Crown College in St. Bonifacius heeft MN vier jaar geleden een vijfjarig volhardings- en voltooiingsproject omarmd. Het kabinet van de presidenten van het college omarmde volharding en voltooiing als een verbeteringsinitiatief om risicostudenten vast te houden en de school was in de Commissie voor hoger onderwijs (HLC) Persistence and Completion Academy. HLC accrediteert hogescholen en universiteiten in een regio van negentien staten.
Van cruciaal belang voor het initiatief was het gebruik van zes jaar aan gegevens van nieuwe, voltijds op zoek zijnde studenten die het college in de herfstsemesters van 2009-2014 binnenkwamen. Het verzamelde deze gegevens en identificeerde negen factoren die ertoe hebben bijgedragen dat een student bij -risico op de school, en het gebruikte deze informatie om een logistiek regressiemodel te maken om het retentie-resultaat van een bepaalde studentenpopulatie te voorspellen. Het voerde dit model in de herfst van 2015 voor het eerst uit tegen zijn inkomende fulltime eerstejaarsstudenten in de School of Arts and Sciences (SAS), en bleef het model de komende zes semesters gebruiken.
Beginnend in de zomer van 2018 analyseerde de school haar gegevens en stelde vast dat het model nog steeds nauwkeurig studenten voorspelde die hulp nodig hadden om op de universiteit te blijven, zei Patty Pitts, Institutional Director of Persistence and Completion aan Crown College.
“Het Persistence and Completion-team heeft strategisch interventiestrategieën ontwikkeld om deze studenten te helpen gedijen op onze campus en de retentie is verbeterd,” zei Pitts. In het najaar van 2018 werd het verbeteringsinitiatief uitgebreid naar het School of Online Studies en Graduate Studies (SOS / GS).
In het voorjaar van 2015, zei ze, behield de school 90 procent van alle in aanmerking komende studenten en 84 procent van de eerstejaars die in aanmerking kwamen om terug te keren. In het voorjaar van 2019 behield het 94 procent van alle in aanmerking komende studenten en 89 procent van de eerstejaars die in aanmerking kwamen om terug te keren, zei Pitts. Het programma loopt tot op de dag van vandaag succesvol door.
Voorspellende analyse treedt in werking
Een belangrijk onderdeel van het initiatief was het uitvoeren van een uitgebreide gegevensontdekking inspanning in samenwerking met Dr.Sele Durham, mentor van de HLC Persistence and Completion Academy, en Product Consultant Jason Ackman bij Jenzabar, dat voorspellende analysesoftware en -services biedt die zijn ontworpen om scholen in het hoger onderwijs te helpen hun doelen te bereiken.
Een proactieve houding aannemen in de omgang met mogelijke risicostudenten, zoals Crown College deed, is belangrijker dan ooit. “Het college moet zich organiseren voor het succes van de student door naar het grotere geheel te kijken”, zegt Meghan Turjanica, Jenzabar Student Success Product Manager. Een element van deze organisatie is dat hogere instellingen gaan nadenken over het feit dat zij ook bedrijven zijn, en net als bij zakelijke klanten is het minder duur om een leerling op school te houden dan om een nieuwe te werven.
In veel gevallen hebben hogescholen en universiteiten de neiging om dezelfde praktijkcriteria voor proeftijd te hanteren als 25 jaar of langer. “Deze zijn misschien niet meer nuttig om te begrijpen wat studenten succesvol zullen zijn of niet,” zei ze.
Eric Nilsson, Jenzabar Vice President Corporate Development, lichtte dat punt toe en legde uit dat er geen betere tijd is dan nu om de manier waarop colleges over zichzelf denken te veranderen – en hoe ze nieuwe manieren van denken toepassen. “Het is een grote uitdaging voor de industrie, omdat hogescholen en universiteiten historisch gezien geen cultuur hadden om datagestuurde besluitvorming te gebruiken”, zei hij.
De algemene structuur van hogescholen en universiteiten bestaat al langer dan de meeste landen. Scholen kijken dus bijna achterom over hoe ze dingen eerder deden. Ze gebruiken wat volgens hen best practices zijn op basis van geschiedenis, maar kijken niet naar actuele gegevens. “
Bij Crown College vond de aankoop van het Jenzabar Retention-product plaats op hetzelfde moment als de inschrijving voor de Persistence and Completion Academy en de oprichting van het persistentie- en voltooiingsproject, zei Pitts:
“Het retentieproduct was een belangrijk onderdeel van het project dat ons hielp lanceren en ons in staat stelde enige winst in onze retentie te ervaren. We hebben ook het Persistentie- en voltooiingscommissie gevormd dat een belangrijke rol heeft gespeeld bij het ontwikkelen van strategieën en activiteiten om te werken met de studenten die in het retentieproduct ‘risico’ liepen. Door de Jenzabar Predictive Analytics te gebruiken, konden we onze inspanningen concentreren om de persistentie op de campus sneller te verbeteren dan vóór de aankoop van het product. “
Hogescholen en universiteiten zoals Crown College die zich hebben gewend voorspellende analyse voor het modelleren van studentensucces, lopen voorop. Anderen hebben een inhaalslag te maken, en hoe eerder hoe beter. Een van de problemen die Jenzabar heeft gezien, is dat tegen de tijd dat ze met scholen werken over momenteel ingeschreven risicostudenten, het vaak te laat is om hun beslissingen over vertrek te beïnvloeden, zei Turjanica.
