De afgelopen twee jaar waren stressvol voor veel senior technologiemanagers. Toen de pandemie begin 2020 voor het eerst toesloeg, haastten CIO’s en hun teams zich om technologieën in te zetten die mensen zouden ondersteunen die op afstand werken terwijl overheden hun burgers opsluiten.
Nu is hybride werk niet meer weg te denken, omdat mensen zich realiseren dat flexibelere werkomgevingen, waar ze afwisselend kantoor en huis afwisselen, zorgen voor een betere balans tussen werk en privé.
Maar voor CIO’s brengt dit een aantal uitdagingen met zich mee om te beslissen welke technologische infrastructuur deze omgevingen de komende jaren het beste zal ondersteunen en, belangrijker nog, hoe gegevens effectief zullen worden beveiligd met zoveel mensen die buiten de netwerkperimeter opereren.
Senior tech executives kwamen onlangs bijeen voor een lunch in Sydney om de IT-infrastructuuruitdagingen te bespreken waarmee ze de afgelopen twee jaar zijn geconfronteerd toen hun organisaties overstapten naar hybride werkomgevingen. Het gesprek werd gehost door CIO Australia en gesponsord door GoTo.
Lindsay Brown, vice-president en algemeen directeur, Azië-Pacific en Japan bij GoTo, zegt dat organisaties hebben moeten leren hun werkomgeving aan te passen om op afstand te kunnen functioneren. Dit heeft geresulteerd in een substantiële toename van technologie voor samenwerking en werken op afstand.
“Als dit wordt gecombineerd met reeds bestaande uitdagingen, wordt het opzetten van de juiste structuren en oplossingen essentieel om zakelijk succes te behouden”, zegt hij.
Een van de partners van GoTo, sportclub Sydney FC, verhuisde bijvoorbeeld uit een oud stadion toen de pandemie toesloeg en had een platform nodig waarmee de club zijn callcenter kon beheren om leden en partners te ondersteunen, ongeacht hun locatie of operatie, hij zegt.
Aan het begin van de pandemie, zegt Brown, moesten veel klanten vertrouwen op technologie en tools om in contact te blijven met hun klanten en hetzelfde serviceniveau te behouden als vóór de pandemie.
“De overgang moest snel zijn om het verlies te beperken, wat ertoe leidde dat veel bedrijven een verscheidenheid aan tools implementeerden zonder alle oplossingen in de markt goed te evalueren.
“Dit zorgde voor veel uitdagingen voor klanten, aangezien de kortetermijnwinst die velen zagen bij het implementeren van snelle oplossingen, uiteindelijk voor meer problemen met de bedrijfsvoering zorgde”, zegt hij.
Uit een recent onderzoek van GoTo en Frost en Sullivan bleek dat 31 procent van de uitdagingen met betrekking tot flexibel werken te wijten was aan software die niet altijd geschikt is voor het werk of niet altijd de juiste match is.
Klanten van GoTo meldden problemen zoals gebruikersfouten, problemen met het navigeren door gecompliceerde interfaces en het niet kunnen bereiken van ‘off-network’-apparaten.
“Te weinig presterende technologie maakte het niet alleen moeilijk voor werknemers van elk bedrijf, maar als ze er niet in slagen hun productiviteit te maximaliseren, loopt het bedrijf waarschijnlijk ook inkomsten mis”, zegt hij.
Francoise Gelbard, directeur bedrijfsontwikkeling en strategie bij HumanableCX, zegt dat de organisatie vanaf dag één een cloudgebaseerd SaaS-bedrijf is geweest, dus de overstap naar flexibelere werkmodellen had een minimale impact.
“We hebben altijd rekening gehouden met flexibele werkomgevingen en hoogopgeleide werknemers die autonoom kunnen werken, zegt Gelbard.
Wat echter ontbreekt in hybride modellen – of puur virtueel werken – zijn de ‘waterkoeler’-momenten van organische interactie en conversatie, zegt ze.
Gelbard zegt dat dit niet kan worden gerepliceerd in een online omgeving, hoewel er online HR- en werknemerssoftware is die kan helpen bij de onboarding en introductie van nieuwe medewerkers.
“We ontwikkelen ook programma’s voor medewerkersbetrokkenheid rond virtuele en zeer gepersonaliseerde beloning en erkenning van interne Net Promotor-scores bij onze klanten.
“Door dit investeringsniveau in deze virtuele tools blijven ze een cruciaal onderdeel van het hybride model, dat in de nabije toekomst lijkt te blijven bestaan. Voor de millennial- en alpha-werknemers van de toekomst zal dit deel uitmaken van de ‘norm’ zoals het sinds 2020 is met scholen en universiteiten”, zegt ze.
Fei Teng, chief technology officer bij MediRecords, zegt dat de softwareorganisatie is verhuisd naar een flexibele werkomgeving waar het personeel een mix van persoonlijke en zakelijke apparaten voor verschillende doeleinden gebruikt.
