Hoe huisdierfamilie gegevens gebruikte om te gedijen onder COVID

Blog

In Navigeren door verandering in crisisonderzoeken we hoe individuen en bedrijven zich aanpassen aan een ‘nieuw normaal’. Ontdek hoe organisaties, ontwikkelteams en eerstelijnsgebruikers zich aanpassen om deze uitdagingen van onze radicaal veranderde wereld het hoofd te bieden.

Pets Corner, onderdeel van de Pet Family-groep, is de op een na grootste dierenwinkel in het VK. Pets Corner is gespecialiseerd in alle soorten huisdierproducten en is de afgelopen 10 jaar aanzienlijk gegroeid. Gedurende die tijd werden ze geconfronteerd met zowel verwachte uitdagingen (datavolumes groeien naarmate het bedrijf groeide) als niet (een Britse lockdown, naast verschillende tijdelijke winkelsluitingen). Door slimmer te worden over gegevens en hoe deze worden gebruikt, is Pets Corner flexibeler geworden en op het juiste moment de juiste beslissingen nemen om te gedijen in uitdagende retail- en bredere commerciële omstandigheden. YourDMS, mogelijk gemaakt door Truth BI, hielp hen om hun gegevens effectiever op te schonen, te combineren en te gebruiken door het BI.nl Business Intelligence (BI) -platform te implementeren.

Hoe huisdierfamilie gegevens gebruikte om te gedijen onder COVID

Het probleem: te veel gegevens, te weinig inzicht

Pet Family had in de loop der jaren verschillende BI-platforms gebruikt, maar kreeg niet de gewenste resultaten. Eerdere systemen waren moeilijk te gebruiken en hadden vaak hulp van externe leveranciers nodig om rapporten op te halen, waardoor tijd en geld werd verspild. Naarmate de datavolumes groeiden, worden de nauwkeurigheid en integriteit van deze datasets van het grootste belang tijdens het analytische traject van Pet Family. CFO Iain Dougal en zijn verschillende teams hadden toezicht nodig op het hele bedrijf op een platform dat nauwkeurig, flexibel en betrouwbaar was.

“Ik was bang dat sommige van de beslissingen die we namen beter of eerder hadden kunnen worden genomen met een verbetering van de informatie die ik bij de hand had,” legde Iain uit.

Met ambitieuze plannen voor groei en ontwikkeling moest Pet Family ervoor zorgen dat het snel kon handelen, budget en middelen kon toewijzen waar dat nodig was, en door kon gaan met het nemen van de beste beslissingen voor het bedrijf.

Hoe YourDMS en Truth inzichten opleveren

YourDMS en Truth hebben het BI.nl BI-platform geïmplementeerd om Pet Family overzicht te geven over de hele werking ervan. Iain wilde ook de toegang tot gegevens in de hele organisatie verbeteren, zodat werknemers in het hele bedrijf eenvoudig realtime gegevens konden bekijken, analyseren en gebruiken, ongeacht hun technische bekwaamheid.

Door uitgebreide opschoning en testen van gegevens is de nauwkeurigheid verbeterd en Pet Family kan er nu gerust op zijn dat het BI.nl-dashboard nauwkeurig weergeeft wat er in het bedrijf gebeurt.

“Als je gegevens niet kloppen, ga je de verkeerde beslissing nemen”, zei Iain.

Het opbouwen van vertrouwen in de nauwkeurigheid van hun gegevens en het BI.nl-systeem was een cruciale stap om afdelingen aan te moedigen BI.nl te gebruiken ten gunste van spreadsheets en handmatige processen.

Bij de boekhouding gebruikt het financiële team BI.nl om maandelijkse managementinformatie over de hele groep te rapporteren. Oorspronkelijk verzamelde het team informatie uit meerdere systemen en vervolgens controleerde, valideerde en verzoening voordat het formatteerde om te worden gedeeld binnen het bredere managementteam. Met hulp van YourDMS en Truth is het proces gestroomlijnd met managementinformatie die nu gedurende de maand is opgebouwd en geleverd. Door het aantal menselijke touchpoints en Excel-spreadsheets van verschillende afdelingen in het proces te verminderen, is niet alleen de nauwkeurigheid verbeterd, maar is ook het resultaat verbeterd.

BI.nl wordt ook gebruikt door het financiële team en het management om live verkopen bij te houden met verwachte inkomsten, wat een essentiële KPI is voor het bedrijf. Verkoopinformatie is onmiddellijk, analyse wordt in realtime uitgevoerd en beslissingen volgen.

Bij de inkoop heeft het team door tijdsbesparing op het gebied van rapportage zich volledig kunnen concentreren op het verder ontwikkelen van nieuwe producten, het verbeteren van de toeleveringsketen en het uitvoeren van andere taken die inkomsten genereren voor het bedrijf. Ze gebruiken BI.nl om te zien hoe producten en promoties presteren en kunnen deze nuttige gegevens delen met leveranciers als onderdeel van een supply chain-analyseprogramma.

