Implementatie van Business Intelligence: 5 belangrijke vragen beantwoord

Overweegt u een BI-project, maar weet u nog steeds niet hoe u het vlekkeloos kunt maken? We hebben onze 15 jaar ervaring in rendering samengevat BI-implementatiediensten en bied de antwoorden op vijf vragen die bedrijven het vaakst stellen.

BI implementatie sleutelvragen

Vraag 1. Hoe zorg je ervoor dat BI zakelijke problemen oplost?

Bedrijfsactiviteiten uitvoeren in de onzekere zakelijke omgeving

Hoe gemakkelijk zou het nemen van beslissingen zijn als er geen onzekerheid bestond: een bedrijf zou bijvoorbeeld weten hoeveel SKU-items ze hun klanten dagelijks zouden moeten leveren.

Een BI-oplossing aangedreven met 4 soorten analyses helpt bedrijven om op gegevens gebaseerde beslissingen te nemen in een onzekere zakelijke omgeving. Met behulp van de BI-oplossing kunnen bedrijven historische gegevens onderzoeken, problemen en hun hoofdoorzaken identificeren, prognoses opstellen en zelfs aanbevelingen krijgen over welke actie ze moeten ondernemen.

De concurrenten niet overtreffen

Een bedrijf kan veel activiteiten ontplooien, zoals het hebben van regelmatige promoties, communiceren met trouwe klanten, het opnieuw ontwerpen van de website of het aanbrengen van veranderingen in het product- of dienstenportfolio, maar ziet geen impact van deze inspanningen op hun marktpositie.

Met BI kan een bedrijf klant- en financiële gegevens analyseren om de voorkeuren en waarde van hun klanten te begrijpen. Dit is hoe het bedrijf kan bepalen aan welke behoefte het moet voldoen om meer winst te behalen en beter kan voldoen aan de behoeften van de klant dan zijn concurrenten. Een nadere blik op de marktgegevens, die BI mogelijk maakt, helpt om de sterke en zwakke punten van hun eigen en die van hun concurrenten te definiëren.

Lees ook:

Ontbrekende snelle informatie over bedrijfsactiviteiten

Bedrijven die geen up-to-date informatie over hun bedrijfsactiviteiten hebben, kunnen niet reageren wanneer hun onmiddellijke tussenkomst nodig is. Een bedrijf dat bijvoorbeeld de volgende week de resultaten van de productiekwaliteitscontrole ontvangt in plaats van ten minste dagelijkse updates te ontvangen, dreigt niet tijdig corrigerende maatregelen te nemen. Deze fabrikant kan bijvoorbeeld een probleem in het ontwerp van het product niet opmerken, wat zou resulteren in verschillende defecte batches.

Een BI-oplossing maakt het mogelijk om realtime gegevens te analyseren en om gebruik te maken van vooraf gebouwde en ad-hocrapporten. Met selfservice BIad-hocrapportage duurt geen dagen of weken meer, omdat het door de eindgebruikers zelf wordt gemaakt in plaats van door de analisten. Bovendien zijn BI-oplossingen beschikbaar voor zowel desktop- als mobiele gebruikers, waardoor drukke managers en senior specialisten gemakkelijk en zonder vertraging toegang hebben tot de gegevens.

Slechte prestatiebewaking

Het is gebruikelijk voor bedrijven om hun afdelings- en individuele KPI’s in aparte spreadsheets te hebben, maar dit betekent niet dat deze praktijk effectief is. Het vereist aanzienlijke inspanningen van analisten om alle geïsoleerde documenten samen te brengen om een ​​breder beeld te krijgen van de algehele bedrijfsprestaties.

Een gecentraliseerde BI-oplossing wordt een enkele bron van waarheid – de gegevens die uit verschillende gegevensbronnen worden gehaald, worden geïntegreerd en opgeschoond, zodat alleen hoogwaardige en actuele gegevens beschikbaar zijn voor KPI-berekening. Beheerders van een BI-oplossing stellen formules in voor het berekenen van elke KPI en relevante drempels, indien aanwezig, waardoor de berekening wordt verenigd. Met intuïtieve dashboards kunnen eindgebruikers volgen hoe een bedrijf, een afdeling of een medewerker presteert ten opzichte van het doel.

