Om een efficiëntere en gestroomlijnde onderneming te creëren, komen bedrijven vaak in de verleiding om gloednieuwe systemen in te voeren die grote verbeteringen beloven ten opzichte van de status-quo. Dit kan in sommige gevallen een haalbare strategie zijn – en het zal indruk maken op belanghebbenden die de zaken liever opschudden. Maar het heeft een prijs. Om het oude voor het nieuwe te verwisselen, zijn zware doses training nodig om iedereen op snelheid te krijgen, en dat is nog maar om te beginnen.
Er is nog een andere optie: optimaliseer wat je momenteel hebt. Met andere woorden, uw huidige systemen leveren misschien niet de best mogelijke ervaring voor uw gebruikers, maar u kunt dat veranderen.
Alvorens te beslissen of ze geheel nieuwe systemen of software willen aanschaffen, moeten bedrijven de bestaande systemen en processen volledig inventariseren. Het doel: om effectief te begrijpen waar efficiëntie kan worden gecreëerd door gewoon opnieuw te ontwikkelen wat u al heeft.
Deze blog onderzoekt hoe bedrijven hun systemen kunnen inventariseren en biedt best practices voor IT-teams met een klein budget die een nieuwe tool willen gebruiken. We zullen ook voorbeelden geven van het herschikken van een systeem om de prestaties te verbeteren.
Het belang van zelfanalyse
Zoals eerder opgemerkt, omvat de eerste stap het nemen van een volledig, 360-graden beeld van interne systemen om hindernissen te bepalen en hoe deze het beste kunnen worden overwonnen. Door een download te krijgen van de algehele prestaties en status van systemen, kan een beeld worden geschetst van waar processen vastlopen en de complexe redenen achter knelpunten die inefficiëntie veroorzaken.
Dit omvat ook het stellen van vragen als: Wordt deze technologie te weinig of te veel gebruikt? Is het slapend of actief? Is het nog in opdracht? Is het gepland om te worden ontmanteld? Hoeveel ruimte neemt het in beslag? Deze vragen helpen u bij de volgende stappen: hoe u verder kunt gaan of hoe u het gereedschap kunt aanpassen voor verbeterde efficiëntie.
Na een volledige beoordeling van interne systemen moeten teams met hun eerstelijnswerkers en zakelijke gebruikers praten over wat werkt en wat niet. Het is belangrijk om te onthouden dat veel IT- en bedrijfsleiders niet bekend zijn met de dagelijkse gang van zaken, wat betekent dat ze worden verwijderd uit de dagelijkse beslommeringen en problemen waarmee gebruikers worden geconfronteerd. Dit kan kennislacunes creëren waar het leiderschap denkt dat een systeem goed presteert. Maar de frontline-eindgebruiker heeft te maken met een hele reeks problemen, zoals bugs of systeemstoringen. Dit is wat communicatie zo belangrijk maakt.
Het creëren van een communicatiecultuur tussen eerstelijnswerkers en leiderschap is van het grootste belang, aangezien de eindgebruikers kunnen fungeren als een realtime pijplijn voor inzicht. Een manier om deze cultuur te bereiken is door regelmatig stand-up meetings te houden met medewerkers, onder leiding van mensen die al experts zijn in het gebruik van de systemen. Dit geeft directe toegang tot een materiedeskundige die goed thuis is in de technische details en die ideeën kan aandragen die misschien nog niet eerder zijn getest.
Opnieuw gereedschap aan de gang
Nadat de grondige analyse is voltooid, kunnen IT-teams aan de slag om hun systemen opnieuw in te richten om efficiënter en gestroomlijnder te werken. Alle processen en systemen die rechtstreeks van invloed zijn op klanten en inkomsten, moeten prioriteit krijgen, omdat ze vaak de meest cruciale datasets voor een bedrijf verwerken.
Na re-tooling is het van cruciaal belang om de huidige prestaties te toetsen aan de vorige prestaties om benchmarks vast te stellen. Tijdens de ontwikkeling moet er altijd een test-/bèta-fase zijn waarin de oude en nieuwe processen gelijktijdig werken; dit zorgt voor feedback over efficiëntie en wat wordt geaccepteerd door gebruikers. Vaak zullen bedrijven een nieuw systeem introduceren zonder het naast een bestaand proces te testen. Dit creëert een situatie waarin er geen benchmark is en het bedrijf tegen dezelfde uitdagingen kan aanlopen als voorheen.
Als het opnieuw ontworpen proces klantgericht is, moeten dezelfde vragen die intern worden gesteld met betrekking tot prestaties ook aan de consument worden gesteld. Feedback van klanten is essentieel, omdat ze naar een concurrent kunnen verhuizen als ze niet tevreden zijn met het nieuwe proces.
Rondkomen met een klein budget
Kleinere bedrijven met krappere budgetten zijn vaak eerder geneigd tot re-tooling. Grotere organisaties hebben doorgaans meer kapitaal te besteden aan nieuwe software en andere diensten, maar de kleinere organisaties moeten vaak aan de slag met wat ze hebben.
Een voorbeeld: een klant die nodes buiten gebruik heeft gesteld en de opslagcapaciteit wil vergroten. Het bedrijf voltooide de beoordeling, realiseerde zich dat hun nodes fysieke ruimte innemen en stelde vast dat ze meer opslagruimte nodig hadden. Nadat de knooppunten zijn ontmanteld en de rekenkracht is verwijderd, is een manier om dat systeem opnieuw te ontwikkelen en te gebruiken het gebruik van een op software gebaseerde opslagoplossing. Op deze manier betaalt het bedrijf alleen voor softwarelicenties die de opslagoplossing van de ontmantelde hosts laten draaien.
Omdat de huidige oplossing beperkt was door de ruimte en alleen werd gebruikt als een back-upoplossing voor de korte termijn, hielp de nieuwe opslagoplossing bij het opslaan van back-ups op de lange termijn om te voldoen aan de uitgestelde compliance-normen voor back-ups. Dit nieuwe idee verbeterde ook de huidige oplossing van het bedrijf door de doorvoer te verbeteren en de netwerkbandbreedte voor eindgebruikers te verminderen. Creatief denken en zelfanalyse als deze kunnen bedrijven van elke omvang helpen, vooral kleinere met kleinere budgetten.
Eerlijk kijken naar wat je hebt en systemen opnieuw inrichten is een trefzekere manier voor bedrijven om innovatie te blijven stimuleren zonder de bank te breken. Terwijl bedrijven druk uitoefenen om hun activiteiten te transformeren, is het nu tijd om naar uw systemen te kijken en manieren te vinden om de efficiëntie te verhogen door middel van re-tooling.
Lees hier meer over HPE PointNext Tech Care.
____________________________________
Over Kyler Johnson
Kyler Johnson is een Master Technologist bij HPE Pointnext, Global Remote Services. Hij heeft 10 jaar in de technologie gewerkt met een focus op innovatie, automatisering en consulting. Kyler streeft ernaar om ervoor te zorgen dat zijn klanten zeer tevreden zijn voor het heden en de toekomst. Als hij niet op de klant gefocust is, houdt hij van lezen, paardrijden en gamen.
