Nadat het Amerikaanse Office of Management and Governance het Open gegevensbeleid, federale agentschappen die de taak kregen om Enterprise Data Inventories te ontwikkelen om een mandaat van overheidstransparantie te ondersteunen. Het ministerie van Binnenlandse Zaken (DOI) maakte van deze gelegenheid gebruik om een Metadatabeheer raamwerk met behulp van een bedrijfsaanpak, waarbij gegevens correct worden gedocumenteerd voor een beter begrip ervan.
Ongeveer 90.000 medewerkers zijn verspreid over tien bureaus en acht agentschappen van de DOI. Door de ontdekking, toegang en het gebruik van gegevens van instanties te vergemakkelijken door middel van de herkomst van gegevens – wat betekent nauwkeurigheid en kwaliteit – worden gegevens een deelbare bron voor gebruikers op elk organisatieniveau.
De DOI Metadata Implementation Guide, een raamwerk voor het ontwikkelen van de metadatacomponent voor het databronnenbeheer van het bureau, inclusief instructies dat alle DOI-bureaus of -kantoren metadatarecords voor hun datasets moeten leveren met volledige zakelijke, operationele en technische metadata.
“Zakelijke metagegevens categoriseren de definitie van bedrijfsregels die van toepassing zijn op kenmerkeigenschappen.” Dat zegt Raymond Obuch, een informatietechnologiespecialist / datamanager voor het energieprogramma van de US Geological Survey (USGS) die onlangs sprak op de DATAVERSITY® Enterprise Data Wereldconferentie. Zijn presentatie was getiteld: Department of the Interior Metadata Implementation Guide – Framework for Development the Metadata Component for Data Resource Management. Zakelijke metadata, zei Obuch, zijn gericht op het relateren van het zakelijke perspectief aan de metadatagebruiker – de zakelijke professional.
Operationele metadata zijn administratieve metadata. “Het gaat om de grootte van het gegevensbestand, het tijdstip van de laatste keer laden, verwijzingen naar procedurele scripts” en andere levenscycluskenmerken van een bron, zoals acquisitie en afkomst, merkte Obuch op.
Technisch metadata is de fysieke kenmerken van een database – de feitelijke definities van velden, zoals tabel- en kolomnamen, in een databasesysteem.
Het onderhouden van een metadatacatalogus van een bureau of kantoor met metadatatags was bedoeld om de afbakening van de datacommunity te vergemakkelijken; vereenvoudig het zoeken naar geavanceerde metadata gegevensontdekking, geografische gegevenslocatie en digitale objectidentificatoren; en zorg voor minimale metagegevensvereisten. Deze en andere grote voordelen zijn het resultaat van data-integratie waarbij gegevensbronnen worden binnengehaald en gecatalogiseerd, zei Obuch.
“Er zijn veel goede gegevens beschikbaar en er zijn veel portals om je te helpen deze te ontdekken, maar je moet er wel verstand van hebben om ze te gebruiken”, waarschuwde Obuch, die als vertegenwoordiger diende voor de DOI Data Advisory Committee, een commissie die het delen van gegevens binnen DOI bevordert en gegevensstandaardisatie en gegevensinteroperabiliteit waarborgt. Focussen op metadatatags voor zoeken en een robuust gegevenswoordenboek voor gebruik was een prioriteit.
Fasering van de metadata-implementatie
De DOI kwam met een gefaseerde aanpak voor de implementatie van metadata in de verschillende bureaus en kantoren, vertelde Obuch het publiek, rekening houdend met verschillende volwassenheidsniveaus. “Elke groep implementeert acties op basis van waar ze zijn,” zei hij.
De drie fasen van de implementatie van metadata omvatten:
- Een “aan de slag” activiteitenplan dat nodig is om de fundamentele aspecten en vereisten voor succesvol bureau of kantoor Metadata Management vast te stellen.
- Een inspanning voor “implementatie en beheer van metadata” die voortbouwde op de planningsacties door processen en workflows te implementeren voor het maken, beheren en publiceren van metadata die het raamwerk zouden kunnen worden voor metadatabeheer op lange termijn.
- Een “verbeterend metadatabeheer” -schema voor een consistente benadering van metadata-evaluatie, metadatakwaliteit en data-architectuur voor datahosting, dataservices, een metadatacatalogus en algemeen metadatabeheer voor alle functionele gebieden.
Structureren van de fasen
De verschillende fasen, zei Obuch, verklaren op verschillende manieren (afhankelijk van de volwassenheid van de organisatie):
- Sleutel rijders:
De redenen waarom een actie moet plaatsvinden. Over het algemeen is de belangrijkste drijfveer het creëren van een enkele betrouwbare bron voor organisatiegegevens om de mogelijkheid van een gebruiker te verbeteren om routinematige gegevens van bureaus of kantoren te zoeken, vinden, beheren en gebruiken. - Omschrijving:
De stappen en processen die de voltooiing van de actie ondersteunen. In fase 1 omvatte dit het uitvoeren van een basisinventarisatie van gegevens en metadatabezittingen, inclusief digitale en papieren materialen, om de identificatie en prioritering van volgende stappen in de implementatie en het beheer van metadata te vergemakkelijken. - Afhankelijkheden:
De mensen, processen en financiering die nodig zijn voor het welslagen van een actie. In fase 3 omvatte dit personeel met technische expertise in het installeren, configureren en draaien van metadatacatalogussoftware en de integratie van metadatabeheer in bedrijfsprocessen en -functies. - Verantwoordelijke rollen:
Het werk en de bijbehorende verantwoordelijkheden die aan individuen moeten worden toegewezen om de actie te voltooien. Als onderdeel van fase 3 hebben bijvoorbeeld bedrijfsanalisten, datamodelleurs, materiedeskundigen en datastewards de zakelijke metadata gemaakt en onderhouden, terwijl datastewards en programmamedewerkers technische en operationele metadata hebben gemaakt en onderhouden. - Deliverables:
De verwachte resultaten en producten die uit de actie voortvloeien. In fase 2 was het resultaat een actuele DOI-metadatacatalogus met elk metadatarecord gemarkeerd als openbaar of niet-openbaar. - Metingen:
De statistieken die worden gebruikt om het succes van een actie te meten, zijn meestal gekoppeld aan deliverables. In fase 2 kan dat de mate van acceptatie en gebruik van deze tools door het hele bureau en kantoor omvatten. - Aanbevolen methoden en hulpmiddelen:
De referenties voor metadata-implementatie, best practices en casestudy’s in fase 3.
“Maak en onderhoud eerst metadata”, zei Obuch. “Publiceer vervolgens metadata naar één bron.”
Wilt u meer weten over de aankomende evenementen van DATAVERSITY? Bekijk onze huidige line-up van online en persoonlijke conferenties hier.
Afbeelding gebruikt onder licentie van Shutterstock.com
