Goed nieuws: je hebt een sollicitatiegesprek gekregen voor een baan als projectmanager. Misschien is het de eerste stap in een nieuwe carrière, of misschien ben je een doorgewinterde premier die op zoek is naar groenere weiden. Hoe dan ook, je hebt je cv door de hoepels gekregen en hebt nu de kans om met echte mensen te praten over je kwalificaties voor deze baan.
Interviews kunnen een beetje zenuwslopend zijn, dus het is essentieel om van tevoren een idee te hebben waar u naar wordt gevraagd om een goede indruk te maken. We spraken met een reeks loopbaanspecialisten en coaches, samen met mensen die projectmanagers hebben begeleid en ingehuurd, om inzicht te krijgen in het soort vragen dat je kunt verwachten bij een sollicitatiegesprek met PM – en hoe je je moet voorbereiden om ze te beantwoorden.
1. Wat weet je?
Het zullen niet de meest vlezige vragen zijn, maar u wordt gevraagd om basiskennis over projectbeheer en het vakgebied waarin u zou werken aan te tonen als u wordt aangenomen. “Als u zich in de IT-wereld bevindt, moet u bereid zijn vragen te beantwoorden over software waarmee u vertrouwd bent voor projectbeheer”, zegt Sara Hutchison, een executive cv-schrijver met een achtergrond in het werken met IT-professionals en een CompTIA Project+-certificering.
Zelfs als je geconfronteerd wordt met fundamentele feitelijke vragen, moet je proberen om enige analytische flair te tonen. Bijvoorbeeld, zegt Hutchison, toen hem werd gevraagd naar projectmanagementsoftware: “Als je meerdere softwarepakketten kent, kun je dan de voor- en nadelen van elk bespreken? Je moet ook bereid zijn om te praten over hoe je op de hoogte blijft van de nieuwste technologie op deze gebieden.”
Dat gezegd hebbende, dit is geen popquiz waarvoor je 100 moet scoren; hoe je omgaat met een vraag die je opwerpt, kan onthullend zijn over je karakter en capaciteiten. Cynthia Davis, mede-oprichter van wervingsplatform Diversifying.io, zegt dat ze in een sollicitatiegesprek zou zoeken als een kandidaat “open genoeg is om te zeggen: ‘Ik weet het niet, maar hier is hoe ik me kan ontwikkelen Dat.'”
2. Wat weet je over het bedrijf waar je solliciteert?
Als het gaat om je potentiële nieuwe werkgever, moet je volgens Davis zo snel mogelijk op de hoogte zijn. “In een sollicitatiegesprek zou de kandidaat moeten aantonen dat ze de functie waarvoor ze solliciteren hebben begrepen en de tijd hebben genomen om het bedrijf te onderzoeken en aan te tonen dat dit de juiste rol voor hen is”, zegt ze.
Onthoud echter dat een sollicitatiegesprek tweerichtingsverkeer is en ook een gelegenheid voor u om vragen te stellen. Hoewel je zoveel mogelijk moet weten over het bedrijf en de functie waarvoor je solliciteert, kun je slechts enkele details te weten komen – en hoe je precies bij de rekening past – door ernaar te vragen tijdens het interview ; hiermee laat je zien dat je het werk serieus neemt.
“Het is belangrijk om het waarom achter de functie te achterhalen”, zegt Tushar Gadhia, praktijkdirecteur consulting bij Synoptek. “Dit zal je helpen om de juiste mindset voor de specifieke baan te bepalen. Moet je als change agent binnenkomen en dingen ongedaan maken die de voorganger in gang heeft gezet of niet kon bereiken? Aan de andere kant, als de zaken niet problematisch waren, zou het bedrijf een premier kunnen inhuren om in de plooi te komen en zich af te stemmen op de processen die ze al hebben. Precies begrijpen wat het bedrijf van een PM nodig heeft, is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat u de juiste persoon voor de functie bent en weet wat er van u wordt verwacht.”
3. Wat is uw proces?
Ervan uitgaande dat u door de filters bent gegaan om een sollicitatiegesprek te krijgen, zijn uw potentiële werkgevers er waarschijnlijk gerust in dat u de basisfeiten kent — de wat – dat je het werk moet doen. Waar ze je over willen horen praten, is de hoe: jouw proces als manager om teams te helpen projecten tot een goed einde te brengen, en de mindset erachter.