Vraag 2. Hoe lang duurt het voordat de BI-investeringen renderen?

Het investeringsgedeelte

De gemiddelde kosten van BI-implementatie voor een bedrijf met 500 – 2.000 werknemers is $ 250.000, dat het ontwerpen en leveren van een datawarehouse, ETL-processen, een OLAP-kubus, rapportage en dashboards, datavoorbereiding en training over OLAP omvat.

Het afbetalingsgedeelte

Voor verdere berekeningen zullen we de bovengenoemde BI-oplossing bekijken. Stel dat de analyse-afdeling van een middelgroot bedrijf maandelijks 18 rapporten voorbereidt voor elk van de 7 afdelingen die ze bedienen. Op voorwaarde dat de voorbereiding van één rapport 2 uur duurt en een uur van het werk van de analist uitkomt op ongeveer $ 72 (rekening houdend met het loon en andere kosten, zoals ziektekostenverzekering en kantoorruimte), zien we dat handmatig opgemaakte rapporten het bedrijf meer kunnen kosten dan $ 200.000 per jaar. Alleen dit feit betekent dat BI-investeringen kunnen zich in een jaar terugverdienen.

Lagere kosten voor het opstellen van rapporten zijn echter niet het belangrijkste voordeel dat bedrijven nastreven. Volgens de recente enquête91% van de respondenten geeft aan baat te hebben bij snellere rapportage, analyse of planning; 84% – van betere zakelijke beslissingen; 74% – door verbeterde operationele efficiëntie.

Wanneer een bedrijf de operationele efficiëntie verbetert, kan het zijn totale kosten verlagen. Laten we eens kijken naar een bedrijf met 2.000 werknemers en aannemen dat de kosten van het bedrijf bijna gelijk zijn aan hun inkomsten, namelijk 1,2 miljard dollar per jaar (aangezien de gemiddelde omzet per werknemer 0,6 miljoen dollar is). Gezien het feit dat de implementatie van BI zal helpen om de totale kosten met minstens 1% te verlagen, het bedrijf kan $ 12 miljoen per jaar besparen.

Vraag 3. Hoe lang duurt het om een ​​BI-oplossing te implementeren?

Uit onze ervaring blijkt dat het voor een project van $ 250.000 4-8 maanden duurt om een ​​BI-oplossing te implementeren. Het bereik is breed aangezien de implementatiesnelheid sterk afhankelijk is van de verwachte functionaliteit en de projectomvang. Om zo vroeg mogelijk de vruchten van BI te plukken, raden we aan om je aan te melden een iteratieve benadering. Volgens deze aanpak levert het implementatieteam, in plaats van het hele BI-project in één keer op te leveren, het in iteraties van een maand op. Voor elke iteratie definieert het implementatieteam van een BI-leverancier in nauwe samenwerking met het bedrijf de BI-componenten, KPI’s en rapporten die moeten worden geleverd. De meest verwachte functionaliteit wordt als eerste geleverd. Het belangrijkste voordeel van deze aanpak is dat het bedrijf de resultaten van de eerste iteratie kan gebruiken in hun dagelijkse werk, terwijl het team van bedrijfsanalisten en ontwikkelaars doorgaat met het ontwerpen en coderen van de componenten die voor de volgende iteratie zijn gekozen.

Vraag 4. Wat zijn typische fouten die moeten worden vermeden tijdens BI-implementatie?

Om een ​​BI-oplossing succesvol te implementeren, is het noodzakelijk om enkele veelvoorkomende valkuilen te vermijden:

Niet voldoen aan zakelijke behoeften

In de fase van BI-leverancierselectie is het zo gemakkelijk om meegesleept te worden door meerdere aanbiedingen en uiteindelijk de focus te verliezen op de specifieke behoeften van een bedrijf. Maar een belofte van de meest trendy of goedkoopste BI-oplossing, of degene die de breedste functionaliteit biedt, leidt niet noodzakelijk tot uitgebreide antwoorden op de zakelijke vragen.

