Wat is value stream mapping? Een lean techniek voor het verbeteren van bedrijfsprocessen

Bedrijven zijn altijd op zoek naar manieren om lean te werken door verspilling en overtolligheid in bedrijfsprocessen in de hele organisatie te verminderen. Value stream mapping (VSM) vond zijn start in de productie, maar het is even nuttig gebleken in de onderneming als een visuele kaarttechniek voor het optimaliseren en verbeteren van systemen en processen. Door technieken voor het in kaart brengen van waardestromen te implementeren, kunnen bedrijven verspilling in de ontwikkelingsprocessen elimineren, knelpunten in de toeleveringsketen identificeren en voorspellen en de klantwaarde verhogen door verbeterde diensten en producten te leveren.

Wat is value stream mapping?

Value stream mapping is een lean managementtechniek voor het analyseren van de stroom van materialen, vereisten en gegevens die verband houden met een bepaald proces, systeem of product. VSM vereist sterke communicatie en samenwerking tussen afdelingen. Voor organisaties met geïsoleerde of geïsoleerde afdelingen kan het aanmoedigen van meer samenwerking tussen bedrijfsonderdelen een waardevolle aanpassing zijn.

Het implementeren van value stream mapping kan tijdrovend zijn, vooral als u een complex proces, product of systeem kiest om te analyseren. Hoe groter het project, hoe meer mensen en business units erbij betrokken zullen zijn. Dat betekent dat u misschien enkele maanden of zelfs jaren moet uittrekken om uw VSM-strategie te voltooien en te implementeren.

Voordelen van value stream mapping

VSM komt ten goede aan organisaties als een efficiënte techniek voor het identificeren en communiceren van de noodzakelijke kenmerken van complexe systemen. Het stelt bedrijven in staat om elke stap in een proces te visualiseren – meestal een productie- of ontwikkelingsproces – en identificeert alle benodigde input en belanghebbenden voor elke stap. Met VSM kan iedereen zien hoe hun werk het systeem ondersteunt en waarde toevoegt, en het creëert een efficiënte manier voor alle belanghebbenden om de voortgang bij te houden.

Een waardestroomkaart geeft ook inzicht in eventuele problemen met middelen, voortgang en beschikbaarheid, waardoor continue procesverbetering mogelijk wordt. Het kan helpen bij het vaststellen van arbeidsbehoeften, het opsporen van uitvaltijd, het identificeren van foutenpercentages, het opsporen van productievertragingen en het opsporen van voorraadproblemen voordat ze een probleem worden. VSM geeft alle betrokkenen een centraal punt om in te checken, verbeteringen door te voeren, eventuele problemen te ontdekken en te zien hoe het evolueert richting oorspronkelijk vastgestelde doelen.

Waardestroom mapping proces

Voordat u kunt beginnen met het maken van een waardestroomkaart, moet u de bedrijfsprocessen, producten en systemen van uw organisatie objectief evalueren. Begin door te praten met leiderschap, afdelingshoofden en andere belangrijke belanghebbenden die u meer inzicht kunnen geven in wat er kan worden verbeterd. U moet zelf praktijkervaring opdoen met het proces, product of systeem en u door andere medewerkers laten begeleiden. Bij een succesvolle VSM is iedereen betrokken die ervaring, kennis en expertise heeft over het product of systeem dat in kaart wordt gebracht, zodat er geen details over het hoofd worden gezien en iedereen met dezelfde informatie werkt.

Het is belangrijk om zoveel mogelijk gegevens te verzamelen, bijvoorbeeld eventuele inefficiënties in het proces, hoeveel werknemers erbij betrokken zijn, welke middelen worden gebruikt en eventuele uitvaltijd. Alle potentieel relevante of opmerkelijke gegevens zijn nuttig bij het invullen van uw uiteindelijke VSM-stroomschema en het verkrijgen van inzicht in wat kan worden verfijnd of verbeterd.

Vervolgens maakt u twee afzonderlijke VSM-stroomdiagrammen: een huidige waardestroomkaart en een toekomstige waardestroomkaart. Uw huidige VSM wordt gebruikt om vast te stellen hoe het proces momenteel loopt en functioneert in het bedrijf. Hier demonstreert u problemen, belangrijke bevindingen en stelt u de belangrijkste vereisten vast. De toekomstige staat VSM daarentegen richt zich op hoe uw proces eruit zal zien als uw organisatie de nodige verbeteringen heeft doorgevoerd.

Terwijl u als een team werkt aan het ontwikkelen van de kaarten, kunt u stappen elimineren of consolideren om het uiteindelijke stroomschema gemakkelijk te volgen te maken. Eenmaal vastgesteld, kunt u de waardestroomkaart in een raamwerk plaatsen zoals Kanban, dat wordt gebruikt voor agile ontwikkeling. Met Kanban-borden kun je een visuele constructie maken, fysiek of digitaal, zodat iedereen de voortgang tussen elke stap kan volgen.

Telkens wanneer de organisatie een proces bijwerkt of een procesverbetering aanbrengt, moet de waardestroomkaart worden bijgewerkt om de wijzigingen weer te geven. Meestal is dit iets dat maandelijks kan worden gedaan, indien nodig. Als de wijzigingen eenmaal zijn doorgevoerd, is het belangrijk om te kijken of ze ergens anders in het proces problemen veroorzaken en dienovereenkomstig aan te passen.