De manier waarop u compromissen benadert, is bijvoorbeeld een belangrijk onderdeel van uw werkfilosofie. Tim Bailey, vice-president van global consulting bij Deltek, zou kandidaten vragen: “Hoe bepaal je bij het beheren van een project welke van de drievoudige beperkingen – reikwijdte, planning, kosten – het belangrijkst is?”
U moet ook bereid zijn om vragen over uw leiderschapsstijl te beantwoorden. Omdat je de leiding hebt over een team, zal dit een van de meest cruciale onderdelen van het interview zijn. Dave Garrett, Chief Strategy and Growth Officer bij het Project Management Institute (PMI), geeft een voorbeeld van het soort dingen dat een personeelsmanager wil weten:
- “Hoe leid en beïnvloed je mensen zonder gezag? Omdat projecten vaak cross-functioneel zijn, hebben je teamleden een andere ‘baas’ en heeft je project niet altijd de hoogste prioriteit voor andere stakeholders.”
- “Ben je een snelle studie? Omdat projecten over elk onderwerp kunnen gaan en je effectiever kunt zijn als je snel over het onderwerp leert en begrijpt wat belangrijk is.”
- “Hoe bepaal je welke aanpak je gaat gebruiken?? Omdat projectteams veel benaderingen kunnen toepassen: voorspellend, agile, design thinking en meer, afhankelijk van de uitdagingen waarmee ze worden geconfronteerd.”
U kunt ook de kans krijgen om te praten over hoe u het werk van een PM in meta-zin benadert. Debra Wheatman, president van Careers Done Write, zegt dat dergelijke vragen als volgt kunnen worden geformuleerd: “Heb je de projectmanagementprocessen in je bedrijf verbeterd? Wat heb je aanbevolen of geïmplementeerd? Wat waren de resultaten?”
David Ciccarelli, tech-ondernemer en CEO van Voices, wordt een beetje meer cerebraal als hij PM-kandidaten interviewt. “Ik probeer de kandidaten via het proces te begrijpen of een idee te krijgen van hun mentale modellen waarop ze vertrouwen om snellere, slimmere beslissingen te nemen”, zegt hij. “Een vraag kan zijn: ‘Zijn er mentale kaders die je gebruikt om je besluitvormingsproces te versnellen?’ Mentale modellen zijn gewoon kaders die patronen identificeren en een persoon helpen een moeilijke situatie op een voorspelbare manier op te lossen. Weten dat een kandidaat een toolkit heeft, is een teken dat hij snel aan de slag gaat en een positieve impact gaat maken.”
4. Wat heb je gedaan?
Het kan moeilijk zijn om te voorspellen wat voor soort vragen je zult krijgen in een PM-interview. Maar er is er een die bijna gegarandeerd is: “Vertel me over een recent project.”
Dit is “een natuurlijke vraag om het ijs te breken”, zegt Alan Zucker, oprichter van Project Management Essentials. “Wees voorbereid om het project, je rol, de dingen die goed gingen en de uitdagingen die je tegenkwam te beschrijven. Uw eerste reactie zou minder dan twee minuten moeten zijn. Oefening. Blijf gefocust en op hoog niveau.”
En wees bereid om hier specifiek over te zijn. “Projectmanagers moeten voorbereid zijn om vragen te beantwoorden die betrekking hebben op echte ervaringen en uitdagingen en hoe ze deze hebben overwonnen”, zegt Garrett van PMI. “Vermijd hypothetische antwoorden die niet bewijzen hoe u op uw omstandigheden hebt gereageerd en deze hebt beheerd.”
Een deel van de details die u levert, moet eerlijk zijn over wanneer dingen minder dan perfect gingen. U kunt hierover specifieke vragen krijgen: “Vertel me over een moment waarop u zich overweldigd voelde door uw werkdruk” en “Kunt u een situatie beschrijven waarin u een deadline miste?” zijn twee voorbeelden die worden aangeboden door Mandy Bennett, directeur creatieve ontwikkeling bij Scorpion. U moet dit soort vragen gebruiken als een gelegenheid om te praten over hoe u tegenspoed hebt overwonnen.