“We houden meer opgenomen vergaderingen die later kunnen worden bekeken door mensen die afwezig waren, doen meer online sociale activiteiten en ook over geestelijke gezondheid wordt vaker gesproken”, zegt Teng.
Teng voegt eraan toe dat er ook uitdagingen zijn op het gebied van IT-infrastructuur. Nieuwe werknemers kunnen aan boord komen zonder de juiste training voor beveiligingsbewustzijn, en een bedrijfscontinuïteitsplan kan afhankelijk zijn van een persoonlijke thuisopstelling, zegt hij.
Het was ook een uitdaging om bedrijfsbeleid te controleren dat afhankelijk is van individueel gedrag, zoals een ‘clean desk-beleid’, en het IT-team slechts een paar dagen de tijd te geven om mensen die op afstand werken in de hele organisatie te ondersteunen, voegt hij eraan toe.
De echte impact van hybride werken
Hybride werken heeft, als het effectief wordt uitgevoerd, tal van voordelen, zegt Elissa Pietrasanta, salesmanager, A/NZ en ASEAN bij GoTo.
“Het opent de deur naar grenzeloze samenwerking. Kantoren zijn niet langer een noodzaak, wat betekent dat werknemers nog steeds productief en verbonden kunnen zijn terwijl ze op afstand werken, wat een succesvollere zakelijke praktijk mogelijk maakt”, zegt Pietrasanta.
Ongetwijfeld, en nog belangrijker, hybride werk creëert veel voordelen voor het welzijn van werknemers. In een tijdperk van empowerment van werknemers is het absoluut noodzakelijk om een werkplek te creëren waar werknemers flexibeler kunnen werken, zegt ze.
“Als het op de juiste manier wordt uitgevoerd, stelt een hybride werkomgeving werknemers in staat om een gezondere balans tussen werk en privé te bereiken.”
Als het echter niet goed wordt gebruikt door bedrijven, kan hybride werken een negatief effect hebben op het welzijn van werknemers. Zonder de juiste samenwerkingsoplossingen en bedrijfsinitiatieven kunnen werknemers zich niet verbonden voelen, en altijd dicht bij werkstations zijn kan leiden tot een scheve balans tussen werk en privé naarmate de werkdruk toeneemt, zegt ze.
“Bovendien, als de technologiestapel van een bedrijf onvoldoende is, zijn ze onvoldoende voorbereid op cyberaanvallen, die exponentieel groeiden met de groei van hybride werk.”
GoTo’s Brown voegt eraan toe dat bedrijven die de bereidheid tonen om zich aan te passen aan nieuwe eisen en manieren van werken, aantrekkelijk zullen zijn voor werknemers. De stemming is veranderd met betrekking tot het soort werkplekken waarin mensen willen werken, en bedrijven die hybride werken omarmen, zullen veel succes boeken bij het behouden en aantrekken van personeel, zegt hij.
“Uit ons onderzoek bleek dat bijna de helft (44 procent) van de respondenten die werken vanuit een kantoor-model een aanzienlijk hogere omzet rapporteerde in 2021 dan in 2020, vergeleken met slechts 22 procent van de hybride werkorganisaties die een hogere omzet rapporteerden,” hij zegt.
Uw cyberbeveiligingshouding verbeteren
Ondertussen moeten organisaties goed kijken naar hun houding op het gebied van cyberbeveiliging nu de economie een nieuwe werkfase ingaat. Cyberdreigingen blijven groeien met 80 procent van de organisaties die vorig jaar door ransomware werden getroffen.
Gelbard van HumanableCX zegt dat haar organisatie ISO27001-certificering heeft sinds 2016, toen het begon te werken met banken, verzekeraars en andere financiële dienstverleners.
“We verwerken klantgegevens en verbinden onze API’s met hun CRM’s enz., dus we hebben altijd moeten voldoen aan de hoogste normen en zeer strikte nalevingsvereisten voor informatiebeveiliging en protocollen rond gebruikerstoegang en -authenticatie, codering en training voor bewustzijn van personeelsbeveiliging.
“We waren van tevoren goed voorbereid”, zegt ze.
GoTo’s Brown zegt dat cyberbeveiliging ontmoedigend kan zijn en hij stelt voor dat bedrijven oplossingen implementeren die alle remote werkende endpoints beveiligen en snel reageren op problemen en deze verminderen. Organisaties hebben ook een platform nodig dat gebruiksvriendelijk is en cyberbeveiligingsactiviteiten vereenvoudigt, zoals zero trust en multi-factor authenticatie.
“Bedrijven dragen een zware last wanneer ze hun werknemers op de juiste manier moeten beschermen vanuit het oogpunt van cyberbeveiliging, en ondersteuning door derden kan ongelooflijk waardevol zijn, vooral voor het MKB. Het is veel veiliger om hulp te vragen dan je bedrijf verkeerd voor te bereiden”, zegt hij.
