleden (die legacy en applicaties van eigen bodem) en op de voorbereiding op de toekomst.
Voorbereiden op de toekomst is zeer winstgevend, maar ook moeilijk. Het houdt in dat u begrijpt waar de onderneming nu staat en waar de onderneming over 18 maanden verwacht te zijn, en dat vervolgens bovenop de toekomstige productplannen van uw belangrijkste bedrijfsapplicaties te leggen. Het kan geen kwaad om ook rekening te houden met waarschijnlijke toekomstige nalevingsvereisten, vooral als de onderneming overweegt om naar of uit geografische of verticale gebieden te verhuizen.
Soms heeft die toekomstbestendigheid hulp nodig van externe consultants. Neem vandaag nog contact op met NTT om te ontdekken hoe ons Managed Network Services-team kan helpen uw organisatie te transformeren en toekomstbestendig te maken.