Ons advies: Vertegenwoordigers van verschillende afdelingen toewijzen om de behoeften van deze afdelingen te verzamelen en aan een BI-leverancier te communiceren, kan een goed startpunt zijn. Met de beoogde bedrijfsbrede behoeften wordt het gemakkelijker om door de aanbiedingen van verschillende BI-leveranciers te bladeren.

Ontbreekt aan een langetermijnvisie

Alleen aan de onmiddellijke behoeften voldoen tijdens de implementatie van BI, zal waarschijnlijk resulteren in snelle ontevredenheid over de oplossing. Een bedrijf besluit bijvoorbeeld enkele maanden na de lancering van de oplossing te analyseren big data om voorspellend onderhoud te introduceren, terwijl de huidige oplossing niet bedoeld was om een ​​dergelijke schaalbaarheid te ondersteunen. Het doorvoeren van ingrijpende veranderingen, bijvoorbeeld het veranderen van de architectuur van de oplossing, gaat gepaard met hoge investeringen.

Onze advies: Voordat u een BI-oplossing implementeert, is het noodzakelijk om een ​​duidelijke BI-strategie uit te stippelen die overeenkomt met zowel de korte als de lange termijn (voor 3 – 5 jaar) bedrijfsdoelstellingen. De strategie moet de verwachtingen weerspiegelen met betrekking tot rapportagebehoeften, gegevensbronnen, toegepaste soorten analyses, schaalbaarheid van het BI-systeem, gebruikte technologieën en meer.

Geen rekening houden met datakwaliteit

Gegevens van lage kwaliteit kunnen niet de basis vormen voor een gezonde BI die bijdraagt ​​aan het succes van een bedrijf. Zelfs de sterkste enthousiastelingen van een geïmplementeerde BI-oplossing zullen deze binnenkort niet meer gebruiken, mocht deze misleidende rapporten produceren die fouten bevatten. En een slechte acceptatie door eindgebruikers betekent de terugkeer naar oude praktijken, wat de investeringen en inspanningen nutteloos maakt.

Onze advies: Met het oude adagium ‘garbage in – garbage out’ in gedachten, zou het voor bedrijven verstandig zijn om hun beschikbare data te controleren en indien nodig de kwaliteit ervan te verbeteren. Deze eenmalige actie is echter niet voldoende om de gezondheid van een BI-oplossing op de lange termijn te waarborgen. Om gegevens up-to-date, volledig en nauwkeurig te houden, moet een bedrijf effectieve gegevensinvoer en een eigen zaak opzetten datakwaliteitsmanagementproces, die 4 belangrijke stappen omvat:

  1. Het belang van datakwaliteit in het hele bedrijf promoten: regelmatig trainingen geven, KPI’s introduceren die betrekking hebben op datakwaliteit.
  2. Zoeken naar primaire bronnen van onnauwkeurigheden en invoerfouten en werken aan het elimineren ervan.
  3. Opstellen van regels en drempels voor datakwaliteit.
  4. Voortdurend monitoren van de kwaliteit van data.

Zonder rekening te houden met evolutie en ondersteunende diensten

De succesvolle lancering van een BI-oplossing lijkt het juiste moment om opgelucht adem te halen en te genieten van de resultaten van het geweldige werk. Gebruikers kunnen echter nog steeds nieuwe behoeften hebben. Een gediversifieerd bedrijf kan bijvoorbeeld besluiten hun ongelijksoortige bedrijven integreren en ontvang rapportage in vogelvlucht die alle zakelijke richtingen zou omvatten.

Onze advies: Het is zinvol om het serviceportfolio van een potentiële BI-leverancier grondig te onderzoeken en na te gaan welke evolutie en ondersteunende diensten ze bieden, afgezien van pure implementatie. Het is beter om de leverancier te selecteren die een volledig dienstenpakket –Implementatie, ondersteuning en evolutie – en kan verantwoordelijk zijn voor alle deliverables, in plaats van afzonderlijke leveranciers te hebben die een aparte service verlenen. Het is ook noodzakelijk om nieuwe behoeften realistisch in te schatten en het budget voor ondersteuning dienovereenkomstig te plannen.