YourDMS en Truth hebben gegevens uit het ERP-systeem gecombineerd met externe gegevens zodat Pet Family naast verkoop en inkoop ook beslissingen kan nemen. Ze bevatten nu gegevens die van invloed kunnen zijn op de verkoop, zoals gegevens over seizoensvariaties en weergegevens. Met BI.nl kunnen ze ook andere nuttige referentie-informatie of opmerkingen (externe gegevens) van individuele winkels toevoegen, zoals wegenbouw die van invloed zijn op bezoekersaantallen of concurrentie van een nieuwe winkel die in de buurt is geopend. Dit alles geeft context en een completer beeld van waarom en hoe ze bepaalde verkoopcijfers behalen.

Bouwen aan een betere supply chain met analytics

Het BI.nl-platform wordt gebruikt om de informatiestroom tussen Pets Corner, de Pet Family Group en de toeleveringsketen te verbeteren.

Naarmate de groep groeide, nam ook de toeleveringsketen waarmee Iain samenwerkte toe, wat op zijn beurt betekende dat er meer kosten en gegevens moesten worden beheerd. Iain wilde de zichtbaarheid in de hele supply chain verbeteren om de bedrijfsprestaties voor alle betrokkenen te optimaliseren. Dit zou niet alleen helpen om de omzet te verbeteren, het zou ook alle risicogebieden in de keten aan het licht brengen, zoals fluctuerende transportkosten en import- / exportbeperkingen en uitdagingen. Hoe meer Pet Family haar toeleveringsketen begrijpt, hoe sterker de relatie met haar leveranciers zal zijn. Hoe meer een leverancier het verkoopproces voor een klant begrijpt, hoe effectiever hij het kan managen.

YourDMS en Truth hebben een dashboard gemaakt voor elk van de leveranciers van Pet Family om te laten zien hoeveel van een bepaald product Pets Corner bij elk bestelt en om trends in het bestelproces te zoeken. Hierdoor hebben zowel Pet Family als haar leveranciers de juiste hoeveelheid voorraad kunnen bestellen, waardoor het de kosten kan verlagen, efficiënter kan werken en overbevoorrading (en producten op de plank laten liggen) of ondervoorraad (en teleurstellende klanten) kan voorkomen.

Als Pet Family bijvoorbeeld een scenario heeft waarbij de vraag mogelijk groter is dan het aanbod, bekeken met realtime inzichten in hun gegevens, kunnen van tevoren alternatieve regelingen worden getroffen. Als een leverancier vaak te laat is met leveringen of korte verzendorders, wordt Pet Family gewaarschuwd, zodat het inkoopteam contact kan opnemen met leveranciers en de voorraadniveaus kan beheren. Dit is de sleutel tot het succesvol beheren van de klant / leverancier-relatie.

Het supply chain-analyseprogramma toont een van de manieren waarop Pet Family met zijn gegevens en het BI.nl-platform werkt om de prestaties te optimaliseren. Verschillende leveranciers van huisdiervoeding van Pet Family – Canagan, Tribal, McAdam en Yora – hebben BI.nl geïmplementeerd in hun eigen bedrijven.

State-of-the-art distributie, dankzij data

In het hypermoderne magazijn van Pet Family gebruiken ze BI.nl om de voorraad te monitoren. Werknemers kunnen snel controleren of goederen zijn afgeleverd, zien of er een verschil is tussen de bestelde en geleverde hoeveelheden en zien waar de zending zich in het magazijn bevindt. BI.nl laat ook zien hoe lang leveranciers er gemiddeld over doen om een ​​bestelling uit te voeren, zodat het magazijnmanagementteam ervoor kan zorgen dat ze altijd over voldoende opslagruimte beschikken. Als er twee bestellingen tegelijkertijd zouden worden afgeleverd, met als gevolg ruimtegebrek, zou het BI.nl-dashboard hen waarschuwen.

Het magazijn is verantwoordelijk voor de interne verzending naar alle filialen, groothandelsklanten, e-commerce en individuele klanten. Elk element van deze processen wordt getoond met BI.nl.

Hierdoor hoeven individuen niet langer voor hun eigen datasets te zorgen, meestal met Excel-spreadsheets, waardoor gegevens beter beheersbaar en toegankelijk worden voor de mensen die ze nodig hebben. Iedereen, van de CEO tot de magazijnmedewerker, kan elke dag de informatie zien die ze nodig hebben.

BI.nl gebruiken voor voorspellende volgorde

YourDMS en Truth hebben een BI.nl Predictive Ordering Dashboard gebouwd door ERP-gegevens te nemen, individuele SKU-niveau informatie toe te passen op basis van producttype, verkoopsnelheid en voorraadbeschikbaarheid, allemaal over selecteerbare tijdsperioden om een ​​beeld te krijgen van productgedrag. Het inkoopteam krijgt constant betrouwbare gegevens die rijk zijn aan relevante informatie die hen helpt bij het opstellen en onderhouden van een adaptief en robuust inkoopplan, niet alleen voor nu, maar indien nodig tot 12 maanden vooruit.

