Referentiegegevens (ook bekend als stamgegevens, of gouden kopie, of enkele bron van waarheid [SSOT] ) beschrijft de set van data een organisatie behoeften voor dagelijkse operaties. Volgens de DAMA-DMBoK2, referentiegegevens karakteriseren of classificeren of hebben betrekking op andere gegevens of informatie buiten de organisatie. Het beschrijft de kernentiteiten van het bedrijf of de onderneming, inclusief klanten, potentiële klanten, burgers, leveranciers, vestigingen, hiërarchieën en rekeningschema’s. Referentiegegevens hebben betrekking op een bereik van waarden (bijv. 50 staten) waar de stamgegevens specifieker zijn (bijv. de woonstaat van Matt Damon is New York). Beide bieden context voor de transactiegegevens en zijn meestal uitwisselbaar.
Referentiegegevens zijn fundamenteel in Master Data Management terwijl operationele software de waarden opzoekt en gebruikt in, typisch, een referentiegegevenstabel. Dit maakt referentiedata de “Rosetta Stone” voor onderneming en departementaal toepassingen om elkaar te begrijpen en met elkaar te werken.
De betekenissen zijn afhankelijk van de zakelijke context en de set masterdata is ontworpen om als een ontologie te werken, waarbij het gedrag en de relaties tussen verschillende data-entiteiten binnen een bedrijf worden gestandaardiseerd.
Andere definities van referentiegegevens zijn:
- “Beschrijft onderwerpen die verband houden met ‘wie’, ‘wat’ en ‘waar’ in communicatie over zakelijke transacties en evenementen.” (Met Amber Lee Dennis)
- “Onveranderlijke tags die een persoon of entiteit bevatten (bijv. Naam en adres).” (Michelle Knight)
- “Definieert een reeks toegestane waarden voor gebruik door andere gegevensvelden, met name in gevallen waarin waarden op grote schaal worden hergebruikt.” (Universiteit van Rochester)
- “Een categorisatiesysteem om ervoor te zorgen dat data-entiteiten consistent blijven. Referentiegegevens bevinden zich doorgaans in een referentietabel waartoe de software toegang heeft. Idealiter zorgt dit voor naadloos Master Data Management. ” (Forbes)
Voorbeelden van referentiegegevens zijn:
- Factuurinformatie vastgelegd om factuurverwerking te automatiseren
- Een tabel die de belangrijkste entiteiten in detailhandelstransactiegegevens beschrijft
- Schone productie- en distributiegegevens die worden gebruikt om de transacties van klanten te vereenvoudigen
- De regulering van farmaceutisch door de Amerikaanse Food and Drug Administration
Bedrijven hebben referentiegegevens nodig om:
- Houd een “boek” bij van de gegevens die door het bedrijf worden gebruikt
- Identificeer componenten nodig voor dagelijkse operaties
- Zorg voor consistentie bij het identificeren van kritieke elementen en ondersteun snelle beslissingen
- Voldoen aan regelgeving
- Zorg voor datakwaliteit
- Beheer risico’s
Afbeelding gebruikt onder licentie van Shutterstock.com
