Projecten mislukken om vele redenen: onder meer budgetoverschrijdingen, vertragingen in de planning, problemen met de toeleveringsketen en sluipende scope. Als u de projectstatus niet op alle belangrijke gebieden bijhoudt, zijn uw projecten vatbaar voor dit soort problemen en mislukken. Ongeveer 54% van alle organisaties die aan projecten werken, slaagt er niet in om hun key performance indicators (KPI’s) effectief in realtime te volgen. Het begrijpen van KPI’s en hun waarde is essentieel voor projectsucces.
Bij correct gebruik bieden KPI’s waardevol inzicht in hoe projecten vorderen in vergelijking met hun beoogde doelen. Maar niet elke statistiek is relevant voor elk project. De truc is om te weten welke van de vele KPI’s het belangrijkst zijn voor uw specifieke project – van de KPI’s die worden gebruikt om de voortgang in de tijd te meten, tot de KPI’s die het budget, de prestaties, de kwaliteit van de opleveringen, enzovoort in de gaten houden. Hoewel KPI’s pas worden gebruikt zodra uw project van start gaat, moet u in de planningsfase vaststellen welke KPI’s het beste zijn voor uw project voordat het werk daadwerkelijk begint.
Hier zijn enkele belangrijke KPI’s en wanneer ze moeten worden gebruikt om de gezondheid van uw projecten te bewaken:
- Budgetafwijking: Deze KPI meet of het werkelijke budget van een project afwijkt van het geprojecteerde budget, en met hoeveel door de afstand te bepalen tussen de basiskosten of -opbrengsten en de verwachte waarde.
- Kostenverschil (CV) (gepland budget vs. feitelijk budget): CV bepaalt of de geschatte projectkosten boven of onder de geplande baseline liggen, zodat u kunt zien wanneer u buiten de goedgekeurde budgetten zit.
- Kostenprestatie-index (CPI): Dit vergelijkt de voltooide gebudgetteerde werkkosten met de werkelijke kosten die zijn uitgegeven om de efficiëntie van de projectkosten te meten.
- Verdiende waarde (EV): EV legt het goedgekeurde projectbudget vast voor alle uitgevoerde activiteiten die op een bepaalde datum zijn voltooid om te bepalen hoeveel van het geplande werk is bereikt in vergelijking met het gebudgetteerde werk.
- Aantal fouten: Deze KPI identificeert wanneer en hoe vaak taken opnieuw moeten worden uitgevoerd of hoe vaak een taak opnieuw moet worden uitgevoerd binnen een project, wat een aanzienlijke impact kan hebben op projectbudgetten en tijdlijnen.
- Percentage voltooide taken: Dit meet de projectprestaties met betrekking tot het aantal taken dat is voltooid volgens deadlines als een percentage van de totale projecttaken.
- Geplande waarde (PV): PV schat de totale kosten van de resterende geplande projectactiviteiten op basis van een specifieke rapportagedatum.
- Geplande vs. werkelijke uren: Deze KPI verwijst naar de hoeveelheid tijd die een project naar schatting in beslag zou nemen versus de werkelijke uren die nodig waren om te voltooien. Dit geeft aanwijzingen of u de toewijzing van middelen heeft onderschat.
- Resource capaciteit: Dit verwijst naar het aantal mensen dat aan een project werkt als percentage van hun beschikbare tijd. Resourcecapaciteit helpt projectmanagers om middelen effectief toe te wijzen om een projecttijdlijn te halen.
- Gebruik van hulpbronnen: Het gebruik van resources laat zien hoe effectief uw projectresources worden gebruikt voor factureerbaar werk, waar ze tijd aan besteden en hoe vaak.
- Rendement op investering (ROI): ROI is een algemeen erkende KPI in projectmanagement. Het laat zien of een project winstgevend is of niet en met hoeveel. Het meet het geld dat aan een project wordt besteed in vergelijking met de financiële voordelen ervan.
- Afwijking schema (SV): Deze KPI identificeert of een project voor of achter ligt op het geplande schema en met hoeveel.
Voordat u KPI’s voor uw project instelt, is het belangrijk om te onthouden dat ze realistisch, actueel en specifiek voor het project en zijn doelen moeten zijn en door alle partijen moeten zijn overeengekomen voordat het project begint.