“Een premier die tijdens een sollicitatiegesprek of beoordeling voelt dat elk project of elke opdracht waaraan ze ooit hebben gewerkt 100% van de tijd perfect is verlopen, kan een rode vlag zijn”, zegt Hutchison. “Dit is niet alleen hoogst onwaarschijnlijk, maar het stelt de personeelsmanager ook niet in staat te begrijpen hoe je leert van ervaringen uit het verleden, problemen oplost en verdergaat met wat er is gedaan om te voorkomen dat ze zich opnieuw voordoen. Gebruik deze voorbeelden uit het verleden als kansen voor u om uit te leggen hoe u kritiek opnam, verantwoordelijkheid nam voor een probleem en de juiste acties documenteerde.”
5. Wat kunt u ons over u vertellen?
Houd ten slotte één ding in gedachten over een sollicitatiegesprek: het is de enige kans die u en uw potentiële werkgevers krijgen om elkaar te beoordelen als mensen. Wees niet te persoonlijk, maar heb ook niet het gevoel dat u de hele tijd in het rijk van cijfers en softwarevaardigheden moet doorbrengen: interviewers zullen willen weten hoe uw persoonlijkheid zal passen bij de rest van het team. “De sleutel is om te laten zien dat je echt bent”, zegt Maziar Adl, CTO van Gocious. “Je wilt je prestaties kunnen verwoorden, niet alleen door een reeks datapunten en feiten op een rijtje te zetten, maar liever laten zien hoe deze items het bedrijf hebben geholpen te groeien. Leg uit hoe je met je team en in de hele organisatie hebt gewerkt om deze statistieken te bereiken.
“Werkgevers willen mensen die om hen geven, die karakter en integriteit hebben en die goed passen bij de bedrijfscultuur”, voegt Bailey van Deltek toe. “We zien graag hoe kandidaten aansluiten bij onze kernwaarden. Een paar goede vragen om op voorbereid te zijn, zijn: ‘Wat is belangrijk voor u buiten het werk?’ en ‘Wat waardeer je?’”
Zoals we al zeiden, is een interview een gesprek dat in beide richtingen gaat, en dit is je kans om soortgelijke vragen ook aan je interviewer te stellen. “Zoals we steeds vaker zien in de ‘Great Resignation’, is een van de belangrijkste redenen waarom mensen hun baan verlaten vanwege een giftige cultuur of baas”, zegt Tracy Podell, partner en executive coach bij Evolution, een professionele coaching- en bedrijf voor leiderschapsontwikkeling. “Je wilt specifieke gedragsvragen stellen over het team waarmee je gaat werken, zodat je beter kunt inschatten of het een cultuur is die bij je past. U kunt bijvoorbeeld vragen naar de bedrijfswaarden en naar voorbeelden van hoe deze zich afspelen in bedrijfsprocessen. Je kunt een voorbeeld vragen van hoe het team een recent conflict heeft aangepakt, enzovoort.”
Wat u uiteindelijk wilt, is een werkgever die geïnvesteerd heeft in uw carrière en u niet alleen ziet als een vervangbaar radertje. “Ik zou vragen waar de persoon heen wil en wat hij van het werk verwacht”, zegt Lovisa Stenbäcken Stjernlöf, leider identiteit en bestuur bij Advania Zweden. “Ik wil een idee hebben van wat je verder in je carrière wilt onderzoeken. Ik wil wat ambitie zien.”
Maar om dat respect te krijgen, moet je het verdienen, en dat betekent respect tonen tijdens het sollicitatieproces. Davis van Diversifying.io waarschuwt voor blunders die je moet vermijden: “De verkeerde bedrijfsnaam zeggen, de interviewer bij de verkeerde naam noemen en de vragen niet beantwoorden. Sommige dingen zijn specifiek voor interviews die via video plaatsvinden. Als u niet naar de camera kijkt, lijkt u ongeïnteresseerd – hetzelfde met het controleren van uw telefoon of het aannemen van een telefoongesprek. Het geeft de indruk dat je niet aanwezig bent en gefocust op het gesprek.” Op deze manier struikelen vertelt je interviewer zeker iets over jou – en niet iets dat ze willen horen.