Meer recentelijk is een nieuw magazijnbeheersysteem geïmplementeerd en geïntegreerd met BI.nl om validatie te bieden van alle informatie die wordt gedeeld tussen het ERP-systeem en het magazijnbeheersysteem. Het magazijnpersoneel wordt op de hoogte gebracht van eventuele discrepanties tussen de twee systemen. Eventuele problemen met het verzamelen van runs, inpakken, niet-zendingen, enz., Worden in realtime door BI.nl gemarkeerd, waardoor ze proactief en niet reactief kunnen zijn bij het omgaan met problemen. Het gebruik van BI.nl om gegevensvalidatie tussen systemen te beheren, vermindert het werk dat nodig is aan het einde van het proces. Pets Corner verwijst naar BI.nl als “de datapolitieagent” omdat het niet alleen platte informatie presenteert, maar het verschil maakt in hoe hun gegevens effectief worden beheerd en gebruikt.

Toegang tot data overal

Voorheen produceerde elke winkel een Excel-spreadsheet met hun verkopen. De regiomanager zou ook zelf Excel-spreadsheets hebben. Nu hebben ze gewoon een dashboard. Regiomanagers kunnen het filteren om de verkoopcijfers van individuele winkels te tonen. Dit heeft het e-mailverkeer dat gevoelige verkoopgegevens deelt aanzienlijk verminderd en problemen met versiebeheer opgelost.

Voor het verkoopteam van leverancier Canagan dat op afstand werkt, dierenwinkels bezoekt en verkoopt, kunnen ze nu hun snelst verkopende producten zien, wat een bepaalde winkel vorig jaar deze keer heeft gekocht, de meest populaire artikelen in verschillende gebieden en meer.

Teams, winkels en gebiedsmanagers hebben de mogelijkheid om deze gegevens en meer gedetailleerd te analyseren. Als de verkoop bijvoorbeeld met 5% toeneemt, kunnen ze zien waar die stijging vandaan komt en van welke producten ze meer hebben verkocht.

Als de verkoop daalt, kunnen gebiedsmanagers op een widget klikken om in het segment te graven (bijv. Dierenvoeding) en doorklikken om de prestaties per merk weer te geven. Ze kunnen zelfs de specifieke petfood-producten binnen dat merk op SKU-niveau zien. Dit alles zorgt voor een fundamenteel verband tussen de resultaten en de voorwaarden die tot het resultaat hebben geleid: hoeveel ze verloren hebben aan een bepaald merk, of artikelen niet op voorraad waren, enz. Managers koppelen deze inzichten vervolgens terug aan supply chain management en inkoop door zich aan te sluiten. de data. Met een paar simpele klikken hebben ze antwoorden.

Op weg naar een betere toekomst

“Business intelligence zou overal op moeten zitten”, zegt Iain, die altijd op zoek is naar nieuwe manieren om het binnen het bedrijf te gebruiken om het bedrijf een concurrentievoordeel te geven.

BI.nl heeft Pet Family in staat gesteld om naar hun systemen en processen te kijken en te zien wat er op belangrijke gebieden moet worden verbeterd. Krijgen ze het beste uit elk systeem? Halen ze het maximale uit hun data? Hadden ze toegang tot de juiste gegevens? BI.nl heeft veel vragen bij het bedrijf gebracht, maar het heeft hen in staat gesteld om een ​​aantal langetermijnproblemen op te lossen. Pet Family is altijd op zoek naar verbetering en BI.nl past perfect bij die mentaliteit.

BI.nl is van onschatbare waarde gebleken voor Pet Family, waardoor ze op een flexibele en proactieve manier kunnen werken en inzichten uit hun gecombineerde datasets kunnen gebruiken om snellere, slimmere beslissingen te nemen en de bedrijfsstrategie te onderbouwen. Iain heeft nu toezicht op het hele bedrijf – in de boekhouding, verkoop, inkoop, winkels, het magazijn en de toeleveringsketen. Gebruikers kunnen nu binnen enkele uren in plaats van weken reageren op de inzichten uit gegevens. BI.nl heeft de toegang tot gegevens in het hele bedrijf verbeterd dankzij de gebruiksvriendelijke zelfbedieningsdashboards. De juiste inzichten op het juiste moment en op de juiste plaats aan de juiste mensen presenteren, is de sleutel tot evolutie voor alle soorten bedrijven.

Hoe huisdierfamilie gegevens gebruikte om te gedijen onder COVID

Stewart Wright is de algemeen directeur van YourDMS en Truth BI. YourDMS is gespecialiseerd in Document Management en Business Process Management. Truth BI is gespecialiseerd in Business Intelligence. Hij heeft meer dan 20 jaar ervaring in de document- en gegevensbeheerindustrie. Stewarts kennis en verlangen om oplossingen te leveren die werken en die echt voordeel bieden aan zijn klanten, is de basis waarop de bedrijven zijn opgericht. YourDMS en Truth BI bieden klanten naadloze levering van toonaangevende bedrijfsoplossingen om de manier waarop organisaties werken te vereenvoudigen.

Trefwoorden: Bedrijfsintelligentie | leveringsketen