Online kunnen samenwerken met collega’s was essentieel voor bedrijven om te overleven tijdens de COVID-pandemie. Maar de waarheid is dat het essentieel is voor elk bedrijf, pandemie of niet.
Zoals veel bedrijven weten, doen samenwerkingstools niet altijd wat ze op de doos zeggen; wat goed klinkt op een specificatieblad, vertaalt zich niet altijd in echte samenwerking die iedereen gemakkelijk te gebruiken vindt.
Uit een onderzoek van Quadrant Strategies uit 2019 bleek dat 84% van de Google Workspace-gebruikers zei dat ze tijdens een vergadering samen met anderen documenten bewerken, maar dat slechts 69% van de Office 365-gebruikers dat doet.*
Evenzo zei 95% van de Google Workspace-gebruikers dat ze het gemakkelijk vonden om met andere mensen in hetzelfde document te werken, terwijl Office 365-gebruikers 11% minder kans hadden om dit te doen.
Er is natuurlijk veel gebeurd sinds die studie in 2019, inclusief de plotselinge wereldwijde verschuiving naar werken op afstand.
Google heeft Google Workspace iteratief verbeterd omdat de wereld de afgelopen twee jaar online heeft gewerkt. Deze snelle evolutie was mogelijk omdat Google Workspace een cloudeigen suite is – er zijn geen desktopclients die moeten worden gepatcht en bijgewerkt.
Google bouwt Google Meet bijvoorbeeld rechtstreeks in Documenten, Spreadsheets en Presentaties, dus tegen de eerste helft van 2022 zal elke organisatie die Google Workspace gebruikt, de mogelijkheid hebben voor haar gebruikers om een videochat te hebben, rechtstreeks in een document.
Hierdoor kan iedereen aan de telefoon het bewerkbare document in volledige getrouwheid zien, in plaats van het ‘scherm te moeten delen’ zoals velen van ons hebben moeten doen in stand-alone videobelclients.
Het maakt van het document een centrale werkruimte in de vergadering in plaats van slechts een bevroren momentopname te zijn die op de groep wordt geprojecteerd.
Linear, een Australische wereldleider op het gebied van klinische proeven in een vroeg stadium, zegt dat Google Workspace van cruciaal belang is geweest voor het succes ervan.
“Google Workspace is een fundamenteel onderdeel geweest van Linear’s technische klinische proefservice. Het heeft ons geholpen een digitaal ondersteunde cultuur op te zetten, nieuwe bedrijfsmodellen te testen en maakte deel uit van onze adaptieve reactie op de COVID-19-dreiging die ons de afgelopen 12 maanden aanzienlijk heeft doen groeien”, legt Jayden Rogers, Chief Executive Officer, uit.
Samenwerking die echt werkt
Het probleem met de oude manier van ‘samenwerken’ – documenten e-mailen tussen reviewers – is dat de volgende reviewer vaak aan een document blijft hangen totdat hij denkt dat het echt klaar is om vrijgegeven te worden aan de volgende reviewer. Dat is letterlijk hetzelfde als constant pauzeren in uw samenwerkingsproces.
Bedrijven hebben uiteindelijk meerdere kopieën van documenten die rondzweven, waarbij gebruikers later tijd besteden aan het zoeken naar de nieuwste versie (of erger nog, werken met verouderde versies die later handmatig moeten worden gecombineerd).
Google heeft altijd een andere filosofie gevolgd: dat er altijd maar één exemplaar mag zijn van een document waar mensen samen aan werken, en dat de nadruk moet liggen op het vroeg delen en constant samenwerken.
De bijgehouden wijzigingen en documentversiebeheer zijn er allemaal nog steeds – het is alleen dat de versies in het originele document worden bewaard en op elk moment kunnen worden doorzocht en hersteld.
Het concept om altijd maar één kopie van een document te hebben in plaats van meerdere versies die rondzweven, verandert vaak de efficiëntie van organisaties.
Het is een veel opener manier van werken; de informatie is er vroeg en mensen kunnen er vanaf het begin samen aan werken.
Organisaties die echte culturele verheffing willen, stappen doorgaans over naar Google Workspace vanwege de mogelijkheid om live samen te werken.
Deze snelle samenwerking is de reden waarom Woolworths voor zijn personeel heeft gekozen voor Google Workspace – een van de grootste in Australië.
“De overstap naar een cloudgebaseerde suite van tools is een belangrijk onderdeel van onze strategie om technologie te gebruiken om meer samenwerking, productiviteit en effectiviteit te bevorderen. In de komende 12 maanden zullen we Gmail, Google Agenda en Google Meet uitrollen voor het personeel in onze nationale en staatskantoren. Dit is de eerste fase van wat we hopen een bedrijfsbrede transformatie van onze werkplektechnologie zal zijn”, legt het bedrijf uit.
Samenwerken onderdeel maken van bedrijfsproces
Als de samenwerking eenmaal goed werkt, zal het personeel intuïtief willen samenwerken met klanten en zakenpartners. Dit kan zowel de grootste als de kleinste bedrijven ten goede komen.
Een team van een multinational kan een virtuele showroom creëren om klanten hun productassortiment te laten zien met Google Workspace zonder een IT-project van een half miljoen dollar.
Met Google Workspace Individual kan een kapper afspraken van klanten aannemen zonder dat er extra software nodig is. Hierdoor kunnen ze gemakkelijk pagina’s voor het boeken van afspraken opzetten en delen, mogelijk gemaakt door Google Agenda.
Medewerkers kunnen snel en veilig online formulieren instellen om gegevens te verzamelen en er gemakkelijk mee werken in hun bestaande, vertrouwde Google Spreadsheets-app, samen met automatische analyse en grafieken. Canva, het Australische online ontwerp- en publicatieplatform, heeft deze mogelijkheid van onschatbare waarde gevonden. Canva gebruikt Google Formulieren om – op wat Jeff beschrijft als ‘niet-oordelen’ – nieuwe ideeën, opmerkingen over kapotte processen of verbeterpunten vast te leggen. Deze opmerkingen en suggesties gaan rechtstreeks naar de oprichters en het senior management voor actie.
Teamleden die ideeën hebben over het verbeteren van bedrijfsprocessen, maar niet de businesscase hebben om een IT-project op te zetten, kunnen applicaties maken die informatie verzamelen, verwerken en resultaten opleveren aan de gebruiker, zonder een regel te hoeven schrijven code.
Samenwerking vormt de kern van elk bedrijf, maar vormt dit de kern van uw productiviteitssuite? Als u die mogelijkheid eenmaal in handen van uw team heeft gegeven, zult u merken dat uw bedrijf veel sneller zijn doelstellingen kan bereiken.
Meer informatie over het mogelijk maken van een echte culturele verbetering van live samenwerking door uw onderneming te versterken met Google Workspace.
* Het onderzoek is oorspronkelijk uitgevoerd in 2019, toen Google Workspace nog onder de naam ‘G Suite’ heette
