Overheidsorganisaties hebben de langste gemiddelde aankoopcyclus voor technologie in vergelijking met andere sectoren, waarbij aanbestedingswetten het inkoopproces ingewikkelder maken, volgens een rapport van Gartner.
Het rapport, dat is gebaseerd op een onderzoek onder 1.120 leidinggevenden, inclusief 79 werknemers in de publieke sector in de VS, Canada, Frankrijk, Duitsland, het VK, Australië en Singapore, toonde aan dat de gemiddelde koopcyclus voor overheidsinstanties 22 maanden is.
Dit in tegenstelling tot ten minste 48% van alle respondenten die zeiden dat hun koopcyclus voor technologie gemiddeld zes tot zeven maanden bedroeg.
“Technologie-acquisitie brengt uitdagingen met zich mee voor de publieke sector die niet vaak voorkomen in andere sectoren”, zegt Dean Lacheca, vice-president en analist bij Gartner.
“Elk rechtsgebied heeft zijn eigen aanbestedingswetten en -beleid, en daarbinnen kan elke instantie of afdeling zijn eigen interpretatie hiervan hebben. Het niet naleven van de regels kan ernstige gevolgen hebben, van ongewenste publiciteit tot persoonlijk risico op vervolging”, voegde Lacheca eraan toe.
Enkele van de andere redenen voor de vertraging zijn onder meer veranderingen in reikwijdte, onderzoek en evaluatie, en het bereiken van overeenstemming over budgettering.
Veel respondenten zeiden ook dat deze vertragingen optreden vóór het begin van het inkoopproces, waarbij ten minste 74% van de respondenten in de publieke sector beweert dat het ontwikkelen van een businesscase voor aankopen veel tijd kost.
Meer dan 76% zei dat wijzigingen in de reikwijdte die aanvullend onderzoek en evaluatie vereisten, ook een andere belangrijke factor waren die tot vertragingen leidde, zei Gartner, eraan toevoegend dat 75% van de respondenten het bereiken van overeenstemming over budgettering een belangrijk punt van zorg voor vertragingen bij de aankoopbeslissing noemde.
“Hoewel de aankoopcycli van de overheid lang kunnen zijn, is het belangrijk op te merken dat deze termijnen niet zijn vastgesteld”, zei Lacheca.
“De aanvankelijke geplande tijdlijnen kunnen vertraging oplopen als gevolg van een combinatie van zowel beheersbare als onbeheersbare factoren, vooral wanneer er geen externe deadlines zijn.”
Overheidsinkoopteams zijn groot
Een typisch inkoopteam in de publieke sector heeft 12 deelnemers, met verschillende niveaus van deelname aan het proces, zei Gartner, eraan toevoegend dat C-level executives van de overheid de neiging hebben om minder betrokken te zijn bij het technologie-aankoopproces in vergelijking met de particuliere sector om associatie te vermijden. met het proces en het creëren van de perceptie van politieke invloed in de uitkomst.
Dit maakt ook C-level executives van de overheid minder bereid om het proces te verdedigen als ze worden uitgedaagd door niet-succesvolle leveranciers of de media, aldus het onderzoeksbureau.
Verder toont het onderzoek aan dat inkoopteams in de publieke sector eerder bestaan uit operationeel personeel van een lager niveau, die optreden als materiedeskundigen die aanbevelingen doen aan hun C-suite.
Ten minste 68% van de respondenten in de publieke sector beweert dat een andere reden voor vertraging het onvermogen is om specifieke product- of implementatievereisten van de provider te verkrijgen, zei Gartner.
Het onderzoeksbureau voegt eraan toe dat organisaties in de publieke sector significant meer waarde hechten aan referenties van bestaande klanten dan kopers uit de niet-publieke sector, deels omdat organisaties in de publieke sector zelden rechtstreeks met elkaar concurreren en vaak gemeenschappelijke uitdagingen delen.
