Definitie van analyse van de hoofdoorzaak
Root cause analysis (RCA) is een probleemoplossend proces dat zich richt op het identificeren van de oorzaak van problemen of fouten met als doel te voorkomen dat ze zich in de toekomst opnieuw voordoen. RCA maakt doorgaans deel uit van servicemanagementmethodologieën en -frameworks, zoals ITIL, TQM en Kanban, die gericht zijn op continue procesverbetering. Dit type analyse kan helpen bij het identificeren van fouten in IT-processen, mogelijke beveiligingsinbreuken en fouten in bedrijfsprocessen.
Wanneer een probleem wordt geïdentificeerd en verwijderd, wordt het als een “hoofdoorzaak” beschouwd als het voorkomt dat het probleem zich opnieuw voordoet. Als een probleem echter wordt weggenomen en het de uitkomst van de gebeurtenis beïnvloedt, maar niet op de beoogde manier, dan is er sprake van een ‘oorzakelijke factor’. RCA wordt meestal gebruikt om de oorzaak van software- of infrastructuurproblemen te vinden om de kwaliteit en efficiëntie van processen te verbeteren en daardoor tijd en geld te besparen. Elke mogelijke oorzaak in een bepaald proces wordt geïdentificeerd en geanalyseerd om ervoor te zorgen dat de organisatie de ziekte behandelt, in plaats van alleen de symptomen.
Reactief versus proactief probleembeheer
Reactief beheer en proactief beheer zijn de twee belangrijkste benaderingen die organisaties hanteren om problemen op te lossen en op te lossen. Met reactief beheer worden problemen snel opgelost nadat ze zich hebben voorgedaan, vaak ‘brand blussen’ genoemd. Het doel is om snel te handelen om problemen op te lossen en eventuele gevolgen van een probleem zo snel mogelijk te verlichten.
Proactief beheer daarentegen is erop gericht te voorkomen dat problemen zich opnieuw voordoen. Het is minder gericht op het snel oplossen van problemen, maar op het analyseren ervan om manieren te vinden om te voorkomen dat ze zich opnieuw voordoen. Dat is waar de analyse van de oorzaak om de hoek komt kijken. De methodologie is het meest geschikt om het doel van proactief probleembeheer te ondersteunen om onderliggende problemen te identificeren en op te lossen, in plaats van alleen te reageren op problemen wanneer ze zich voordoen.
Stappen voor analyse van hoofdoorzaken
Hoewel er geen strikte regels zijn voor het uitvoeren van een analyse van de oorzaak, kunnen bepaalde richtlijnen ervoor zorgen dat uw proces voor de analyse van de oorzaak effectief is. De vier belangrijkste stappen waarvan de meeste professionals het erover eens zijn dat ze essentieel zijn voor RCA om succesvol te zijn, zijn de volgende:
- Identificatie en beschrijving: Organisaties moeten eerst de fouten, fouten of gebeurtenissen identificeren die het probleem in kwestie hebben veroorzaakt en vervolgens gebeurtenisbeschrijvingen opstellen om uit te leggen wat er is gebeurd.
- Chronologie: Nadat deze problemen zijn geïdentificeerd, moeten organisaties een sequentiële tijdlijn van gebeurtenissen maken om de oorzaak en eventuele bijdragende oorzakelijke factoren beter te visualiseren. Hier is het belangrijk om de aard van het evenement vast te stellen, de impact die het had en waar en wanneer het probleem zich voordeed.
- Differentiatie: Zodra de volgorde van gebeurtenissen is vastgesteld, kunnen gegevens over een bepaald probleem worden gekoppeld aan historische gegevens uit eerdere analyses om de hoofdoorzaak, oorzakelijke factoren en niet-causale factoren te identificeren.
- Causale grafieken: Degenen die het probleem onderzoeken, moeten in staat zijn om belangrijke gebeurtenissen vast te stellen die verklaren hoe het probleem zich heeft voorgedaan en die gegevens om te zetten in een causale grafiek.
De analyse van de oorzaak is een systematische benadering voor het identificeren van problemen en vereist de inspanning van volledige teams om de analyse goed uit te voeren. Degenen die met de analyse zijn belast, werken meestal achteruit om te bepalen wat er is gebeurd, waarom het is gebeurd en hoe de kans dat het opnieuw gebeurt, kan worden verkleind. Ze kunnen getriggerde acties traceren om de hoofdoorzaak te vinden die de kettingreactie van fouten in een proces heeft veroorzaakt om het te verhelpen. Deze stappen helpen het proces te begeleiden en geven organisaties een kader voor het succesvol uitvoeren van een oorzaakanalyse.
