Stel je voor dat iemand anno 2017 nog steeds brieven plaatst omdat ze denken dat e-mail moeilijk en duur is. Elke keer moeten ze hun brieven naar een postkantoor brengen, waar later een postbode ze ophaalt om te bezorgen. De bezorging duurt dan minimaal een paar dagen, terwijl e-mails direct kunnen worden uitgewisseld. Inefficiënt en tijdrovend, nietwaar? Het is verrassend, maar dit is wat sommige bedrijven doen als ze software voor cashflowanalyse over het hoofd zien en ervoor kiezen om door te gaan met op Excel gebaseerde handmatige gegevensverwerking.
BI-adviseurs doorbreek het stereotype dat alleen grote bedrijven op technologie gebaseerde cashflowanalyse en prognoses nodig hebben. In feite hebben middelgrote bedrijven ze ook nodig om hun geld bij te houden en dit efficiënt te doen. Lang geleden dat bedrijven geen ander alternatief hadden dan de moeite te nemen om verschillende Excel-bestanden te gebruiken, ze handmatig te matchen en te filteren om een uitgebreid beeld te krijgen. Nu is de technologie handig en betaalbaar.
Wat kan er worden geanalyseerd?
Een cashflowanalyse geeft antwoord op een reeks vragen. Een vastgoedontwikkelaar kan bijvoorbeeld controleren of er voldoende geld is om in een nieuw project te investeren; een fabrikant of externe financiering nodig is om de plantmachines te vernieuwen; een winkelier hoeveel geld er in voorraad is begraven; een bank als de cashflow toereikend is om aan de liquiditeitsdekkingsgraad te voldoen.
Dit zijn slechts praktische zaken. De belangrijkste vraag is of een cashflow duurzaam is.
Om een uitgebreide cashflowanalyse en prognoses mogelijk te maken, kan een bedrijf gegevens uit verschillende bronnen samenvoegen:
- Kasstroomgeschiedenis
- Geplande en feitelijke bedrijfskosten en investeringsuitgaven
- Debiteuren / te betalen saldi
- Grootboekgegevens
Bovendien kunnen alle cijfers rechtstreeks uit de ERP-modules worden gehaald (financiën, boekhouding, verkoop, human resources, enz.). Dit betekent dat alle waarden up-to-date worden gehouden en automatisch kunnen veranderen van voorspeld naar actueel, wanneer bevestigd.
De uitdagingen opgelost met technologie
Cashflowplanning en -prognoses
Kasstroomanalysesoftware zal managers voorzien van tijdige, nauwkeurige en gebruiksvriendelijke rapporten en grafieken die een overzicht geven per geografie, filialen, bankrekening enz. Kasprognoses kunnen zo vaak als nodig automatisch worden gegenereerd (dagelijks, wekelijks, driemaandelijks of maandelijks), evenals op aanvraag. Met dergelijke prognoses krijgen financiële managers van tevoren een waarschuwing voor een tekort of overschot aan contant geld en hebben ze tijd om een aantal maatregelen te nemen (bijvoorbeeld investeren in de groei van het bedrijf als er gratis contanten zijn).
Weergave op projectniveau
Grote projecten, zowel intern als voor klanten buiten de organisatie, kunnen de cashflow dramatisch beïnvloeden. Financiële managers kunnen grote projecten niet als zwarte dozen behandelen, ze moeten naar binnen kijken. Voor elk project is het noodzakelijk om de duur, de kosten van elke fase, de betalingsvoorwaarden (vooruitbetaling of betalingsbepaling; een vast bedrag of in termijnen) te kennen. Gegevensanalyse draagt bij aan zowel een nauwkeurig kasplan als een succesvolle projectimplementatie.
Risicomanagement
Met software voor cashflowanalyse heeft een bedrijf een betrouwbare tool om risico’s te beheersen. Een productiebedrijf werkt bijvoorbeeld met winst (de P&L zegt het) en wil zijn productievolume vergroten. De cashflowprognose van het bedrijf laat echter zien dat er niet genoeg cash is. Bovendien maakt de software een snelle projectie met hogere kosten van geproduceerde goederen, wat aantoont dat het bedrijf alleen geld zal verliezen op de lange termijn. Een snelle liquiditeitsanalyse helpt om de juiste beslissing te nemen.
Een punt van waarheid vanuit verschillende invalshoeken – direct
Een ander voordeel van een op technologie gebaseerde cashflowanalyse is dat de gegevens uit verschillende bronnen worden geaggregeerd op datawarehouse-niveau. Voor eindgebruikers betekent dit een snelle reactie en een snelle blik vanuit verschillende perspectieven, aangezien het systeem al een antwoord heeft op elke vraag en gewoon wacht op een vraag. Financiële managers kunnen bijvoorbeeld met een paar klikken schakelen tussen de cashflow van operaties naar de cashflow van investeringen en vervolgens naar de cashflow van financiering.
Opsommen
Cashflowbeheer is cruciaal om ervoor te zorgen dat een bedrijf gezond is. Een bedrijf dat zijn cashflow ongecontroleerd laat, loopt het risico om failliet te gaan en zijn reputatie te ruïneren. Bedrijfsinformatiediensten is er om bedrijven te helpen de cashflowanalysetechnologie toe te passen die waarde toevoegt, een groot deel van het handmatige werk elimineert, de besluitvorming versnelt en uitdagingen oplost zoals cashflowplanning en -prognoses, weergave op projectniveau, risicobeheer en analyse van verschillende perspectieven in een paar klikken.
Bedrijfsinformatiediensten
Geef uw bedrijf meer mogelijkheden door giswerk te vervangen door geïnformeerde besluitvorming. Wij begeleiden u door dit uitdagende maar waardeverhogende proces.