Stappen voor het in kaart brengen van waardestromen

Peter Hines en Nick Rich van het Lean Enterprise Research Centre in Cardiff, VK, hebben in 1997 zeven tools voor het in kaart brengen van waardestromen opgezet om bedrijven te helpen bij het in kaart brengen van waardestromen. Hines en Rich merken op dat de VSM-toolkit niet beperkt moet blijven tot “een bepaalde theoretische benadering”. Het is aan uw organisatie om te beslissen welk agile of lean managementraamwerk wordt gebruikt, maar de auteurs bevestigen dat het volgen van deze zeven stappen u zal helpen bij het implementeren van value stream mapping naast elk IT-beheerraamwerk dat u kiest. Relevante lean en agile IT-beheerkaders omvatten Kaizen, Lean Six Sigma, Kanban of re-engineering van bedrijfsprocessen.

1. In kaart brengen van procesactiviteiten: Breng processtromen tot stand, identificeer verspilling en overtolligheden en analyseer workflow en bedrijfsprocessen.
2. Reactiematrix toeleveringsketen: Identificeer eventuele wegversperringen in het proces met behulp van een eenvoudig diagram.
3. Productie variëteit trechter: Kijk naar andere concurrenten en industrieën om te zien welke oplossingen ze hebben gevonden voor soortgelijke problemen.
4. Forrester-effecttoewijzing: Maak lijngrafieken die de vraag van de klant illustreren ten opzichte van de productie om aanbod, vraag en mogelijke vertragingen te visualiseren.
5. Toewijzing van kwaliteitsfilters: Identificeer eventuele defecten of problemen in de toeleveringsketen.
6. Beslispunt analyse: Bepaal de push-and-pull-vraag in de supply chain, een proces om productieorders te bepalen op basis van voorraad of klantvraag.
7. Fysieke structuurtoewijzing: Een top-down overzicht van hoe de supply chain eruit ziet op brancheniveau.

Symbolen voor waardestroomtoewijzing

Omdat het bij VSM draait om het visualiseren van een proces, helpen symbolen bij het identificeren van verschillende onderdelen van het proces op de waardestroomkaart. Deze symbolen helpen bij het organiseren van VSM-stroomdiagrammen en zijn vaak gestandaardiseerd binnen een branche of organisatie.

Er zijn veelgebruikte symbolen die organisaties gebruiken, maar als er iets unieks of specifieks is voor een organisatie, is het niet ongebruikelijk om je eigen symbolen te ontwerpen. Het enige dat telt, is dat iedereen die bij het proces betrokken is, begrijpt wat elk symbool betekent. Er zijn vier hoofdcategorieën waar deze symbolen onder vallen:

• Proces symbolen: Processymbolen worden gebruikt om verschillende soorten processen binnen een waardestroomkaart te identificeren en om delen van processen te identificeren die middelen verspillen of waarbij klanten of klanten betrokken zijn. Veelgebruikte processymbolen omvatten symbolen die klanten en leveranciers aanduiden, specifieke processtromen, gedeelde processen en samengevoegde processen.
• Materiële symbolen: Materiële symbolen identificeren de delen van een proces die afhankelijk zijn van voorraad en de toeleveringsketen. Veelgebruikte materiaalsymbolen zijn onder meer symbolen om voorraad, zendingen, voorraadbeschikbaarheid, getrokken voorraad en externe zendingen te identificeren.
• Informatieve symbolen: Informatieve symbolen worden gebruikt om aan te geven waar en hoe informatie een rol speelt in een proces. Symbolen die over het algemeen voor informatie worden gebruikt, zijn onder meer symbolen voor productiecontrole, voorraadproblemen, voorraadbeheer, gebieden die ter plaatse moeten worden gecontroleerd en informatie over het proces die mondeling is gedeeld.
• Algemene symbolen: Alle andere symbolen vallen doorgaans onder algemene symbolen als ze niet onder de andere drie categorieën vallen. Algemene symbolen zijn onder meer symbolen om operators, diverse informatie, tijdlijnen, apparatuur, magazijnen, bestellingen, kwaliteitsproblemen en mogelijke oplossingen of verbeteringen te identificeren.

Software voor het in kaart brengen van waardestromen

U hebt geen geavanceerde tools of software nodig om een ​​VSM-stroomschema te maken, aangezien u dit eenvoudig op een whiteboard in kaart kunt brengen. Maar het maken van een waardestroomkaart kan een lang proces zijn waarbij meerdere afdelingen en verschillende belangrijke belanghebbenden betrokken zijn, dus misschien wilt u investeren in software die is ontworpen om het proces gemakkelijker te maken.

Met VSM-software kunt u stroomdiagrammen maken, iedereen op de hoogte houden en samenwerkings- en visualisatiefuncties bieden die het voor iedereen gemakkelijk maken om bij de les te blijven. U kunt ook online value stream mapping-sjablonen vinden die u kunnen helpen om aan de slag te gaan met het in kaart brengen van uw bedrijfsprocessen.

Hier zijn enkele populaire VSM-softwaretools om u op weg te helpen:

• Creatief
• Edraw
• eVSM-software
• LucidChart
• Microsoft Visio
• Smartdraw
• Tableau
• Visueel paradigma online

Training en certificering voor het in kaart brengen van waardestromen

Als u meer wilt weten over VSM en hoe u een waardestroomkaart kunt maken of het proces in uw bedrijf kunt implementeren, kunt u hier tal van cursussen en trainingsprogramma’s over dit onderwerp vinden. De meeste worden online aangeboden en u kunt er zelfs enkele vinden die specifiek zijn voor relevante lean of agile managementkaders, zoals Six Sigma.