De (re) e dingen die compliant zijn voor datamanagementstrategieën

Klik voor meer informatie over auteur Stefan Vucicevic.

Datamanagement is enorm aan het veranderen. Elk jaar stijgt de hoeveelheid gegevens die we moeten beheren snel, evenals het aantal bronnen waar deze gegevens worden gegenereerd.

Voorheen gebruikten bedrijven e-mail als belangrijkste communicatiebron. Tegenwoordig heeft e-mail plaatsgemaakt voor sociale media, instant messaging-tools en chattoepassingen, elk met zijn unieke bestandsindelingen en -typen.

Ondanks het gemak en de tijdige reactie op interne en externe verzoeken, maakt deze enorme verscheidenheid aan gegevens het moeilijk om het overzicht bij te houden op alle gegevensbronnen en ervoor zorgen dat het bedrijf werkt in overeenstemming met de steeds strengere voorschriften.

Om door een dergelijk landschap te kunnen navigeren, moeten bedrijven plannen maken voor de lange termijn en zich voorbereiden op de zich ontwikkelende gegevensformaten van ondernemingen.

Dit betekent dat het onpraktisch is om over ‘fundamenten’ te spreken. We moeten beginnen te praten over “mindsets” om onszelf eraan te herinneren dat we onze gegevens continu moeten beheren en onophoudelijk moeten controleren of alles in orde is; dat wat we aan het begin van het jaar hebben uiteengezet, tegen het einde wellicht achterhaald is. Beter gezegd, naleving bereiken moet worden gezien als het passeren van een mijlpaal, niet als het passeren van de finishlijn.

Toch zijn er enkele principes in het bewaren van records die goed vertalen naar datamanagement en die bedrijven helpen op koers te blijven.

Stel specifieke verantwoordelijkheden in

Gegevensbeheer omvat verschillende bedrijfsfuncties, van technische afdelingen, juridische en e-discovery-teams tot marketing, verkoop, gebruikersanalyses, marktonderzoeksteams en voorraadbeheerafdelingen.

Als gevolg hiervan blijft datamanagement een vaag verantwoordelijkheidsgebied, terwijl het in plaats daarvan binnen een specifieke afdeling moet vallen. Hoewel bedrijven de noodzaak van gegevensbeheer erkennen, hebben veel van hen geen aangewezen teams en specifieke verantwoordelijkheden.

En dit is de eerste stap naar compliant datamanagement: Er moet een go-to-team of -rol zijn met de kracht om beslissingen te nemen over gegevensbeheer en open toegang tot andere teams.

Documentprocessen

Zodra de verantwoordelijkheden zijn opgelost, moeten bedrijven ernaar kijken documenteren al hun gegevensbeheerprocessen. Dit bespaart niet alleen tijd op de lange termijn, waardoor het proces efficiënter verloopt, maar het helpt ook verschillende teams om elkaars verantwoordelijkheden en taken te begrijpen. Het helpt iedereen om gegevens beter voor te bereiden en continu te beheren in overeenstemming met de regelgeving, inclusief interne en uitbestede teams.

Dit playbook definieert manieren waarop u uw gegevens via kanalen kunt identificeren en ophalen, waardoor de ruis onderweg wordt verminderd. In het begin kan het meer tijd kosten om volgens het boekje te werken, maar wees geduldig. Zodra u uw gegevensbeheerprincipes heeft vastgelegd, stelt het draaiboek u in staat gegevens te gebruiken voor betere gegevensgestuurde zakelijke beslissingen zonder dat gegevens door de kieren glippen.

Vertrouw op gegevens om beslissingen te nemen

Gegevensbeheer omvat verschillende processen, van het verzamelen van gegevens tot het presenteren ervan in mogelijke rechtszaken en ervoor zorgen dat deze zo lang als nodig wordt bewaard in de juiste formaten.

Toch is het probleem dat bedrijven de neiging hebben om bij het toezicht op de analytische kant van datamanagement te vertrouwen op ‘ingevingen’. Dit is bijna altijd een zekere stap op weg naar niet-naleving.

Bij conform gegevensbeheer hoeven we alleen op gegevens te vertrouwen, niet op schattingen van honkbalvelden. En toch, maar liefst 72 procent van de leidinggevenden op C-niveau zeggen dat ze nog een datacultuur moeten vormen. Het grootste obstakel? Gebrek aan interne processen. Dus ook al hebben bedrijven gegevens direct beschikbaar, ze moeten nog steeds de infrastructuur hebben en inzicht hebben in waar deze gegevens passen en hoe ze deze kunnen gebruiken. En dat vereist Datageletterdheid.

Table of Contents

Vragen voor onze consultants?

Twijfel niet en neem direct contact met ons op met uw vraagstuk.