Ruwe gegevens zijn onbewerkt potentieel. Het bevat de sleutel tot veel inzicht, maar totdat je die gegevens vormgeeft en rapporteert, kan het niet veel communiceren.
Dit is waar Power BI komt binnen. Microsoft heeft Power BI gemaakt voor het vormgeven van gegevens en het maken van rapporten. Op deze manier kunnen organisaties zoals die van u hun onbewerkte gegevens omzetten in iets dat krachtig en nuttig is.
Dus hoe geef je die gegevens vorm? Wat zijn enkele van de meest gebruikelijke manieren om uw gegevens voor u te laten werken? Lees verder voor meer informatie. In dit bericht bespreken we enkele basisprincipes van gegevens, de meest voorkomende vormtechnieken die u kunt gebruiken en andere nuttige informatie die u als maker van rapporten kan helpen.
Gegevensvormgeving in Power BI
Wanneer u Power BI gebruikt, kunt u uw gegevens vormgeven in het venster Power Query-editor. In deze ruimte omvatten vrijwel al uw technieken voor het vormen van gegevens ofwel het “Transformeren” -lint of klikken met de rechtermuisknop op specifieke gegevenspresentaties.
Wat is gegevensvorming?
“Data shaping” is de term voor het omzetten van gegevens in bruikbare zoekopdrachten. U kunt uw gegevens vormgeven door namen voor uw kolommen en rijen te kiezen, tekst in cijfers om te zetten en meer.
In feite is datavorming wat u gebruikt om de manier waarop u uw gegevens presenteert te veranderen. Deze technieken geven u meer controle over wat uw gegevens tegen uw lezers zeggen.
Houd er rekening mee dat het gegevensvormingsproces geen invloed heeft op uw oorspronkelijke gegevensbron. Het heeft alleen invloed op de presentatie.
De meest voorkomende technieken voor het vormgeven van gegevens
Terwijl u met uw gegevens in Power BI werkt, zult u veel opties voor gegevensvormgeving opmerken, waaronder de volgende mogelijkheden:
- Kolommen en rijen uit een tabel verwijderen
- Een indexkolom aan een tabel toevoegen
- Een sorteervolgorde implementeren
- Rijen groeperen
- Draaibare kolommen
- Aangepaste kolommen maken
De eerste drie opties zijn de meest gebruikte technieken voor het vormgeven van gegevens in Power BI, dus laten we eens nader bekijken hoe u ze kunt gebruiken.
Kolommen en rijen verwijderen
Als u gegevens combineert (daarover later meer), kan het zijn dat sommige kolommen en rijen overtollige informatie bevatten of gewoon niet uw doelen dienen. In dat geval kunt u de kolommen of rijen die u niet nodig heeft, verwijderen. U kunt kolommen en rijen verwijderen met deze stappen:
- Selecteer de kolom of rij die u wilt verwijderen.
- Klik op het tabblad “Home”.
- Klik op ‘Kolommen verwijderen’.
Indexkolommen toevoegen
Een indexkolom laat u uw gegevens in numerieke volgorde zien. Net als de index achter in een boek, maakt een index in Power BI het gemakkelijker om te vinden wat u zoekt. Gebruik de volgende stappen om een indexkolom aan een tabel toe te voegen:
- Klik op ‘Home’.
- Klik op “Query’s bewerken”, waardoor het paneel Query’s wordt geopend.
- Selecteer de tabel die u wilt indexeren.
- Klik op ‘Kolom toevoegen’.
- Klik op ‘Indexkolom’.
- Klik op ‘Bestand’.
- Klik op ‘Sluiten en toepassen’.
Een sorteervolgorde implementeren
Door de sorteervolgorde van een tabel aan te passen, kunt u de aandacht vestigen op de gegevens die voor uw doeleinden het belangrijkst zijn. Zo implementeert u een bepaalde sorteervolgorde:
- Open de visual die u wilt sorteren.
- Selecteer de knop “Meer opties” (ellips).
- Selecteer ‘Sorteren op’.
- Kies uw gewenste sorteervolgorde.
Gegevensvormgeving versus gegevensmodellering en gegevens combineren
Nu u meer en meer vertrouwd raakt met het vormgeven van gegevens, zult u waarschijnlijk vergelijkbare termen tegenkomen, zoals ‘gegevensmodellering’ en ‘gegevenscombinatie’. Deze vergelijkbare termen zorgen vaak voor verwarring bij Power BI-gebruikers. Wat zijn hun verschillen?
Gegevens vormgeven gaat over hoe u de gegevens zelf presenteert. Gegevens modelleringAan de andere kant is hoe u de relaties tussen gegevenstabellen laat zien. De categorie ‘Verkoop’ uit de ene tabel heeft bijvoorbeeld waarschijnlijk invloed op de categorie ‘Voorraad’ in de volgende.
Ondertussen, combineren data betekent het consolideren van twee of meer databronnen. U kunt deze bronnen combineren door ze samen te voegen of door een rij uit de ene gegevensbron toe te voegen aan de tabel van een andere gegevensbron.
Plan uw rapporten met ChristianSteven Software
Stel dat u uw gegevens heeft gevormd, gemodelleerd en zelfs enkele gegevenssets heeft gecombineerd. Uw gegevens zijn niet alleen meer onbewerkt potentieel. U hebt de punten benadrukt die u wilt benadrukken. Wat gebeurt er nu?
De volgende stap is om deze punten met uw team te communiceren, zodat u kunt beginnen met het plannen van uitvoerbare veranderingen. Helaas is dit voor veel rapporteurs waar de echte uitdaging begint. Nadat u uw gegevens in een rapport heeft omgezet, wilt u dat rapport verspreiden. U heeft wel de mogelijkheid om rapporten te delen met andere Power BI-gebruikers. Het is echter onwaarschijnlijk dat iedereen in uw organisatie die het rapport nodig heeft, een Power BI-licentie heeft.
Bij dit probleem heb je twee opties:
- Koop een Power BI-licentie voor iedereen in de organisatie. Deze optie is erg duur. En als uw teamleden Power BI slechts sporadisch gebruiken en geen eigen rapporten maken, is het helemaal geen kosteneffectieve optie.
- Verdeel uw rapporten handmatig. Deze optie voorkomt dat u onnodig geld uitgeeft, maar het kost u veel tijd die u zou kunnen besteden aan productievere taken.
Bij ChristianSteven Software hebben we een eenvoudigere oplossing: onze Power BI Report Scheduler software. Met PBRS kunt u uw Power BI-rapporten distribueren naar iedereen die ze nodig heeft. U kunt uw rapporten automatiseren op basis van uw planning of bepaalde triggers. Het beste van alles is dat u al deze acties kunt uitvoeren met één Power BI-licentie. U hoeft geen geld te verspillen aan extra licenties of tijd te verspillen aan handmatige rapportage.
Start uw gratis proefversie van PBRS
Klaar om uw tijd te maximaliseren door uw Power BI-mogelijkheden te maximaliseren? Probeer dan PBRS zelf. Start nu uw gratis proefperiode of plan een live demo zodat een van onze teamleden u door de software kan leiden.
Heeft u vragen over PBRS of een van onze andere software-opties? Wij zijn hier om te helpen. Bezoek onze contactpagina om ons te vertellen over uw softwarebehoeften. Het ChristianSteven-team staat klaar om u te helpen uw business intelligence-inspanningen naar een hoger niveau te tillen.
Download Features PDFStart de gratis proefperiode