Geconfronteerd met een slechte gebruikersacceptatie

Is het niet pijnlijk om te zien dat de oplossing, die implementatie-inspanningen en geldinvesteringen vereiste, wordt verlaten door gebruikers? Dit scenario is redelijk realistisch als gebruikers zich niet volledig bewust zijn van de redenen om BI te implementeren of de mogelijkheden die de oplossing biedt, of als ze simpelweg niet weten hoe ze ermee moeten werken.

Onze advies: Het is verstandig om de gebruikers vanaf het begin te betrekken – al in de fase van het formuleren van de behoeften van verschillende afdelingen. Bovendien is het belangrijk om een ​​BI-leverancier te vragen om een ​​speciale initiële training te geven die gericht is op verschillende gebruikersgroepen. Ook moet het bedrijf na de training wat feedback krijgen om te controleren of gebruikers geen onbeantwoorde vragen hebben over de BI-oplossing.

Vraag 5. Hoe de gekozen BI-leverancier beheren?

Contractuele aspecten

Het contract moet een afspiegeling zijn van de belangrijkste mijlpalen van het project, hun duur, het aantal betrokken deelnemers en hun posities, de te leveren prestaties tijdens elk van de mijlpalen, evenals de vastgestelde reeks KPI’s. Dit maakt het hele implementatieproject transparant en beter beheersbaar.

Wat betreft betalingen is het tijd- en materiaalmodel met het afgesproken projectbudget een goede optie. Dit model voorziet in de betalingen die zijn gebonden aan leveringen, afhankelijk van de tijd die de verkoper in de implementatie heeft geïnvesteerd. Over het algemeen wordt het tijd- en materiaalmodel vaak gekozen voor langetermijnprojecten waarbij zakelijke of marktvereisten kunnen veranderen, daarom wordt enige flexibiliteit verwacht.

Samenwerkingsaspecten

Het zal gunstig zijn als de rol van een BI-leverancier niet beperkt is tot het simpelweg implementeren van de vereisten. Van de leverancier wordt verwacht dat hij de beste praktijken inbrengt en nauw samenwerkt met het bedrijf bij het ontwerpen en leveren van een BI-oplossing. In het stadium van het verzamelen van vereisten moet het bedrijf bijvoorbeeld hun behoeften communiceren, terwijl de verkoper de vereisten moet kunnen uitlokken en uitwerken. Bovendien moet de leverancier de vereisten tijdens het project wijzigen of nieuwe toevoegen. Dergelijke wijzigingen kunnen ook worden geactiveerd door de regelmatige feedback van belanghebbenden over de geïmplementeerde componenten en functionaliteit.

Laatste gedachten

De grote stenen van BI-implementatie zijn het maken van een BI-oplossing die loont en een roadmap voor de lange termijn. Bovendien raden we ten zeerste aan om verder te gaan dan de pure implementatie en zorg te dragen voor belangrijke aspecten zoals problemen met de gegevenskwaliteit, gebruikersacceptatie, ondersteuning na de lancering en evolutie.

14 jaar BI-praktijk. Services met een volledige cyclus om krachtige BI-oplossingen te leveren met uitgebreide analyseopties. Iteratieve ontwikkeling om quick wins te behalen.

follow:
admin

admin

Related Posts

Een korte geschiedenis van gegevensbeheer

Datamanagement is de organisatie van gegevens, de stappen die worden gebruikt om efficiëntie te bereiken en informatie uit die gegevens

Datakans klopt! Moet je antwoorden?

Klik voor meer informatie over auteur Kartik Patel. Als zakenmensen krijgen we vaak te maken met wat misschien een geweldige

Een korte geschiedenis van gegevensbeheer

Datamanagement is de organisatie van gegevens, de stappen die worden gebruikt om efficiëntie te bereiken en informatie uit die gegevens

Datakans klopt! Moet je antwoorden?

Klik voor meer informatie over auteur Kartik Patel. Als zakenmensen krijgen we vaak te maken met wat misschien een geweldige