“De middellange termijn is te laat, dus wat onze meest succesvolle instellingen doen, is de informatie verzamelen over wie risico loopt voordat de termijn begint, en interventieplannen ontwerpen voor die studenten”, zei ze.
Jenzabar geeft voorspellende scores van leerlingen die al dan niet werden behouden, en werkt samen met scholen om van daaruit engagementplannen op te stellen – bijvoorbeeld door risicostudenten aan een bepaalde adviseur toe te wijzen.
Crown College heeft twee personen in dienst met vaardigheden en kennis op het gebied van statistiek, testen en meten, zei Pitts.
“De waarde van het gebruik van intern personeel is dat ze in staat zijn om het werk te doen en de context te begrijpen en betekenis kunnen putten uit de analyse die een buitenstaander niet zou kunnen doen zonder veel tijd en moeite.”
Buy-in bouwen
Crown profiteerde van de buy-in van senior leiderschap vanaf het begin, waardoor het gemakkelijker werd om vervolgens buy-in te krijgen van administratie, docenten en personeel. Dat minimaliseerde de uitdagingen, hoewel sommige natuurlijk bleven.
“Onze grootste uitdagingen waren effectief communiceren, het bewustzijn op de campus vergroten over het belang van het verbeteren van de persistentie en voltooiingspercentages bij Crown, en het betrekken van alle personeelsleden en faculteitsleden op de campus”, zei ze.
Anderen hebben het moeilijker gehad om meer gebruik te maken van hun gegevens. Het gaat terug op de kwestie dat scholen niet noodzakelijkerwijs over zichzelf denken als een bedrijf, maar het is belangrijk voor hun financiën. Nilsson wijst naar een sessie die hij bijwoonde bij een Raad van onafhankelijke hogescholen conferentie, waar een deelnemer – een universiteitsvoorzitter – het moeilijk vond om het bestuur en de belanghebbenden het erover eens te krijgen dat ze werkelijk een bedrijfsmodel hadden. “Het is niet noodzakelijk geaccepteerd om een zakelijke taal in het hoger onderwijs te hebben, maar ze hebben allemaal bedrijfsmodellen zoals die om een vaste aanstelling te creëren, enzovoort”, zei Nilsson.
Naast zijn oplossing voor voorspellende analyses voor het succes van studenten, richt Jenzabar zich ook op institutionele financiën voor alles, van het beheren van de cashflow tot het volgen van inkoop en het stroomlijnen van de afschrijving van activa.
Volgende stappen voor Jenzabar en Crown
Vooruitkijkend wil Jenzabar meer best practices implementeren in datamodellen voor zijn klanten, door de kracht van de cloud op hen toe te passen. Nilsson zei dat Jenzabar een school kan helpen met voorspellende analyses door naast de eigen gegevens van de school meerdere gegevensbronnen van derden te gebruiken. “We hebben een data lake om gegevens van derden te absorberen die ze kunnen gebruiken zonder deze te mengen met hun eigen gegevens, ”wat helpt bij het verschaffen van extra inzicht.
Crown bespreekt momenteel de ontwikkeling van een model voor tweedejaarsstudenten die mogelijk gevaar lopen, maar er is nog geen beslissing genomen. Het heeft ook contact gehad met het bedrijf over de niet-cognitieve beoordelingen die het kan aanschaffen voor gebruik met zijn studenten, maar daarover is ook nog geen definitieve beslissing genomen. “We blijven retentiewinst boeken met de producten die we momenteel gebruiken en zullen gegevens blijven analyseren voordat we beslissingen nemen over aanvullende oplossingen”, zei Pitts.
Crown is tevreden met wat ze nu hebben ingevoerd en merkt op dat de technologie van Jenzabar heeft bijgedragen aan het vergroten van de retentie. Pitts wees erop dat het college pas sinds het najaar van 2018 de eerste waarschuwingsoplossing in de SOS / GS-divisie gebruikt.
“We zijn verheugd om te zien welke impact de implementatie zal hebben op de voordelen die we zullen zien in ons SOS / GS-programma,” zei ze.
Afbeelding gebruikt onder licentie van Shutterstock.com