Methoden voor analyse van hoofdoorzaken
RCA is al ingebakken in verschillende IT-frameworks en -methodologieën als een stap voor verandering, probleem of risicobeheer. Het is een bewezen, effectieve manier om continue proces- en kwaliteitsverbetering te ondersteunen. Maar als u een oorzaakanalyse uitvoert buiten een afzonderlijk raamwerk voor procesbeheer, gebruiken organisaties doorgaans de volgende methoden om een succesvolle RCA te garanderen:
- Vorm een team om de RCA uit te voeren en processen en procedures in de organisatie met gebreken te evalueren. Dit team moet worden opgebouwd door medewerkers samen te brengen die in relevante bedrijfsgebieden werken of die rechtstreeks met de kapotte processen werken.
- Zodra de analyse begint, kan het tot twee maanden duren voordat deze is voltooid. Elke stap van het proces krijgt evenveel gewicht, of het nu gaat om het definiëren en begrijpen van het probleem, het identificeren van mogelijke oorzaken, het analyseren van de effecten van het probleem of het bepalen van mogelijke oplossingen.
- Teams moeten minstens één keer per week bijeenkomen, zo niet vaker, waarbij vergaderingen niet langer dan twee uur duren met een losse agenda. De bijeenkomsten zijn bedoeld om relatief creatief te zijn, dus je wilt voorkomen dat mensen met te veel structuur vast komen te zitten.
- Teamleden moeten specifieke rollen of taken krijgen toegewezen, zodat iedereen een duidelijk beeld heeft van wat ze moeten onderzoeken.
- Bij het vinden van een mogelijke oplossing is het van cruciaal belang om er zeker van te zijn dat de oplossing effectief is en met succes wordt geïmplementeerd.
U hebt niet veel nodig om een oorzaakanalyse uit te voeren, maar er zijn verschillende hulpmiddelen die nuttig zijn en vaak worden gebruikt om het proces gemakkelijker te maken. Veelgebruikte tools om een effectieve oorzaakanalyse uit te voeren zijn onder meer:
- Visgraat diagrammen: Een visgraatdiagram wordt in de vorm van een visgraat in kaart gebracht, waardoor u oorzaken kunt groeperen in subcategorieën die moeten worden geanalyseerd.
- Storingsmodus en effectenanalyse (FMEA): FMEA is een techniek die gebruikt kan worden om een systeem of proces in kaart te brengen en de storingen daarin te identificeren. Het kan niet alleen worden gebruikt om gebreken te identificeren, maar ook om in kaart te brengen hoe vaak ze voorkomen, welke acties al zijn ondernomen en welke acties effectief zijn geweest om het probleem te verhelpen.
- Pareto-grafieken: Een Pareto-diagram is een eenvoudig staafdiagram dat gerelateerde gebeurtenissen en problemen in kaart brengt in volgorde van hoe vaak ze voorkomen. Dit helpt bij het identificeren welke problemen belangrijker zijn dan andere en waar de inspanningen voor procesverbetering moeten worden geconcentreerd.
- Spreidingsdiagrammen: Een spreidingsdiagram zet gegevens in een grafiek met een x- en y-as. Dit is een ander handig hulpmiddel om problemen in kaart te brengen om hun impact en betekenis te begrijpen.
- Foutboomanalyse: Een foutenboomanalyse gebruikt Booleaanse logica om de oorzaak van problemen of gebreken te identificeren. Ze worden in kaart gebracht op een diagram dat eruitziet als een boom, waarin elke mogelijke oorzaak als zijn eigen ’tak’ is opgenomen.
- 5 waarom-analyse: Met 5 waarom-analyse stel je de vraag “waarom” vijf keer te diep in een probleem om een duidelijker beeld te krijgen van de oorzaak.
Basisoorzaakanalyse training
Hoewel RCA een onderdeel is van andere kaders en methodologieën, zijn er trainingsprogramma’s en cursussen die zijn ontworpen om mensen te helpen beter te begrijpen hoe de analyse moet worden uitgevoerd. Als je meer training over RCA wilt krijgen, zijn hier een handvol programma’s die zijn ontworpen om te helpen:
